通勤管理工作規範

1.1及時派送，不得拖延。

1.1.1當日接收的保險合同應於當日全部寄出，做到日日清；

1.1.2業務高峰期時可由快遞管理員根據業務需要調整郵寄時間。

1.2準確完整，不得有誤

1.2.1 檔案應準確送達到對應目的地；

1.2.2 檔案應按照檔案通勤交接本登記內容無遺漏、無丟失送達到目的地。

1.3交接清晰，如實記錄

1.3.1分公司及各機構快遞管理人員、**及營服位址等重要資訊變更，由郵件形式傳送給分公司快遞管理人員，分公司快遞管理人員更新《通訊錄》並通知各機構，明確快遞接收人；

1.3.2根據每日寄發及收到的快遞填寫《通勤記錄清單》（詳見記錄1），清單列明快遞單號、收件機構、寄送人、寄送日期、內容及檔案接收人；到付件快遞應有對應的標註在備註中列明付款金額、傳送人、快遞公司/運單號、付款人。

1.3.3收件人應將檔案與《檔案通勤交接清單》記錄資訊核對無誤後簽字並標明收件日期；

2.1 快遞公司的選定

分公司行政部集中採購崗應依據《***x管理辦法》選擇快遞公司，並簽訂快遞合同。

2.2快遞寄送前

2.2.1分公司快遞管理員製備通訊錄

分公司及各機構快遞管理人員、**及營服位址等重要資訊變更時，快遞管理人員應以郵件形式傳送給分公司快遞管理人員，各快遞管理人員根據更新資訊修改《通訊錄》。

2.2.2快遞登記

每封快遞中將檔案概況資訊形成《通勤記錄清單》，將《通勤記錄清單》製備為一式兩份，乙份由發件方保管便於快遞管理及追蹤，乙份寄往收件方，《通勤記錄清單》置於檔案最上方，以便收件人能夠按照清單核實是否有檔案遺漏或丟失。

2.2.3快遞清分

按照傳送的目的地將快遞清分，分裝在快遞袋中，並在袋口的右上方標註發往的機構簡稱或收件人。

2.2.4 快遞封裝

取件約定時間的前10分鐘將快遞整理完備，留存《通勤記錄清單》底單。

2.2.5 快遞電子交接

當通勤檔案中有對時效較高要求的檔案，以郵件的形式傳送通知到收件方，收件方在應收日期未收到檔案，立即通知寄件方，並配合寄件方追蹤快遞。

2.3快遞收件階段

2.3.1將當日收到的快遞檔案與《通勤記錄清單》核對簽收，將簽收後的《通勤記錄清單》以郵件或原件寄送的形式於7個工作日內返回寄送方。

2.3.2將當日所收到的快遞的《通勤記錄清單》影印留檔，便於快遞管理及追蹤。

2.3.3若快遞為到付件簽收，將檔案資訊記入《通勤記錄清單》進行相應備註，並將發票背面標註付款人、付款金額、付款時間。將標註完整資訊的發票交接到預算管理崗進行報銷。

2.4快遞追蹤階段

2.4.1快遞追蹤應答

快遞發件方按照《通勤記錄清單》回單資訊核對，如7個工作日內未收到簽收後的《通勤記錄清單》。發件方及時聯絡收件方確認快遞是否送達成功，如快遞已送達通知收件方及時反饋《通勤記錄清單》。如快遞未送達，收件方協助發件方追蹤快遞。

2.4.2快遞追蹤方式

快遞發件方當收到檔案沒有按時送達的資訊根據的快遞單號，先在快遞公司官網中查詢快遞停留的節點，並與快遞公司取得聯絡催發快遞，如果快遞公司不予以配合聯絡行政部門催發快遞。

2.5檔案交接階段

2.5.1清單及登記表交接

寄件人將核對簽字後的《通勤記錄清單》按月整理清單，按年交接給檔案管理崗存檔，存檔期限為一年。

2.5.2 快遞底聯交接

快遞底聯由寄件方快遞管理員留存按月整理交接行政。行政部留存快遞單底聯進行相應報銷。