秘書與管理作業
一、上司出差要材料
琳達是菲利斯醫療用品（中國）公司市場部經理秘書。這些天琳達的上司到蘭州分公司出差去了，他們約定每天下午4點琳達給蘭州分公司打**，向上司匯報公司的工作情況。這天上午10點左右，琳達接到營銷總監打來的**：
「我有點急事，想看看國慶節的**報告。請你把它送過來！」這份報告上上司讓邁克起草的，上司把它放在了**琳達並不知道，於是她往蘭州分公司打**，可對方說上司與客戶出去了，不清楚什麼時候回來。
一時找不到上司，琳達應該怎麼答覆營銷總監呢？
以下5個選項，您認為哪一項不合適？請說明理由。 ——選d
a、 因為上司現在正在出差，一時聯絡不上，讓具體負責的邁克來向您匯報，可以嗎？
b、 上司在蘭州分公司出差，我正在找他，找到他後馬上就把報告給您送來。
c、 我現在聯絡不上上司。您能等到我聯絡上他嗎？
d、 我給蘭州分公司的張總打**了，請他務必盡快找到上司。請再等等好嗎？
e、 下午4點我就能和上司取得聯絡，到那時我馬上把報告給您送過來，可以嗎？
選項d最不合適。
遇到這種情況，首先應盡快聯絡到上司，知道報告放在了什麼地方。因為營銷總監非常著急，他正在等著，所以主要解決的是讓他盡快知道**報告的內容。至於你如何與上司取得聯絡，與找到這份報告並沒有關係。
沒有關係的事就沒有必要說。要不就顯得你不夠主見,未免小題大做,也會給領導留下不好的印象.
c也不是很合適。
秘書：「我現在聯絡不上上司。您能等到我聯絡上他嗎？
」秘書在工作時間聯絡不上上司，某種程度上有點說不過去，萬一營銷總監是個心急之人，說：「不行！」，那不是要鬧起矛盾來，雙方都為難，再說到底什麼時候才能聯絡上，具有不確定新因素，豈不打亂了工作計畫，所以感覺有點推諉了，欠妥當。
a最為合適。一時半會兒聯絡不上上司,視情況的緊急程度讓具體負責的邁克來匯報,提出解決的方案並且徵求對方的意見,最為合理。
b聯絡上上司的時間具有不確定性，但秘書由在努力爭取盡早與上司取得聯絡，語氣較為委婉，措辭也較為合適，勉強可以。
二、上司老朋友的預約
琳達是東方電子（蘇州）公司營銷總監的秘書。這天下午，琳達的上司外出辦事，琳達接到上司的老朋友唐總打來的**，說明天下午要來拜訪上司。可是上司已經預定明天下午和市場部經理商量工作，而且今天不會再回辦公室了。
那麼，琳達在告訴對方上司現在外出之後，接下來該怎麼跟對方說呢？
下面有5個選項，請從中挑選1個您認為合適的，並說明理由。 ——選e
a、 實在不好意思，上司明天下午已經約了客戶了。
b、 上司明天的日程已經排滿，沒法安排與您會面了。能否另約時間？
c、 上司明天下午的日程已經排滿了，不過還有變動的可能。到時候您來了再看吧。
d、 上司明天下午的日程已經排滿了，不過也許可以根據情況進行調整。
e、 明天下午上司已經有安排了，但我會把您的事轉告上司，明天下午的安排不是沒有改變的可能，我明天再與您聯絡吧。
（1）選項e比較合適。
儘管明天下午上司已經預約了與市場部經理商量工作，但是打**來的是上司的老朋友，也許上司會調整原定的工作安排，畢竟內部的事調整起來比較方便。所以，請示上司後明天再與對方聯絡上比較合適的處理方式。
（2）選項e比較合適。
既然是老總的老朋友預約，雖然老總第二天下午的日程已排滿，也不能生硬拒絕。秘書應婉轉告知：老總的日程已滿，但會將約請來訪的事情向老總匯報。
