學術會議策劃

學術會議的組織程式及籌備細節

一、會前準備

1. 擬定會議計畫：①擬定會議主題、名稱、地點、規模等，確定特邀嘉賓（含專題講座專家）；②確定會議日期、日程及議程及預備會議內容③排出會議作息時間及注意事項；④做出會議經費預算和籌資方案；⑤成立會務組，明確會務分工。

2. 發出會議通知：①第一輪通知（告知會議具體時間、地點、演講專家及講題等）；②在會議的前幾天正式確認嘉賓是否能夠參加會議。

3. 準備會議材料：投影儀、相機、橫幅、簽到表、專家意見反饋表、禮品、場地租用合約、電腦（電源線滑鼠等）、排插、資料線、水筆、

4．布置會場：①排定會議座次；②布置環境；③檢查並配置電化裝置；④展台安排。

二、會議現場

1. 會議報到：①接待；②填寫簽到表；③分發會議材料或禮品；④通知有關事項。

2. 會場組織：①調動與會者提問和討論；②會議記錄；③做好會議的拍照工作；

三、會後安排

1. 會後事宜：①做好歡送參會代表的工作②整理簽到表 ③整理好會議所用的東西帶回公司④結算會議開支費用

2. 會後工作：討論此次會議的的亮點及不足，制定好後期回訪的計畫。

學術會議的主體是參會代表，組織好代表是開好會議最重要的環節。我們的會議一般規範較小，學術會議的順利召開，往往取決於一些必不可少細節方面的充分準備。如會議地點應盡量選擇環境較好，交通便利，接待能力較強或與會議研討內容相關的地區，最好在當地有依託單位。

會場的布置，包括主席台的設定、橫幅標語、背景幕布、投影裝置的安裝使用、茶水服務、位置安排等，一定要安排周到。另外，經過充分準備的學術會議，一定要按期召開。會議期間應當就討論的主題進行廣泛深入的研討。

學術會議要安排緊湊，緊扣主題，提倡各種不同學術觀點的碰撞，對參會者應一視同仁，主持人努力營造學術自由、平等的氣氛。在會議的形式上，我們也要力求多樣化，要靈活採用大會報告、辯論會、學術沙龍、設問和答辯、自由發言、圓桌座談、冷餐會、成果展示等多種學術會議形式，營造學術會議的寬鬆氛圍，提高交流成效。