第一章總則
第一條制定目的
為客觀、全面地反映本會各部門及成員的工作情況，使團總支、學生會的制度完善規範，作到真正的有章可循，獎懲分明，保障檔案的安全保管和開發利用特制定本制度。
第二條檔案的意義
團總支、學生會檔案是團總支、學生會的組織幹部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字及實物資料，為以後的工作提供必要的參考資料，是團總支、學生會至關重要的公共財產。
第三條檔案內容
本制度包括總則、檔案分類制度、檔案管理制度、檔案借閱制度和附則五部分。
第二章檔案分類制度
檔案按內容劃分為：部門檔案、人事檔案、活動檔案、會議檔案、外來資料檔案及團總支、學生會相關制度檔案。
第一條部門檔案
（一）檔案範圍
本檔案共九冊（包括主席團人事檔案），並按部門劃分。包括各部門職能介紹、成員相關資料（簡介、個人獲獎情況說明等）、成員名單和通訊錄。
（二）檔案建立
1.本會成員的人事檔案由xx部成員為其建立，其中的個人履歷等基礎資料由個人及部門填寫。
2.部門檔案是主席團對各部門日常工作的考核紀錄，作為先進評選、獎勵的主要依據。
第二條人事檔案
（一）檔案範圍包括團總支、學生會主管老師簡介，主席團簡介及各部門委員、幹事名單。
（二）檔案建立
團總支、學生會主管老師、主席團檔案在每年換屆後由xx部成員為其建立，其中的個人履歷等基礎資料由個人填寫。
第三條活動檔案
（一）檔案範圍
檔案按內容劃分為：迎新與招新活動檔案、社團文化藝術節與科技文化藝術節活動檔案、體育類活動檔案、文娛類活動檔案、學術類活動檔案、生活類活動檔案。各類檔案包括各相關活動的活動策劃書、活動通知、活動流程、發言稿、活動工作安排表、活動總結、活動成果等相關檔案。
（二）檔案建立
1.團總支、學生會各部門在舉辦大型活動後的3天之內，需把本次活動的所有相關檔案一併提交，由xx部存檔。
2.舉辦大型活動時，***部要注意儲存各種文字影象資料，要及時採集活**片，及時將**、宣傳稿件存檔，並在xx部工作人員收集時及時提交。
第四條外來資料檔案
（一）檔案範圍
各xx的通訊錄、報刊等外來資料。
（二）檔案建立
團總支、學生會xx部月末最後乙個星期對團總支、主席團及各職能部門簽收領取的學院檔案等材料，進行資料整理並交由xx部，重要資料備份存檔。
第五條團總支、學生會制度檔案
（一）檔案範圍
團總支、學生會各職能部門工作制度等相關文件。
（二）檔案建立
1. 團總支、學生會xx部在團總支、學生會內部制度修訂後進行收集，並整理歸檔。
2.對於外來制度文件進行影印下發各部門，並備份存檔。
第三章檔案管理制度
第一條檔案管理人
1.檔案收集與管理總監督人為xx部部長。xx部內委任檔案管理員，由檔案管理員對各個部門進行跟蹤負責。在活動頻繁時可適當在xx部內成立檔案小組進行一對一跟蹤負責。
2.檔案管理員於各部門舉行大型活動後主動聯絡相關部門提交檔案所需文件，並對檔案的收集進行監督。
3.各部門應確定一名委員作為檔案收集工作的聯絡人，負責收集活動的相關資料。重要檔案（包括工作計畫、總結以及某些重要活動的檔案資料）。
4.檔案管理員負責檔案材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔檔案材料完整、準確、系統。堅持平時整理，根據不同種類檔案材料的形成特徵，合理分類存放，便於利用和歸檔。
管理員一學期須作一次檔案統計匯報工作，並將本學期的重要檔案及活動**統一錄入磁碟，以便保管及查閱。
5.歸檔做到排放合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。按歸檔時間在檔案首頁檔案目錄中進行登記，方便檢索。
6．各部門還可以增加收集對團總支、學生會今後工作有參考利用價值的資料。另外，工作計畫書與各大型活動的工作總結也應在收集範圍之內。
第二條歸檔時間
1.各部門的檔案收集工作的聯絡人，在活動結束後七天內把相關資料交給檔案管理員進行歸檔。
