材料採購管理制度（試行）
總則為了進一步加強材料管理，降低工程成本，規範材料管理、採購、周轉過程，增收節支，提高企業經濟效益，本著分清職責，保證材料正常**的原則，現結合實際情況，經研究，特制定本制度。
第一條、採購部工作職責
1、負責維修工程所用材料、裝置、租賃材料的採購**工作,彙總維修部周轉材料及使用材料計畫，編制維修部材料成本及利潤工作報告，加強工程材料裝置、材料出入庫、材料台賬及材料成本的核算。進行工程材料的管理與控制，及時反映工程材料的實際支出、盈虧。
2、負責並監督在工程施工中能多次周轉使用及輔助材料的採購、運輸、調撥、報廢等工作。
3、負責工程材料的詢價**、材料資訊及樣品樣本的收集，建立建全材料合格**商資訊庫。
4、負責工程專案主要材料、裝置的詢價、採購、合同簽訂等工作，維修部對所進材料質量進行監督、使用及統一調撥管理。監督施工隊自購主要材料，零星材料及輔材類材料的採購、驗收，進行質量監督。
5、負責維修部材料、裝置、周轉材料的使用管理及材料賬目的考核、抽查、監督工作。
6、完成上級領導交辦的其他工作任務。
第二條、材料計畫
1、維修部提前7天將工程所需材料的名稱、規格、型號、數量等提出材料使用計畫，填製《維修材料使用計畫表》（準確率允許在80%即可）維修部負責人簽字確認後，由採購部進行詢價、比價、定價，詢價單位不少於3家。
2、需加工製作的特殊材料要充分考慮到材料的加工週期，施工部門應提前做好材料需求計畫並與供貨商到施工現場與施工技術人員進行技術**底，施工部選擇合適的材料**商重點推薦此材料給業主，加工類材料計畫填製《異型材料加工單》。
3、零星材料計畫由維修部及時提出，填寫《零星材料採購明細表》由採購部進行詢價採購。
5、對臨時急需材料，專案施工員提出計畫，工程部經理簽字，材料員報材料部門主管批准後採購，嚴禁材料人員擅自採購無計畫材料。
6、材料計畫方面主體責任方為施工部，出現材料**不及時、加工類材料誤差和**不及時等影響整個工期的責任由施工部及採購部共同承擔責任。
7、採購部材料計畫工作，應在工程簽訂合同後材料部根據施工圖紙、效果圖等拿出主要材料品類，並根據拿出的材料品類開始組織詢價及**商的考察諮詢（注：不需要施工部提供材料計畫，該工作全部由材料部負責進行，主要目的是在第一時間開始材料計畫工作，避免工期緊張造成材料**不及時）
第三條、材料詢價、定價程式
1、採購部在收到專案部提出的材料計畫單後視工程部位需要緩、急一周內完成材料的詢價工作，填寫《材料（周轉材料）採購比價單》 (附3至5家材料**商的明細**,聯絡人、聯絡**、**商名稱、位址等**單須蓋**單位公章)，《材料（周轉材料）採購比價單》經部門主管、分管領導、工程部、成本控制部、總經理審核批准後進行材料的合同簽訂及採購工作。
2、採購部在完成《材料（周轉材料）採購比價單》後一天內完成會簽，採購部要拿出主導意見並經工程部經理認可（成本控制部主管應拿出採購材料的主導**，採購部採購的原則是不超出成本控制部的主導**）。
3、對大宗材料、裝置的詢價、定價、採購，由採購部、維修部組織採取公開招標或議標的方式，確定**商洽商合同，經分管領導批准，總經理審核後方可採購。
5、對小型材料、裝置的詢價、定價、採購，由採購部自行詢價報維修部審核，由採購員進行採購。採購時必須註明採購地點、**商名稱、聯絡人、聯絡**（確保資訊準確）出現材料組織困難應及時通知施工部。
第四條、材料採購程式
1、採購部根據公司總經理審批的《材料（周轉材料）採購比價單》的情況及時簽訂採購合同，採購員按專案使用材料的時間、數量組織材料進場；材料員直接聯絡供料商，要求供貨商按要求供貨。
2、採購員負責對材料的出入庫進行全程管理，並根據工程的進展情況及時與**商聯絡，確保材料**順利進行。零星材料及周轉租賃類材料由維修部材料員及時組織採購。
3、專案需由甲方或業主批價認可的材料，由成本控制部負責統一報甲方或業主辦理材料批價手續。
第五條、合同簽訂
1、壹萬元以上（含壹萬元）材料、裝置合同的簽訂，採購部根據《材料（周轉材料）採購比價單》確定的**商,綜合市場詢價情況，擬訂出材料合同樣本（技術性指標需會同技術人員確認）隨附**商資質證明。
2、壹萬元以下的零星材料採購（本材料整個專案部用量不超過壹萬元），原則上可以不簽訂合同，專案部填寫備案說明，相關人員簽字後交採購部備案。
