企業專案管理

2021-03-04 09:49:25 字數 4478 閱讀 4508

所謂企業專案管理,就是站在企業高層管理者角度對企業中各種各樣的任務進行專案管理,其主導思想是將企業的運作當作或者參照專案來進行管理(management byproject),這是一種以專案為中心的長期性組織管理方式,其核心是基於專案管理的組織管理體系。[1]

目錄1要素

2程式3管理辦法

管理辦法要點

傳統國際標準管理模式

企業專案管理資訊化

1要素編輯

1.確定遠景企業專案管理的成功需要全體成員的共同努力與密切配合。遠景為企業員工確立了共同的目標,指明了努力的方向。

確定企業的商業目標確定專案管理系統在功能與效能方面的需求充分認識到實施企業專案管理對企業員工、業務流程以及組織結構的影響明確企業在專案管理成熟度方面的現狀與目標

2.制定計畫

需要思考的問題:

pain-企業當前在專案管理方面存在哪些問題?power-怎樣讓管理層支援企業專案管理?value-企業專案管理能給企業帶來什麼好處?

resources-實施企業專案管理要求我們具備哪些能力?deployment-我們怎樣實施企業專案管理?

如何制定計畫:

列出企業面臨的主要挑戰找出產生挑戰的原因明確挑戰對企業產生的影響哪些方面會受影響?會受到怎樣的影響?量化企業專案管理對企業產生的各種影響定義企業專案管理成功的標準明確投資收益率(roi) 的變化明確需要具備的專案管理能力明確需要具備的技術實施能力循序漸進,分步實施。

2程式編輯

1.專案立項準備充分

在企業專案管理中,不論是戰略規劃中預定的專案,還是臨時增加專案,都不能缺少立項環節。專案不能無計畫開辦。立項的主要工作就是可行性分析,現在流行說swot分析。

大專案要反覆論證、層層審批,遵循企業決策審批管理流程即可。小專案環節可以簡化,但可不可行,要有資料分析,要權衡利弊得失。乙個宗旨:

這個專案要有利於企業目標的實現和價值增值。偏離這個宗旨的專案不予立項。

2.專案報批預算先行

專案可行才能報批,報批必須預算先行。在企業專案管理中,光有專案可行的結論,沒有專案實施的預算,這樣的專案不能批准。企業執行的實際告訴我們,沒有預算的專案最容易開支失控,同時還容易滋生腐敗。

企業的老闆們可得留意啊!事先的控制遠遠強過事後的處罰。預算永遠是企業防患職務犯罪的最佳**。

3.專案啟動組織成立

相對而言,專案在企業組織的事務工作中總是處於臨時地位,這是專案的階段性特點所決定的。如果企業新增乙個專案就增設一套機構,企業的組織就會無限膨脹。為了防止機構臃腫,企業有必要設定臨時專案小組,授予專案小組處置與本專案相關事宜的權力,專案結束,臨時小組即宣告解散。

這就是我們常說的專案授權,介於崗位授權和臨時授權之間。所以專案啟動往往伴隨的就是專案小組成立。

4.專案跟蹤循序漸進

企業所有新增專案都是企業發展所必須及時引進和開展的業務,是有嚴格時間要求的,任何人都不得以任何藉口阻礙專案程序,否則企業發展步伐或經營目標就有可能受到影響。循序漸進必須以全體成員的支援配合為前提。專案小組成員所做的工作就是跟蹤到位。

5.專案變更理由充足

時間跨度大、涉及面廣的專案往往會面臨中途調整。不過就是沒有外力作用,企業自身也可能做出主動調整。一是專案進展順利,可能提前完成;二是專案進展受阻,無法按期完成;三是專案立項草率,中途發現沒有實施價值;四可能是物價**過快,預算嚴重不足……總之調整勢在必行。

調整並非不可,而是要有充足的理由。報批程式與立項基本相同。

6.專案風險防患未然

對於時間跨度大、事務工作多、投入大的專案,就必須設定風險管理機制了。是選擇專案外包,由專業公司承擔,還是購買保險、自己承擔?還是三方聯合,風險共擔?

也是需要論證選擇的。風險預防只能是好中選穩。投資過大的專案必須專人負責風險管理。

7.專案驗收仔細核算

專案完工,必須立即組織驗收檢驗,對照預算仔細核算。這裡絕不僅僅是考慮花錢多少,而是檢驗企業決策是否正確、檢驗專案是否真正於企業有用,從而判定專案是否達到預期目標。專案驗收必須出具驗收報告,必須同時對專案小組成員的工作進行考核,不能讓企業的投入沒有效果,更不能讓企業的投入打了水漂。

8.專案應用逐步完善

任何好技術好方法的引進都有乙個消化吸收的過程,也有乙個被企業成員理解認識的過程。有一點專案小組可以做到,那就是專案完工後,對專案實施的作用、意義和注意事項向全體成員講清楚、說明白。只有共同認同,專案的推行才會變得簡單易行。

技術專案的引進,只要調適到位,效果就可以立即顯現。企業專案管理的引進卻不一定如此順利。特別是涉及到需要觀念更新和思維轉變的專案,更是不可能一蹴而就。

這既需要耐心、智慧型,也需要毅力和勇氣。[2]

3管理辦法編輯

管理辦法要點

目標要量化

目標量化要具體到每個細節,「客戶滿意度要提公升20%、市場占有率要提公升10%……」,對於所有需要解讀的地方,一定要使每個人確認理解為止,必要時進行抽查核實他們得到的資訊是否是100%理解。