如果老總日程有變化，或者老總認為老朋友很重要，願意調整日程安排與朋友會面，可再**通知約訪者。這樣，無論應約見面還是推遲約會，都會比較妥當，不會引起老朋友與老總的不滿。
（3）a不可取，沒有徵求上司的意見，擅自做主，與市場部經理商量工作只是內部的例會，而老朋友可能不只是簡簡單單的朋友關係，也許還有工作上的往來，秘書不能擅自做主。
（4）b直接拒絕，不可取。 d也犯了擅自做主的錯誤，不行。
（5）c有無變動可能不是秘書說的算，你跟客戶說有可能，萬一結果又沒辦法，豈不給客戶產生較大的不重視的心理落差，不予采之。
三、上司去的地方不能說
琳達是亞海軟體（北京）公司研發部經理的秘書。這天上司要外出，臨走關照琳達：「我今天去東興公司商量聯合開發新軟體的事，不回公司了。
這事很機密，不要對任何人說起！」不一會兒，市場部黃經理來找上司，問他去哪兒了。面對這種情況琳達應該如何處理？
下面5個選項，請從中挑選出1個您認為不合適的，並說明理由。 ——選d
a、 上司外出，今天不回來了。改在別的日子可以嗎？
b、 上司外出了，沒說去什麼地方。他今天不回來了，改天再談如何？
c、 您是什麼事？上司現在外面辦事，今天不回來了，明天再談可以嗎？
d、 上司出去時說他去的地方不能對外說。您是什麼事？上司打**回來時我給您轉達。
e、 上司沒說去什麼地方。如果您方便的話告訴我是什麼事，我想辦法盡快轉告上司。
選項d不合適，有4處不足之處。
1、出於市場競爭的考慮，開發新產品的事兒必須保密，即使在公司內部也是如此。因此，如果沒有特殊情況，琳達就不能透露上司的去處。2、但是，如果直接對本公司的市場部經理說；「不能透露去處」，會讓對方感到你不信任他，做法不當。
3、「您是什麼事」語氣硬，不尊重對方；4、「幫轉達」顯得太過直接，沒從實地為對方著想，不可取。
a語氣較硬，措辭不當，擅自做主，有越權行為，不可取。
b「改天再談」也犯了擅自做主之疑，不可取
c措辭不當，首先不尊重對方（您是什麼事？），另外擅自做主（改天再談），不可取。
e最合適。既做到了保密工作，語氣也較為委婉，告訴對方若不是機密要事，可代為轉告，設身處地為對方考慮。
四、上司中途簡短談話有請示
琳達是格林路橋裝置（上海）公司財務部經理的秘書。這天上午十點左右上司正在與部下奧尼爾商量工作，銷售部的秘書艾麗拿著乙份檔案過來了。她說她的上司想請琳達的上司大致看一下這份檔案，如果沒什麼大問題，她就馬上把檔案帶回去。
上司商量工作估計還要10來分鐘。面對這種情況，琳達應該怎麼辦？下面有5個選項：
a、因為上司正在商量工作，對方又比較急，所以，寫個紙條遞達給上司，問他如何處理。
b、因為上司商量工作只有10來分鐘就結束了，所以問艾麗能否稍等一會。
c、因為上司現正在商量工作，所以讓艾麗給自己的上司打**，請示這事怎麼處理。
d、如果可以的話，先把檔案放在自己這裡，待上司看過之後，就馬上告訴艾麗。
e、因為商量工作還有10來分鐘結束，所以請艾麗先回自己辦公室去，上司商量工作一結束就馬上通知她。
請從上面5個選項中挑選出1個你認為不合適的，並說明理由。 ——選c
選項c不合適。
羅絲拿了檔案來是想讓琳達的上司看完後即帶回去的，而琳達的上司正在商量其他工作，所以，琳達應積極提建議解決問題，而不是簡單地讓羅絲去請示她的上司該怎麼辦；再者，把本應琳達自己解決的職責拋給對方，缺乏主見也為難對方，不可取。