2.對於年度工作總結、各種年報、成員名冊，應於每個學期末進行歸檔。
3.每個學期末進行一次全面、徹底的歸檔，各部門要把上一年應歸檔而未歸檔的全部檔案材料移交xx部歸檔。
第三條歸檔範圍
按各檔案的檔案範圍進行。。
第四條檔案格式
1.各部門上交歸檔文件統一運用團總支學生會模板，並用a4紙列印後提交。
2.外來文件原件歸檔。
3.每冊檔案首頁為檔案目錄，檔案本每頁張貼頁碼，並要求對更新的文件內容在檔案目錄進行登記，方便檢索。
4.每冊檔案側面填寫檔名稱、冊數。
第四章檔案借閱制度
為了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
第一條團總支、學生會各部門借閱檔案，必須經xx部部長同意並在檔案借閱登記表上進行登記，註明借閱人姓名、部門、****、借閱內容，並記錄歸還時間，是否完整歸還等具體事項。特殊情況需借出的，需經xx部部長批准，但借出時間不得超過一周，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
第二條外單位來人查閱本單位檔案，需經xx部部長和主席團簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。
第三條機密、秘密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
第四條對於借閱、借用的檔案，未經允許不得圈畫、塗改、折卷、裁剪、撕毀、抽調、翻印、轉借、公開引用、增刪檔案中的任何材料及檔案等。
第五條如發現檔案錯漏請及時與檔案管理人員聯絡，由檔案管理人員核實經xx部部長後同意進行修正，不得私自修改。
第六條對所有借檔案或經批准影印的材料要妥善儲存。違反要及時追查，並追究有關人員的責任。
第七條珍貴的實物檔案、重要的**、底片等檔案一律不借出。
第五章附則
第一條團總支、學生會每年換屆時，以往檔案移交下屆成員作為參考，由xx部成員接管檔案。
第二條本制度自頒布之日起施行。
第三條其他未盡事宜由xx部請示主席團後決定。
xx團總支、學生會組織檔案統一模板
使用說明：
1.大標題：宋體三號加粗居中
2.副標題：宋體四號居中
3.正文第一序號：中文數字；
題目：宋體四號左對齊加粗
例子：（一）、學生組織概況
4.正文第二序號：阿拉伯數字；
題目：宋體四號左對齊加粗
例子：（1）、學生組織概況
5.正文：宋體小四號兩端對齊
6.頁邊距（預設值）： 左右：2.54cm； 上下：3.17cm
7.行距：1.5倍
8.落款：宋體四號加粗
注意日期格式
建議落款統一用：
對外：***團總支、學生會並保持落款的位置
對內：***團總支、學生會***部門並保持落款的位置
***團總支、學生會
xx年xx月xx日
學生會團總支
策劃書主辦單位 誠毅學院經濟系學生會 時間 2012 3 26 活動概況 一 活動名稱 經濟系學生會團總支學年聯歡 二 活動主題 我們的主題曲 三 活動背景 一年中我們攜手共進退，是朋友是家人，從納新時的青澀懵懂到塗鴉時的激動淋漓，從陌生到熟悉，融入這樣的家庭興奮幸福。365個日子，我們進入彼此的世...
團總支學生會職責
建築工程系團總支學生會各部門工作職責 為了加強我係團總支學生會建設，保證學生會的工作制度化 規範化，特制定本條例。一 建築工程系團總支學生會是在 職業技術學院團委和系黨總支的指導幫助下開展工作，以全心全意為同學們服務為宗旨。二 建築工程系團總支學生會的職責 一 遵循和貫徹黨的基本路線和教育方針，積極...
團總支學生會簡介
勵精圖治謀發展凝心聚力創佳績 銳意進取的偵查大隊第三屆團總支學生會 2011年10月一群懷揣著 光榮偵查 信仰的青年人在徐敬灝大隊長和各中隊長的親切關懷下，在何暉書記的帶領下組建了偵查大隊第三屆團總支學生會，團總支成立之初，這群青年人就秉承著 勵精圖治謀發展凝心聚力創佳績 的理念，發揚 偵查人 篤信...