3、對專案上擬包工包料分項工程，簽訂合同時，需採購部、專案部共同參與，材料費佔較大數額時由採購部為主會同合同處簽訂合同，專案部配合；人工費佔較大數額時以專案部為主會同合同處簽訂合同，採購部配合，專案部負責對整個分項工程施工過程進行監督管理。
第六條、材料款付款程式
1、主要材料撥款，採購員根據實際進場材料情況填寫《材料撥款申請單》（此單據由財務部編制），經採購部、工程部，財務部審核，報總經理審批，作為付款依據。
2、材料進場後由財務部按合同簽訂的付款比例及付款方式進行材料款的撥付，財務部在付款前需與材料**商和財務處材料會計核對進場材料數量，核實無誤後由採購部填寫《內部付款通知單》（此單據由財務部編制），經財務部、分管領導會簽、總經理批准後辦理付款。
3、對於公司指定的長期合作的小型材料（指成批量的零星材料）**商，簽訂合同備案說明後，原則上不必簽合同，每月對所供材料的**審核無誤後，按月撥付總產值95%的貨款，餘留5%作為質量保證金，在工程順利結束後，撥付總產值的3%貨款，工程驗收後，撥付餘留的2%貨款。簽字程式同上。（注：
**商應提供所供材料的生產廠家、品牌及單價並附**商的資質證明材料，如：營業執照、稅務登記等）
第七條、材料備用金、臺帳管理
1、原則上每個專案設一名材料員（材料員可兼），負責該專案材料總賬的管理、材料驗收（調撥）明細賬、租賃材料、周轉材料明細賬、與**商對賬、材料驗收單、收料單、月盤點的統計和上報工作。
2、需要現金購買的材料，由採購部經辦人填寫備用金借款單，總經理批准後，到公司財務部領取，憑票據到財務處報銷衝備用金帳。
3、採購部負責監督採購員材料資金的使用，嚴格控制資金在合同範圍內執行。
4、材料對賬、報賬與盤點：
（1）每個工程專案必須建立材料採購台賬、材料出入庫台賬、周轉材料明細賬、租賃台賬，填寫《材料（機具）對賬卡片》，由採購部負責人、財務部材料會計、材料員分別簽字留存。
（2）對賬時間：每月25日公司材料會計、現場材料員進行對賬。
（3）盤點時間：每月25日到31日與材料會計進行庫存盤點
第八條、材料、裝置、驗收、調撥、出入庫管理
1、材料、裝置入庫管理
（1）材料、裝置進場，材料員應立即組織倉管員、專案施工員辦理入庫，登記入帳手續，入庫前倉管員應清點好材料的數量，核對對材料、裝置的外觀、形狀，檢驗材料的質量，對所進材料的證明、規格型號確認、材質核對。核對無誤後由材料員、倉管員、專案施工員立即填寫材料驗收單辦理入庫。材料進場和材料入出庫管理附帶的各種檔案資料由材料員提供給資料員編入資料檔案。
（2）所有材料入庫材料員必須填寫《材料驗收單》,同時填寫材料收料單，填寫時必須與實際收料的類別、型號、數量、單價、金額相符。
2、材料驗收管理
（1）材料進場後材料員在第一時間組織監理、專案施工人員對材料進行驗收，砂子、石子按車量方進行抽檢，鋼筋、木方、水泥、紅磚等材料按車點數（過磅）進行抽檢。需要複檢的材料應會同資料員、**商採取樣本報檢。
（2）採購部負責對進場驗收、調撥後材料的使用情況進行全程管理，對退場材料進行整理達到驗收標準，材料員組織材料退場。
（3）對現場報廢的材料、物資，由專案部負責進行清理，報公司批准後進行處理，處理費用上交公司財務。
3、 材料丟失、退場、報廢管理。
（1)、專案部材料員在日常工作中，如發現周轉物資及現場材料有丟失情況是，第一時間將丟失情況向專案部、採購部匯報並查清原因，交採購部、工程部、財務部備案。
（2）、工程結束後，剩餘材料堆公司倉庫的，盤點後填寫《剩餘材料退庫明細表》，交採購部、財務部留存。退給**商的材料要填寫《退料單》，（負值，紅字體現）。同樣交採購部、財務部留存。
（3）、施工過程中，現場廢料處理要填寫《施工現場廢料處理明細表》，每月25日後30日前交與採購部、財務部留存。
（4）、專案施工過程中，所有的產生的車輛運費，機械的台班租賃費統一填寫《專案部綜合運費統計明細表》（此**又工程部編制）
附：《專案材料使用計畫表》、《異型材料加工單》、《零星材料採購明細表》、
《超供材料採購計畫明細表》、《材料（周轉材料）採購比價單》、《材料（機具）對賬卡片》、《材料驗收單》、《剩餘材料退庫明細表》、《退料單》、《施工現場廢料處理明細表》
勞務及材料採購招標管理制度 2019版
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