a情況緊急之下可以采之。
b若羅絲不著急，可選改答案。
d若該檔案不是機密檔案，可選之。
e若羅絲不願意等或有其他事，可採之。
個人學習心得：
秘書工作繁雜，突發性事件多，很多客觀因素無法控制。一旦出現新的情況，就要求秘書採取新的對策。如果秘書不夠機靈，凡事按部就班、墨守成規，那就有可能造成失誤。
秘書要做到機靈，首先就是要敏感即有較強的觀察力，能細心觀察周圍的每乙個細小變化，並通過思考後做出判斷，特別是在與別人打交道時，要能識別對方肢體語言傳達的資訊。其次秘書要注意養成這麼一種習慣，那就是不要一見面就談工作，應該先打聲招呼或閒聊兩句，在這個過程中觀察對方的臉色，再順著對方的心情確定用什麼方式進行溝通。此外，秘書隨機應變能力的提高，還有賴於工作經驗的積累
可以說，秘書工作充滿對立統一的辯證關係，具體如下：
a從秘書工作從內容來看,具有常規性和突擊性的對立統一。 秘書人員應認真對待常規性工作中的每一項工作內容,集中精力做好每件事情,不能因為常規性工作每天碰到,駕輕就熟,就掉以輕心,或應付了事,從而影響工作質量和效率,甚至釀成嚴重後果。應在日常工作中發現新情況,研究新問題,提出新辦法。
同時應視突擊性工作為「家常便飯」,時刻準備,從容應付。不斷在突擊性工作中總結經驗,摸索規律,尋找處理今後類似事件與問題的途徑和方法,提高突擊性工作的水平。
b從其工作要求來看,具有思想性和事務性的對立統一。 事務性是思想性的基礎,思想性從大量事務性工作中總結獲得。正確的思想認識用以指導具體工作,而通過處理大量的事務性工作,日積月累,形成經驗,又可以充實思想。
因此,秘書人員不可以因為說思想性是主導方面,就忽視事務性工作,認為那是勤雜工幹的,是低層次的。
c從其活動特點來看,具有主動性與被動性的對立統一。秘書活動具有很強的被動性特點,作為領導的參謀與助手,在一般情況下,秘書與秘書工作必須隨時按領導的指示去辦事,必須準確地貫徹領導意圖,及時傳達領導意圖與反饋落實情況,協助領導在實際管理活動中實現其意圖;不能超越領導意圖的範圍進行工作,不能自覺或不自覺地去干擾領導意圖的實現,自行其是,越權行動。秘書人員本身是無權的,只有在領導者授權之後,才有被授予的確定的權力。
秘書人員在運用這種權力時,仍然必須把自己擺在秘書人員的位置上,說明這種權力的歸屬。從這個意義上講,秘書工作是被動的。但秘書工作並不因為這種被動性而喪失主動性,它依然有積極性和創造性的一面。
秘書人員在輔助決策時,應積極主動收集資訊,在制定決策方案時,可以大膽設想,精心設計,充分發揮自己的聰明才智。
d從其工作方法來看,具有原則性和靈活性的對立統一。 但原則性不等於條條框框,各項原則不應成為縛秘書工作開展的繩索。秘書工作大有其發揮主觀能動性、靈活處理各類事情的機會。
因此說,秘書從職業性格的特徵要求上來看,應具備應變性素質。沒有原則性,只有靈活性,工作會喪失大方向;只有原則性,不講靈活性,就是鐵板一塊,工作會出現僵化局面,也會喪失創造性。原則性體現秘書工作的巨集觀把握能力以及秘書人員的政治、思想素質;靈活性體現秘書工作的複雜性和秘書人員的工作藝術性。
原則性和靈活性的結合構成了秘書人員的完美品質。
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