地產公司工程中心會議管理流程指引
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2016 年 9月
地產公司工程中心會議管理流程指引
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前言為使工程中心各職能部門了解各類會議的流程、明確各
部門從會議籌備至會議結束各環節中的職責，特制定本指引手冊。
本指引手冊適用於區域公司工程中心及各職能部門、各專案部。
本指引手冊通過闡述會議類別、重要事項、流程、操作
指南、及會前準備等，達到給會議組織人提供會議組織指引
的目的。
希望各部門能認真閱讀本指引手冊，順利組織各類會議。
重慶區域公司工程中心
二〇一六年九月二十六日
1. 會議類別及會議事項
1.1 會議類別一覽表
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1.2 工程中心月度運營/專案周運營會會議事項一覽表
區域公司各專案月度運營會議、周運營會
1會議類別
會議性質
主要對專案實施階段本月各部門計畫完成率、設計變更完成率、收方簽證完成率、提單完成率、結算完成率、動態成本變化情況等工作完成情況進行彙總及下月工作進行安排和部署以及專案部需公司、其他部門協調解決的事宜。23
4各專案各板塊依次匯報，領導點評
會議議題（議程）
參會人員
工程中心、各專案經理、技術負責人、成本專員、設計專員、業務報建專員、專案內業工程師（專案周運營會需專案工程師參加）56
會議主持人
會議週期
工程中心運營經理/專案經理
月度運營會：工程中心每月組織一次；專案周運營會：專案每週組織一次
7會議通知
月度運營會
周運營會
工程中心
專案部專案部應提前準備好運營會相關會議資料，即專案運營會紀要。89
會議資料準備
監督協辦部門
工程中心
書寫簽發
10會議紀要傳送時間
傳送範圍
周運營會由各專案內業完成會議紀要；月度運營會由工程中心文員完成會議紀要，並傳送給所有參會人員。
會議紀要必須在會後一天內完成，並由工程中心負責上傳至口袋共享平台存檔
存檔要求
公司集團會議管理流程指引手冊
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1.3 職能中心（部）周例會會議事項一覽表
職能中心（部）考評會議事項一覽表
1會議類別
會議性質
部門周例會
職能中心/各部門員工匯報上週各項工作的完成
2情況，及下週的工作部署。34
會議議題（議程）
參會人員
部門各成員依次匯報，領導點評。
職能中心/部門負責人、部門全體員工56
會議召集人
會議週期
職能中心/部門負責人
每週一次（原則上為每週固定時間）
起草負責部門
通知發出部門
會議資料準備
書寫職能中心/部門文員
職能中心/部門文員
部門及員工周計畫78
會議通知
職能中心/部門文員
職能中心/部門領導簽發9
會議紀要
傳送時間
傳送範圍
監督會議結束一天內（一般和本週周計畫一起發出）
參會人員、其他相關部門及總經辦領導
人事行政中心
考評、公示
10簽發
分管領導
存檔要求
自行存檔，並上傳口袋
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1.4專業部門工作會議事項一覽表
專業部門工作會議事項一覽表
專業部門工作會議（包括職能中心/部各種專項、專題會議）12
34、建立內部工作的交流平台，增強內部交流；
、對內部工作進行評估、總結，績效考核的依據；
、強化部門工作督導、提高工作效率及工作業績；
、討論專項、專題問題，提交解決方案23
4會議議題（議程）
參會人員
職能部門/專案公司負責人根據近期工作要求擬定。
相應的職能部門/專案公司人員12
、區域：各職能部門負責人或指定人員；
、專案：各專案公司責任人或指定人員。56
會議召集人
會議週期
根據工作安排，不定期召開
會議召集人
起草負責人
7會議通知
通知發出負責
人職能中心/部門文員89
會議統籌負責人
會議資料準備
職能部門/專案公司負責人
按專項、專題會要求準備
書寫職能部門/專案公司負責人指定人員
職能部門/專案公司負責人
會議結束一天內
簽發傳送時間
傳送範圍
10會議紀要
參會人員，並視情況抄送相關領導。
存檔要求
各部門自行存檔
會議類別
會議性質1
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2. 會議管理流程
2.1 會議事項管理
制訂會議計畫
口袋預定會議室（康城）
提前規劃會議議程及需要達成的目標
發出會議通知（當會議時間有變化時必須郵件告知所有人）
會議事項
管理組織與召開會議
做好會議紀要
會後總結
會議紀要存檔
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2.2 會議管理流程
與會單位
工程中心
召開會議部門提出
申請開始提出會議召開申請
擬定好會議議題
發出會議通知
按時參會
會議準備召開
會議發出會議通知
發出會議通知
（非公司層面）
接受邀請
按時參會
（公司層面）
會議監督
按時參會取得
成果形成會議決議和
相關檔案
發出會議紀要
會後管理會後
工作結束
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2.3 會議管理紀律說明
會議紀律－按地產公司字〔2016〕01號文執行
未經請假，會議遲到、早退按缺勤扣罰相應工資；
參加會議應將手機鈴聲調整至靜音或會議狀態；
會議過程中，除非查詢會議所需資料，不得開啟電腦處理與會議無關事宜，否則降級降薪處理；
會議過程中，除非緊急**可以到會議室外接聽，不得翻閱手機，否則降級降薪處理；
涉及到秘密事項的會議，與會人員負有保密義務，不得外洩，否則降級降薪處理，對公司影響較大的直接予以開除。12
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2.4 會議管理流程關鍵節點說明
任務概要
關鍵節點
會議管理
相關說明12
會議召集部門需提前準備會議相關資料，做好會議記錄等
部門文員配合行政部根據會議召集人要求做好會務工作，主要包括：安排會議室、會場布置、設施準備、會中服務等。34
會議通知需確定事項:會議召開的時間、地點、主題、議程、參會人員
會議結束後，會議召集部門根據會議要求，將會議紀要及時傳達給有關部門及人員。 1
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3 相關附件
3.1 月度運營會會議紀要模板
3.2 周運營會會議紀要模板
3.3 周例會會議紀要模板
3.4 **裝置（詳見會議室內《裝置操作指南》）
3.5 會議紀律正式檔案： 地產公司字〔2016〕01號文
3.6 會議統籌相關**（含部門例會及運營會時間安排表、會議資料準備清單）
培訓會議流程操作指引
一 會議準備期 1 擬制培訓會議方案，明確培訓會議參會人員範圍 目的 模式 地點及等。2 方案獲批准後，篩選 確定參會人員詳細名單。對涉及需要通過績效篩選的會議，應仔細做好參會人員篩選工作，避免名單有誤。3 確定培訓會議的思考課題，組織參會人員進行會前充分溝通。4 確定培訓會議日程。5 確定培訓會議...
會議管理指引
一 概述 二 工作程式 1.職責說明 1.1.會議經辦部門 1 會議經辦部門是指根據不同會議性質和特點，由相關部門為會議組織經辦部門。2 負責會議的召集 發起 倡議 組織工作。3 負責會議紀要整理 下發 跟蹤落實。1.2.相關部門 1 根據制度與流程和經辦部門要求，參與會議並提出意見或建議。2 對會...
會議管理工作指引
本工作指引的編制主要是為了便於本部門會議組織人員更好的掌握會議流程 會議組織 管理和服務的工作安排 細節把握 減少不必要的錯誤發生。戰略運營部制定本工作指引以部門承辦的總經理辦公會為主，同時考慮了部門可能承辦的其他會議。會議場地均是選在公司內部 因此省略了會議預算 會務方案 車輛安排 住宿等內容。公...