一、概述
二、工作程式
1. 職責說明
1.1. 會議經辦部門
1） 會議經辦部門是指根據不同會議性質和特點，由相關部門為會議組織經辦部門。
2） 負責會議的召集、發起、倡議、組織工作。
3） 負責會議紀要整理、下發、跟蹤落實。
1.2. 相關部門
1） 根據制度與流程和經辦部門要求，參與會議並提出意見或建議。
2） 對會議決議事項負責執行落實本部門職責範圍內的工作。
1.3. 分管領導/公司總經理
1） 根據制度與流程參與會議、提供決策意見。
2） 推動協調需要跨部門溝通或協調的事項。
2. 會議組織
2.1. 會議準備：
會議由經辦部門負責組織，組織會議需經辦部門負責人以上人員確認方可發起。發起會議應充分考慮必要性，凡可通過會下溝通方式解決的事項，應盡量避免採用會議方式。
2.2. 會議確認：經辦部門需事先對重要參會人的出席時間、會議室空缺進行確認後方發起會議。需要公司總經理、分管領導參會的，須提前與相關領導協調確認。
2.3. 參會人員：參會人範圍應盡量精簡，嚴格限制在與會議內容有直接關係的人員，包括需直接提供資訊、參與意見和決策的人員，其他非直接人員以會後傳送紀要的形式告知會議結果。
2.4. 會務安排：
經辦部門召開會議需按規定程式向人力行政中心提出會務申請，由人力行政中心統一安排會議時間和會議室；不同會議的開始時間應至少間隔30分鐘。凡有會議裝置需求，如投影儀、白板、電腦、音響裝置等，應在申請中詳細註明，並及時與人力行政中心確認。
2.5. 資料準備：
凡需參會人員事先做準備的工作（如就某具體議題事先溝通、準備意見等），應在會議通知中加以註明。會議檔案應盡可能提前備妥並作為會議通知附件發參會人。相關人員應按照要求做好會前議題資料準備。
2.6. 會議時間：
1) 會議總體時間（包括開始與結束時間）、單項議程的時間和發言人等應盡量在申請或通知內明確，以便於會議過程控制。臨時性緊急會議由組織人負責通知，但需將通知同時抄送人力行政中心。
2) 除臨時性緊急會議之外，會議通知應至少提前1個工作日發出，以便參會人進行充分準備。
3) 會議結束時間最長可延遲30分鐘，如仍有未盡事宜，則需另行安排會議，避免影響後續會議的正常進行。
2.7. 會議用餐：會議進行至用餐時間，盡量安排休會用餐，無特殊情況不得在會議室內用餐。
3. 會議出勤原則
3.1. 會議委託制：
所有會議發起召集部門需按要求提前通知參會人員，參會人員需按時出席，如不能出席需向發起人或發起部門負責人請假，並委派代表參加，並交代好本人或本部門需在會中提交的問題，受託人也需將會議的精神轉達委託人。
3.2. 會議簽到制：會議發起部門需在會前準備簽到表，所有參會人員需按要求時間準時出席並簽到，遲到或早退者按公司行政管理規定處罰。
4. 會議過程控制管理
4.1. 會議發起人應做到：
1) 會議資料齊備。
2) 議題明確。
3) 會前對議題徵詢參會人員意見。
4) 會前溝通充分，便於上會形成決議。
4.2. 會議主持人負責主導和控制會議程序，明確會議結果，應做到：
1) 主動控制會議程序，嚴格按議程控制討論時間，超出時間主持人應對發言人給予提醒。
2) 及時控制發言人跑題、小範圍討論等現場秩序雜亂情況。
3) 嚴格檢查和執行會議紀律。
4) 進行總結性發言，包括對照會議議程逐項明確會議結論、通報會議獎罰等。
4.3. 會議參會人應做到：
1) 準時參會。
2) 接到會議通知後，提前認真閱讀會議檔案並就相關議題和發言進行準備，以縮短討論時間。
3) 會議發言應簡單明瞭，緊密圍繞主題，避免超時。
4) 注意力集中，不從事任何與會議主題無關的事務。
5) 遵守會議紀律，保持會場秩序，聽從主持人安排。
4.4. 會議記錄人應做到：
1) 清楚記錄發言要點及結論，要求。
2) 對照議程逐項記錄要點，包括任務安排、討論結果、經主持人明確的會議結論等。
3) 會議如有需上報未出席會議的領導決定的事項，應在紀要中明確記錄內容及報審領導。
4) 會後48小時內應整理出會議紀要，上報參會最高領導審批。紀要簽發後應下發參會人員、會議內容相關人員、人力行政中心和運營管理中心。
5. 會議跟蹤與反饋
5.1. 任何會議均需形成紀要（個別會議甚至需要形成**音像資料），作為會議成果的記錄檔案，並注意儲存和歸檔。
會議紀要應保證最大範圍地傳送給相關公司及人員，並抄送人力行政中心備案，以確保會議資訊的有效溝通。
5.2. 主辦部門應當負責對會議有關內容的進行督辦落實。
6. 會議室管理
6.1. 預約登記：
各部門如需使用會議室，需根據會議需要及人員情況選擇相應的會議室，並提前一天提交oa系統的會議流程向人力行政中心提出申請，並詳細填寫會議所需的各項會務服務內容（如水果、保潔、裝置、網路、電器等等）。人力行政中心根據通知要求進行統一安排。未能提前預約登記或臨時性使用時，和其他部門的會議時間發生衝突，則要靈活安排，請各部門給予諒解。
6.2. 會前準備：人力行政中心接到通知後，根據要求的內容、人數、時間進行安排會務準備，準備工作在會議開始半小時前結束，然後由會議經辦人進行驗收並簽字認可。
6.3. 會務服務：
使用會議室的各項電器裝置，原則上應當由人力行政中心相關人員統一進行操作服務，如會議室的使用人員要求自行操作或特殊情況，使用人員應嚴格按照裝置的使用程式操作，保證裝置的完好及會議的順利進行。
三、支援檔案
四、相關記錄
1） 《會議簽到表》
2） 《會議室使用申請表》
3） 《會議紀要》（格式文字）
4） 《業務環節關鍵決策會議清單》(參考)
5） 會議管理體系（彙總）
6） 經營管理會議體系
7） 專案開發決策會議體系
五、附件
附件1： 公司運營會議體系
一、 會議分類
備註：以上會議a-10專題會議根據需要召開，會前需進行詳細規劃，其餘會議不再詳述，按表中所列時間及要求定期召開。
二、 專案開發決策會議體系說明
1) 專案開發決策會議：是指房地產專案開發過程中的決策或評審會議，通常是與開發業務緊密相關的專題會議。
2) 根據階段成果的規劃，從「專案可研」至「專案後評估」，可以根據實際情況設計若干會議開發決策會議或專業會議。
3) 決策會議確定的依據包括：①房地產專案開發主線路中的關鍵環節；②包含公司《權責手冊》中涉及專案開發的決策會議。
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1.目的 工程會議是工程管理過程中，重要的溝通 管控渠道，加強工程會議的制度管理，規範會議流程，明確與會方 代表的職責，是提高會議效率，合理溝通，促進問題解決的重要保證，故制定本管理工作指引。2.適用 適用於所有在建工程專案的專題會 工地例會和技術論證 專家研討 會。3.定義 3.1專題會 含現場專...