秘書工作綜合案例與分析

2021-03-03 20:27:27 字數 4982 閱讀 6885

案例1: 戴墨鏡的客人

這天下午公司秘書正在前台值班,乙個理著大光頭、戴著大墨鏡,顯得很酷的中年客人推門而入。秘書馬上站起身迎接客人:「您好!

請問您是……」「我找你們老闆!」客人說著直往裡走。於是,秘書對這個不太注意禮貌的不速之客這麼說:

a.對不起,老闆正在跟客人談話,有什麼事請跟我說吧!

b.對不起,先生,請問您貴姓……

c.客人來訪,必須登記,這是公司的規定!

d.你要再往裡闖,我就叫保安了!

e.先生,您預約了嗎?

請從以上5個選項中找出最合適的回答,並分別說明合理與否的理由。

案例2: 秘書面對緊急事件應當怎麼做?應注意什麼?

某縣工商局辦公室謝秘書星期天值班,下午5點,接到乙個緊急**。**內容是:局裡的一輛麵包車與外單位的一輛大卡車相撞,麵包車的司機及車內三人重傷,車損嚴重,不能開動,特請求局裡急速處理,秘書做好**記錄,思考了以下四種處理辦法:

一是等到第二天上班時,向領導匯報後,再按領導指示辦;

二是立即向主管領導匯報,請領導親自到現場處理;

三是自己立即到現場去做緊急處理;

四是用**方式聯絡有關部門,然後再向領導匯報。

你認為上述四種處理辦法那種最妥當 ?其餘三種為何不妥?

案例3:楊秘書錯在**?

某省茶葉進出口公司羅經理將與英國客商史密斯談一筆20萬英鎊的茶葉出口合同。楊秘書做接待工作兼翻譯。史密斯一進門,楊秘書馬上引進會客室,羅經理已等在那裡了,經過一番簡單的介紹,他們發現史密斯粗通中文,能聽懂不少中國話。

羅經理與史密斯寒暄的時候,楊秘書前去泡茶,他用手從茶葉罐中拈了一撮烏龍茶放在茶杯內,然後衝上水,把杯子放在史密斯的面前。

羅經理和史密斯都看到了這一切,史密斯疑惑地問:「聽說你們中國在加工碧螺春時,姑娘們要用手沾著唾液把茶葉卷起來,是不是?」羅經理還未答話,楊秘書立即反應:

「那種茶葉樣子特別好看,特別香呢!」羅經理解釋說:「不,不,不,幾十年前是這種情況,但現在茶葉的種植、採集、加工都嚴格按照國家出口標準進行,不會再出現類似的情況。

」史密斯說:「剛才那位小姐給我泡茶不是用手抓的嗎……」

羅經理轉移話題,引導史密斯到茶葉樣品桌前,雙方就合同事宜談了起來,在**問題上雙方爭執不下。最後,羅經理說:「我按最低**打九折給你。

」史密斯沉思著,楊秘書介面:「我們已經給你成本價了,你應該接受了,你連茶都沒有喝一口,怎麼知道茶葉的質量呢?」

史密斯聽了,聳聳肩,說了聲抱歉,拔腿就走。

望著史密斯的背影,羅經理衝著姜秘書一頓責備:「好好的一筆大生意,都讓你給攪了!」

楊秘書茫然不知所措:「經理,我不是一直在幫你嗎?怎麼會是我的錯?」

思考題1.合同沒有談成,真是姜秘書的錯嗎?她錯在**?

2.作為秘書兼翻譯,姜秘書的角色意識應該是怎樣的?

3.在這種場合秘書應該怎麼做?

案例4:部門經理之間的矛盾

李明是公司銷售部總經理,劉峰是市場部副總經理。早先他倆都在銷售部工作,而且是搭檔。但兩人的工作作風完全不同,李明大刀闊斧,劉峰則精益求精。

兩人的性格差異也很大,再加上一些個人恩怨,因此兩三年來他們一向不和,這在公司裡是公開的秘密。

老總剛從集團總部調來不久,想開啟歐洲市場,準備派李明和劉峰去參加下個月在萊比錫舉辦的國際博覽會,同時考察歐盟市場。秘書在幫老總起草檔案時,無意中知道了老總的這個想法。面對這種情況,秘書應該怎麼辦?