方法要量化

在專案管理中,方法要量化往往被人忽視或者是弱化。領導給出了目標也進行了全面的解讀,但沒有給出方法或是給出的方法不適用。

這裡並非要求所有執行人員千篇一律的刻板執行,但作為乙個參考方法,能減少人員工作的浪費。特別對於基層管理人員來說,是實用的。至於高層管理者,則另當別論,因為他們面臨的問題是要發揮自己的主觀能動性接受任務,這點是基層人員無法達到的。

結果要量化

對於結果量化,上面有所闡述。這裡需要提醒的是,結果不能只有乙個,在乙個大的結果下,應該有階段性的小結果,以便不斷地調整以適應新的情況,最終保證大的結果完全實現。

傳統國際標準管理模式

國際標準企業專案管理模式包括專案管理內涵和專案管理過程,涵蓋了9個方面的知識範疇,包括專案綜合管理、專案範疇管理、專案時間管理、專案成本管理、專案質量管理、專案人力資源管理、專案交流管理、專案風險管理和專案採購管理。

現有專案管理模式的缺陷

(1)現有專案管理模式沒有充分體現資訊化條件下一些高新技術專案的智力密集特性。眾多高新技術專案是智力密集型的,專案成果是知識產品,而傳統的專案管理主要是針對時間、成本、質量的管理,已經不能很好的解決專案管理中的新情況。

(2)現有專案管理模式沒有充分體現資訊科技對專案管理的影響。資訊科技在專案管理中的應用將會產生管理能力的飛躍,但也會出現新的問題。資訊化企業的一些專案的失敗比率非常高,而其中最重要的原因就是管理方面的問題。

所以研究一種新的適用於資訊化企業專案管理模式就顯得非常必要了。[3]

概念企業資訊化專案管理可以從資料、流程、決策資訊化三個層面來理解企業資訊化的概念。

(1)從資料層面來理解企業資訊化,就是把庫存資訊、銷售憑證、採購憑證都以一定的資料格式錄入到計算機裡,以數字的形式儲存起來,可以隨時查詢。除了這些內部的資料資訊化以外還可以通過**、傳真、報紙、電視等方式進行的資訊獲取、溝通交流,尤其是現在網路的實現,通過網路傳輸數位化的資訊、檔案、郵件等更是促進了企業資訊化的發展。

(2)從流程層面來理解企業資訊化,就是把企業已經規範的一些流程用軟體程式的方式固化下來,使流程所涉及崗位員工的工作更加規範高效,減少人為控制和「拍腦袋」的管理行為,同時也能提公升客戶滿意度。

(3)從決策層面來理解企業資訊化,就是通過那些資訊化的原始資料進行科學加工、處理,運用一定的計算模型,從而起到對管理和決策的支援作用。

特點(1)以資訊為基礎的知識型組織。

①高度重視資訊交流。在資訊科技高度發達的專案中往往都存在巨大的風險,如高新技術專案,任何交流上的障礙都會導致災難性的後果。而有效的溝通有助於人們更好的理解自己的工作,能促進專案組更好的合作。

②計算機網路環境下的專案管理。基於網路化的現代專案管理模式具有較強的優勢,專案資源可以更加方便地從乙個專案釋放出來並注入另外乙個專案;由於可以更加方便的獲取資訊,專案經理的管理駕馭能力更強;專案組成員也擁有更多的資訊以至於可以參與更新專案計畫並且可以細化自己的任務領域;未來的專案管理軟體能提供乙個虛擬的網路管理平台。

③知識管理的重要性。在資訊高度發達的今天,對於企業來說,知識就是它所擁有的各種經營權、專利、商標、商譽、非專利技術、商業秘密、研究開發能力、營銷能力、專案成員所掌握的知識技能、經理人員的管理能力等等。這些資源不像傳統的資源那樣有形並可計價,因此,在管理上,也必須具有新的理念。

知識管理,簡單地說就是對乙個專案組織所擁有的和所能接觸到的知識資源,如何進行識別、獲取、評價,從而充分有效地發揮作用的管理過程。它要求專案管理模式由層次式的監督與控制轉變為引導與激勵的扁平式管理。要求組織建立起良好的關係,鼓勵專案成員進行知識的共享和傳遞,運用集體的智慧型提高組織創新能力和應變能力,並對市場需求的變化作出快速反應,並運用知識資源**市場的變化和發展方向。

(2)扁平化、民主化的專案組織。

扁平化的演變趨勢。隨著資訊革命,決策的權力因為個人電腦及網路處理能力的增強而分散,企業逐步將權力下放,造成規模的縮小、重組,並形成新的網路組織。我們可以預見未來企業的規模將更具彈性化,忽大忽小,收放自如,進入所謂的網路經濟時代,而網路經濟時代的企業內部構造的主體顯然應該是專案組。

在資訊科技帶動下,企業的發展正呈現出新的態勢,那就是網路化、分散化,向「靈捷製造」方向發展。傳統的專案管理模式乙個重要的指導思想就是「效率」,也就是時間、成本和質量,而今天「效率」不再是最主要的衡量標準。現在企業中專案組織,企業形態革命必將因為知識這種形態的生長原則而重組,指向智慧型生產的最大化方向。

組織扁平化的目的,就是為了適應這種智慧型生產的需要。

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