12第七章檔案的檢索（下）陳慧琴 class="txt">第七章檔案的檢索（下）
第六節檔案檢索工具
一、檔案檢索工具的作用
檔案檢索工具，是用以揭示檔案館（室）儲存檔案的內容和成分，報道和查詢檔案是記錄、報道和查詢檔案的工具。
它的基本職能有兩個方面：
（1）儲存。即將檔案檔案的有關特徵著錄下來，按照一定的順序加以排列或進行客觀的描述，以二次文獻或三次文獻的形式將檔案資訊集中起來；
（2）查詢。即向利用者提供查詢檔案的線索，供利用者了解和查詢檔案時使用。
檔案檢索工具既是儲存結果的最終體現，又是查詢活動的必要條件，對檢索效率具有重要的甚至可以說是決定性的影響。
檔案檢索工具在檔案管理中具體表現為以下作用。
（一）橋梁作用
檔案檢索工具在數量浩繁、內容豐富的檔案文獻和利用者之間架設了一道「橋梁」，溝通了二者的借需關係，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準確地獲取所需檔案。
（二）交流作用
檔案檢索工具中儲存了大量的檔案資訊，它不僅可以提供查詢，同時可成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）與檔案館（室）之間的交流工具。利用者借助它即可概要了解館藏檔案的內容、價值等資訊。
（三）管理作用
檔案檢索工具記錄了檔案的主要內容和形式特徵，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過檢索工具概要了解館藏檔案的內容、形式、數量等情況，為檔案管理業務活動提供一定的依據。
尤其是館藏性檢索工具反映檔案實體順序，在庫房管理、檔案數量統計等管理活動中直接發揮作用。
-1-各種檢索工具還是檔案工作人員查詢檔案、提供諮詢、開展檔案編研工作的必要手段。
上述三個方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側重於其中乙個或兩個方面。
二、檔案檢索工具的種類
檔案的內容、成分複雜，而人們利用檔案的目的和要求不同，只靠一二種檢索工具難以滿足利用者的需要。為了適應從不同角度、深度和廣度查詢的種種需要，逐漸形成了多種型別的檢索工具。目前比較常見的分類方法有以下幾種。
1、按體例分
目錄、索引、指南。
2、按載體形式分為
書本式檢索工具
卡片式檢索工具
縮微檢索工具
機讀式檢索工具
3、按檢索範圍分為
全宗範圍檢索工具
檔案館範圍檢索工具
專題範圍檢索工具
館際檢索工具
4、按功能分
館藏性檢索工具
查檢性檢索工具
介紹性檢索工具
需要特別指出的是，隨著計算機技術在檔案工作中的應用，很多傳統的手工式的目錄被計算機資料庫形式所取代，它們已經或即將退出歷史舞台，
不需要單獨編制了。但了解一下傳統的目錄，對建立資料庫還是有幫助的。
三、常見檔案檢索工具的編制方法
1、案卷目錄
案卷目錄是以案卷為單位，依據檔案整理順序編排的檢索工具。
案卷目錄一般採用書本式，其目錄表包括：順序號（案卷號）、案卷標題、年度、卷內檔案頁數、保管期限、備註等。
表中的備註是用來記載案卷中某些需要特殊說明的問題，如移出、銷毀、
較具體，查詢案卷行或單份檔案都方便。
3、全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內案卷數量及起止年代。
其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的範圍，以及用於檔案的統計和保管工作。
全宗目錄適合於檔案數量較大，全宗較多的大中型檔案館。
4、分類目錄是根據體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。
分類目錄的主要特點是系統地揭示檔案的主題內容，具有較強的族性檢索功能。
各檔案館的手工檢索分類目錄大多採用卡片式。
5、主題目錄是根據主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關同一事物的檔案的內容，具有較好的特性檢索功能。
6、專題目錄是集中、系統地揭示檔案館內有關某一專門事物、某一專門內容檔案的檢索工具。
專題卡片發生
事件時間
類：屬類：地點
全宗名稱：
檔案內容與成分簡介：
全宗號：目錄號：案卷號：頁號：
7、文號索引
文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應關係的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。
文號索引一般採用**形式，所以通常稱之為文號檔號對照表。也有的檔案室以文號為檢索項設定較為全面的專案，形成文號目錄。
可分為號碼對應式和位置對應式兩種。
位置對應式是在製表時並不一一列出文號，而是用一定的格式確定每一發文號在**中的位置，然後在該位置上直接填寫該份檔案的檔號。
位置對應式如下表：
檢索人物占有相當的比重，由於在標題中很少反映人名，以所只有編制專門的人名索引才能解決這個問題。
人名索引包括人名和檔號兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號，利用者通過索引的指引，可以查到某一人物的材料。
人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據所列專題範圍，如任免、獎勵、處分等對涉及該專題的人名編制索引。
9、地名索引
是揭示檔案中所涉及的地名並指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區角度提供較為全面的檔案線索。
10、檔案館指南
是一種全面、系統介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對社會的一種宣傳、報道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過程中所需的各種資訊。
檔案館指南從揭示館藏的詳簡程度上可分為簡明指南和詳細指南，從揭示檔案館的範圍上可分為單一檔案館指南。
檔案館指南一般應包括6部分內容。
．說明或序言
．目錄．檔案館概況
．館藏檔案情況介紹
．館藏資料情況介紹
．附錄11、全宗指南
是揭示檔案館內某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內容主要包括以下3個部分。
⑴立檔單位和全宗的歷史概況
在檔案利用活動中，對立檔單位歷史的了解直接關係到對檔案內容的理解。因為檔案是歷史的記錄，不了解檔案產生單位的性質、職能及機構設定情況，就難以全面認識該機關檔案的價值。這一困難尤其發生在後代人利用
前代人形成的檔案，同代人利用其他機關形成的檔案等情況中。對立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸屬關係、性質、任務、內部組織機構、主要領導人等方面的情況和沿革。
⑵全宗內檔案概況
主要包括檔案的**、數量、進館日期、整理、保管、鑑定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。
⑶檔案的內容與成分
一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機構分類的，可按照機構逐一介紹，如果是按問題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹，這樣介紹起來比較方便，而且由於與整理情況相對應，也比較清晰。介紹檔案內容時原則上是以案卷為單位，亦可視實際情況靈活掌握，對於若干個問題相近或相同的案卷可合併介紹；對有特色和價值較大的檔案可單獨介紹。
12、專題指南
是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。專題指南的基本結構可由以下3部分組成。
．序言．檔案內容介紹
．附錄（常見檢索工具還有其他一些，這裡不一一詳細介紹，可參看教材p265-280頁。）
【思考與練習】
1、簡述檔案檢索的含義？
2、常用檔案檢索工具有哪些？
答案提示
提示一：對檔案資訊進行系統儲存，根據需要進行查詢工作。
提示二：案卷目錄、全引目錄、分類目錄、專題目錄、人名索引、文號索引、全宗指南、專題指南、檔案館指南等。
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