現在秘書有以下幾種選擇:

a.如果老總問起派他們兩人帶隊去歐洲是否合適,秘書就說自己不清楚。

b.主動向老總報告:聽銷售部的於娜說,劉峰與李明曾經在公司食堂動手打過架。

c.如果老總問劉峰與李明的關係如何,就說他們兩人因為性格等方面的原因,在工作中確實有些矛盾。

d.如果老總不問,就不說這件事。

e.如果老總問自己,就說他倆性格有些合不來,但並不影響他們一起帶隊去歐洲。

你認為秘書哪種選擇比較適合,請說明理由,並對其他幾種選擇進行評析。

案例5:小王該不該負此責任?

一天,主任召集協助分管文秘工作的副主任、秘書和文書召開會議,嚴肅地通報了本機關丟失乙份軍級檔案的情況,要求秘書和文書說明原因,查詢工作漏洞,並為此承擔後果責任。

照常規,小王作為本機關秘書,自然有著不可推卸的責任,問題是本機關收傳檔案只經過機要員、文書和分管文秘工作的副主任,從不經過其他秘書之手,因此,機關每天收到多少檔案、什麼檔案,作為秘書的小王是一概不知的,如此由他來負責豈不冤枉。

那麼小王應當怎樣對待這件事?辦法有四個:

其一,據理陳詞,說明此事與己無關,應按職責分工確定負責人。

其二,不予理睬,只管幹好本職工作,不能接受不明不白之冤。

其三,承擔責任,代人受過,把全部過錯都攬在自己身上。

其四,幫助有關人員分析原因,總結教訓,制定改進措施,並承擔一定的責任。

小王應該選擇哪一種處理辦法呢?為什麼?

案例6:上司會談超時

根據昨天下午下班之前定好的日程安排,老總今天上午九點半到十點一刻與大地公司的劉總會談,確定聯合開發新產品的一些原則問題;十點半到十一點半跟海洋公司的李總見面,解決產品代銷過程中的一些問題。十點一刻 ,海洋公司的李總已經到了,秘書請李總在會客室稍等,自己以給客人加水的名義來到老總的辦公室,向老總暗示另外的客人已到,可老總一點反映也沒有,似乎完全忘了另有約會。到十點四十分鐘,見李總等得有些不耐煩,秘書又來到老總辦公室,給老總遞了一張紙條,紙條上寫道:

a.「老闆,李總已到。您已超過30分鐘了!」

b.「老闆,李總已到。還讓李總等多久?」

c.「老闆,李總已到。李總已經等得有些不耐煩了!」

d.「老闆,李總已到。您去接待李總吧,劉總我來接待。」

e.「老闆,李總已到。我怎麼向他解釋?」

對於以上幾種選擇,你認為哪種比較合適,請說明理由,並對其他幾種選擇進行評析。

案例7:小玲應該怎麼做?

這是一家通訊輔助裝置製造公司,這天老闆終於得到了與本地移動通訊公司老總見面的機會,約好晚上一起吃飯。下午,老闆就晚上見面的事與秘書商量工作。

「聽朋友說,移動公司大老闆的酒量很大,我原準備讓研發部的劉奇今晚一起去,但他太書生氣,不會喝酒。除了銷售部的王濤,你看今晚還派誰去比較合適?」老闆興致盎然地徵求秘書小玲的意見。

「對不起,我不太清楚,你是老闆你定吧!」小玲誠懇地回答。

聽小玲這麼一說,老闆興致陡降,只好轉移話題。他指著移動公司的宣傳樣本說:「這個上面的sp(注:指內容提供商)這兩個英文本母,它到底是什麼意思?」

「不好意思,我是學中文的,我也不知道這sp是什麼意思。」小玲實事求是地回答。

「好吧,你出去忙吧!」老闆明顯地不高興。

請思考:

1.小玲的問題出在**?

2.小玲應該怎麼做才比較適當?

3.平時你遇到這類問題一般是怎樣處理的?

