第三講委派工作的準備工作

確定哪些工作需要委派時，要注意以下幾點：

→ 管理者應該做的工作是不能委派的；

→ 對工作的回顧總結，未來工作的計畫，獎懲條例等，應該委派給受過這方面訓練的人。

→ 應該委派給別人做的工作，如果沒有合適的人選，那就首先要考量有沒有人可以通過培訓來達到能力要求，再者他們有沒有更多的時間和精力。另外還要考量這個工作是不是常規性的，下次有沒有可能再出現，可能再出現的頻率是多少，如果很難再出現的，那就自己把它做完。

決定委派工作

（一）慎重委派工作

很多時候管理者會把不同崗位、不同職位的工作做一些交叉，讓下屬輪流上新的崗位，做新的工作，給下屬的工作崗位、工作價值帶來更多的趣味性。

→ 不要把熱土豆式的工作委派出去

熱土豆通常被稱為燙手的山芋，即那些處在最優先地位，同時需要管理者親自處理的、特別的工作，管理者就必須要親自去做。否則如果出了什麼紕漏，就會產生糟糕的結果，所以這種工作最好由管理者親自去做。

→ 保密性的工作也不要委派給別人去做

如果某一項工作涉及到只有管理者才應該了解的保密資訊，這項工作就不能委派出去。

【案例】

乙個員工說有客戶打款過來，財務部就要派人到網上的電子銀行查客戶到款的情況，確定客戶到款以後，再組織發貨。結果客戶打款太多，一下午的時間來不及看完，所以延誤了客戶的發貨。結果不僅客戶抱怨，銷售部也埋怨，認為如果財務忙不過來，可以讓自己幫忙去查。

點評：這樣做肯定不行。因為查賬需要乙個密碼，如果太多人知道這個密碼的話，有可能會帶來巨大的風險，所以這個工作是不能委派的，這與事情的風險性和保密程度相關，所以確定工作是不是可以委派要慎重。

（二）五個層次的工作

通常把所有的工作分為五個層次，不同層次的工作是否需要委派是不一樣的，具體情況如下：

→ 只有管理者才能做的工作，絕對不能委派；

→ 管理者應該做的工作，其他人提供必要的幫助；

這時要把一部分工作進行委派，盡量讓別人提供必要的幫助，幫助自己做好一些必要的準備，然後自己再來做，也就是「萬事俱備，只欠東風」，但是「東風」不能委派，因為這是自己做的工作，而其他所有的事情就應該委派下去。

→ 自己能夠做，但是給予機會，其他人也能夠做，這些工作盡量委派；

→ 其他人應該做，但是必要的時候需要為他們提供幫助，這樣的工作應該委派；

→ 其他人可以做的工作，必須委派，且一定要委派。

所以從一定要委派，到要委派，到可以委派，到不能委派，到部分委派，一級一級地分過去，作為管理者一定要很清楚這五個層次的工作。

【案例】

要去查客戶到賬與否的問題，可以把它分成幾個等級來做，是屬於絕對不能委派，還是屬於可以小範圍的做一些委派。假如財務部有三五個人都知道密碼，查賬這個工作是屬於可以小範圍委派的，但是財務部向其他部門借用乙個人，臨時幫一下忙，是不可以的，財務部可以採取多增加幾個實習學生等一些彈性的方法來處理。

制定委派計畫

作為一名管理者最重要的乙個工作是制定委派計畫，在部門的工作計畫中包括目標、完成的期限、必須達成的標準、必須要完成的決策、要委派的職權、受託人的職責範圍等內容。

制定委派計畫，管理者應該專門用乙個表單列出來，不能隨意以口頭的形式傳達，但是中國人好像不喜歡用表單，中國人總是喜歡寫文章，用word文件，不喜歡用excel，只要一用表單，腦子就開始亂，因為中國人感性化的思維更多一些，理性化思維較少。

感性的思維一定要跟理性的思維結合起來，如果不結合起來就不能切合實際，也就不能腳踏實地地做事。