商務洽談行為規範
商務洽談是經營行為中的一種重要活動，根據洽談內容的重要程度不同，商務洽談的形式和規模各有不同，所涉及的禮儀禮節卻有相通之處。公司在商務洽談活動中靈活恰當地使用禮儀禮節，能夠充分而有效地展示自身的良好形象。
一、 商務洽談正式開始前應做好充分的準備
1. 安排好參加會談的代表，確定主談代表。主談代表是洽談的主要發言人，其餘人員負責提示和補充。
2. 所有參加人員應該對自己的角色非常了解，並對洽談的主題內容做好準備。
3. 對洽談過程中可能出現的各種情況做出**，並計畫好相應的應對辦法。
4. 參加會談的代表應該盡可能地準備好自己發言內容。
5. 參加會談的代表應注意自己的儀容儀表，具體要求參見《員工通用行為規範》之「儀容儀表規範」。
6. 若由公司安排會談，則應提前布置好會談場所：
1） 根據會談場所的特點和會談的性質安排好座次，擺放好座籤。一般可採用雙方代表相對或並排而坐的形式，注意：
a) 在會議桌上會談時，應安排相對座次，雙方首席代表應對面中間坐，其餘人員分兩邊坐；
b) 在沙發上會談時，採用並排座次，雙方首席代表應併排中間坐，其餘人員坐到各方首席代表一邊。
2） 保持會場內清潔乾淨，並可根據需要擺放鮮花，營造良好的洽談氛圍。
3） 後勤服務人員在雙方洽談代表入場前半小時開啟門窗透氣，再開啟空調。
4） 將飲料、茶水、紙巾等擺放在各代表座位前的桌面上。
5） 若在夏季天熱時，可用瓶裝礦泉水（瓶裝清江水），在天氣較冷時，使用茶水。
6） 使用茶水時，應要求後勤服務人員應每隔20分鐘續茶。
7） 若是雨天，應安排後勤服務人員收好洽談代表的雨具。
7. 準備好洽談所需要的相關檔案，包括書面檔案或電子檔案。
8. 準備好洽談所需要的相關裝置，並除錯妥當：
1） 若洽談場所由我方安排，則應先除錯好所有裝置（投影、電腦、音像裝置登）
2） 若在對方公司，則應提前將所需要的裝置情況通知對方，如需要投影裝置、電源等等。
二、 恰如其分的行為禮儀展現公司現代企業形象
1. 提前5分鐘入場，熟悉會談場所，入場後再次檢視一下準備的情況，如發現疏漏之處應及時補救。
2. 入場時主談代表應走在最前。
3. 所有人員在進入會談場所後應將手機關停或調至振動提示，會談期間不宜接聽**。
4. 若對方人員已入場，則應先問候，再入座。
5. 若我方人員先到，可入座等候，並在對方人員入場時起身以示迎接。
6. 若是雙方初次見面，則應及時遞上名片，一般主談代表遞發名片即可。
7. 洽談期間應注意行為要輕而穩，飲茶時聲音要輕，取放物品時要小心穩妥。
8. 遞送資料或檔案給對方時，應注意將檔案正面朝向對方，以便於其翻閱。
9. 洽談或簽約完畢退場，簽約代表應收拾好物品和資料。
10. 若在公司安排的場所內洽談，則應讓客人先行，簽約代表為客人送行。客人離去後，後勤人員收拾好會議場所，將各種用電裝置關閉。
11. 若在對方的場所洽談，對方有意相送時，應禮貌地請對方留步。
三、 營造和諧的洽談氣氛有利於實現洽談目標
1. 在會談開始時應對雙方代表做簡單介紹。一般用語為：「請允許我把幾位同事向大家介紹一下……」或「這幾位是我的同事……」
2. 會談正式開始前的寒暄有助於形成良好的洽談氣氛，寒暄應選取雙方共同感興趣的話題。
3. 洽談期間應注意會談的氣氛，按照平等互利的原則洽談協商。
4. 會談時注意言語有理有節，避免與對方代表發生爭執。
5. 若在某個問題上雙方的見解不一致時，可委婉說明自己堅持的立場，並尋求雙方可接受的解決方案。
6. 在出現雙方敏感而又不能馬上解決的問題時，應安排或提議休會讓雙方代表有時間**。
7. 會談期間應注意多說出正面的評價，多給人以鼓勵和讚揚。
8. 在提出反對意見時言語應委婉。
9. 在洽談結束後應向對方代表表示感謝：
1） 若洽談未達成協議，則應根據情況向對方表達希望繼續洽談的願望，說明或徵詢下次洽談的安排情況。
2） 若洽談達成協議，則要向對方說明或詢問下一步的安排。
四、 規範正式的簽約儀式是成功合作的開始
1. 按雙方代表的人數和儀式的性質安排好簽約場所、座次（擺好座籤）、會標等。
2. 根據需要可邀請公證機關代表出席。
3. 按照已安排好的座次就座，雙方簽約代表簽字、蓋章，交換合同（協議書）。
4. 簽約後，雙方簽約代表應起身握手，互致祝賀，雙方全體人員起身鼓掌。
5. 在有公證機關代表出席時應安排公證機關代表發言。
6. 簽約完畢後，可上香檳酒或紅葡萄酒共同舉杯祝賀。
7. 碰杯力度要輕，但要發出清脆的聲響。
五、 攝影攝像以留下珍貴的資料
1. 根據需要並安排好負責拍攝的人員。
2. 負責拍攝的人員要注意攜帶照相機、攝影機、膠卷、電池等，若是需充電的電池（數位相機等），應提前充好電。
3. 提前除錯好裝置，裝好電池、膠卷等。
4. 把握好拍攝的機會，一般在會談人員都進入良好的狀態後再進行拍攝。注意一些重要環節的拍攝，如簽約後的握手、舉杯慶祝、重要人士發言等等。
5. 不要長時間拍攝乙個角度，或長時間一直不停地拍攝。
6. 為了能夠獲取好的效果，可走動拍攝，以拍攝到不同的角度和場景。
7. 走動時腳步要輕，注意不要影響會談或簽約儀式的正常秩序。
8. 拍攝工作若影響到其他人的工作，可低聲先向對方說明，獲得允許後再拍攝。
9. 拍攝工作完成後應及時處理拍攝的成果。
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