案例8:公文評改

原文:中國人民銀行××市支行

關於申請撥給災區貸款專項指標的報告

省分行:

4月17晚,x x地區出現了一場歷史上罕見的大冰雹,閩江沿岸的鄉鎮同時發生洪水,災情嚴重。經初步調查,x x鄉農田受災3肋00多畝,小麥、油菜、秧苗、地瓜苗等作物損失達100多萬元,群眾個人損失也很大,特別是x x、x x鄉災情尤其嚴重。災後,行、鄉幹部在各級黨委領導下,深入災區了解災情,並發動群眾,發揚自力更生精神,生產自救;同時,為了協助村組及時,恢復生產,完成春播任務,安排好村民生活,我們採取了下列措施:

1.對群眾恢復生產所需的資金,本著自力更生為主的精神,凡確有困難的,先從現有農貸指標中貸款支援。

2.對於村民中受災嚴重的困難戶,由信用社適當貸款,幫助角決吃飯睡覺的問題,以安定生產情緒。到4月23日止,此項貸款四個信用社已貸出x萬元。

由於這次災情過於嚴重,集體和個人損失都很大,要求短期內恢復生產有一定困難,僅靠正常農貸指標解決不了問題。村民貸款如果都由信用社發放,信用社也負擔不起,即使勉強支應,也會影響正常的資金周轉。為此,請分行下達專項救災貸款指標x x萬元,以便支援災區迅速恢復生產。

以上報告,請批示。

2023年5月20日

案例思考

1.這是一篇上行公文,請分析其主要優缺點。

2.請根據你對該文缺點的分析,對其做具體修改。

綜合案例參***

案例1本題的標準答案是c 。

選項a不合適, 因為在沒有弄清客人的身份和來訪目的之前, 秘書不該向對方透露本公司領導人的任何資訊。從另一方面考慮, 如果客人來訪是為了通報某種機密, 也不適合對秘書說。

選項b也不合適。對於一般的來客,秘書請他作自我介紹和填寫登記表是對的。但是,這個客人的行為舉止「 不一般」, 要求他登記實際上帶有強迫的意味, 是對客人的不尊重, 所以不太合適。

選項d 也非常不禮貌。上門之前應當預約是一般的禮節, 但是客人已經上門了, 就不該用冷冰冰的態度對待了。

選項e 明顯不對。除非對方已經對公司構成某種威脅, 秘書才可以叫保安, 否則就是對客人的不尊重。所以, 這一做法有損公司形象。

選項c 之所以合適, 是因為秘書再次請客人作自我介紹, 不僅很有禮貌地阻止了他往裡闖, 而且給了客人乙個改正自己魯莽無禮行為的機會。只要對方還有起碼的教養, 他會停下來作自我介紹。

讀者視點:

選項c 比較合適。秘書的接待工作主要是篩選來訪者資訊, 分清許可權, 分別處理, 盡可能滿足來訪者的要求, 同時排除各類來訪對上司的干擾。如果陌生人要求見上司, 秘書不能毫不阻攔, 這會讓來訪者無所顧忌, 不僅影響上司的正常工作, 而且可能使來訪者看低你所在的企業。

所以, 面對戴墨鏡的客人的舉動, 秘書應採取擋駕策略, 先弄清來訪者的身份和來意, 同時注意自然得體地予以接待。

案例2:

謝秘書宜採取第四種辦法。

具體做法是:先給出事現場附近的直屬單位工商所打**,請他們派人去保護現場,並妥善保護好傷員;給縣醫院打**,請他們立即派救護車去現場搶救傷員,並請外科住院部作好搶救傷員的準備;給交警隊打**,請他們立即派人去現場處理事故;最後,打**給局領導,匯報事故情況及自己處理的情況。此外,秘書在緊急時刻要堅守崗位,隨時關注事態的發展,並協助領導做一些聯絡事務。

案例4:

本題的標準答案是c。

選項a不合適。對於秘書來說,遠離公司管理人員之間的是非恩怨,這是對的,這是秘書做人的一條原則。但是,當老總問起有關問題時還明哲保身,對一件「公開的秘密」裝聾作啞,不以公司利益為重,則是一種不負責任的行為。

這樣的秘書不配稱為「上司的助手」。

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戴大墨鏡的客人 一 背景這天上午秘書於雪正在前台值班,乙個理著大光頭 戴著大墨鏡,顯得很酷的中年客人推門而入。於雪馬上站起身迎接客人 您好!請問您是 我找你們老總!客人說著就要裡走。面對這種情況,於雪應該如何處理?現在於雪有這麼幾種選擇 a 對不起,我們老總正在跟客人談話,有什麼事請跟我說吧。b 對...