如何管理印章檔案

文章**：邵東檔案部落格

印章是社會組織和個人所用各種圖章的總稱。現在各級黨政機關和企事業單位啟用的印章，一般都是由上級機關按照國家統一規定的規格、樣式製發的。

一、收集廢舊印章的必要性

印章，既是權力的象徵，又是一種信物，它是乙個機關、單位或組織的憑證標記，且具有一定的法律效力。

由於機構合併、撤銷、更名或其他原因造成印章停用，其法律效力必將隨之消失，但失去法律效力的印章並未因此而失去一切作用。因此，各單位都必須嚴格加強對印章的管理。

一方面如果管理不善，該收回的不收回，該上交的不上交，隨便亂扔亂放，就會給一些善於投機鑽空的人提供方便，利用這些廢舊印章來危害國家，使國家財產遭受損失，以及損害本部門（單位）的形象和聲譽，給社會帶來干擾和影響。

另一方面，由各單位保管的已經失去現行效用的印章，要移送單位檔案部門保管，它對今後鑑別工作活動中形成的檔案、單據的真偽提供有力的實物證據。

二、收集廢舊印章的方法

廢舊印章的收集工作是一項經常性的工作，各單位應確定專人具體負責，並把它作為一項重要工作常抓不懈。

要做好這項工作，首先必須要了解本單位（部門）工作活動中使用印章的種類、規格、形狀、作用等，然後才能有針對性地進行收集。

現今在工作活動中啟用的印章從作用上看主要分黨務、政務、財務、業務四大類，所使用的印章主要有正方形、長方形、圓形、橢圓形、三角形等，其製成材料有木製、鋼製、銅製、橡膠制和塑料制等。

根據這些情況，再結合本單位的實際，制訂出具體的、詳細的收集計畫。

三、廢舊印章收集後的管理工作

1、對已收入檔案部門進行保管的廢舊印章應登記造冊。按每枚印章收進的時間先後、型別、作用進行分類填寫印章交接表，以便複查和統計時使用。

2、廢舊印章一般使用較久、印泥較厚，字跡模糊不清。收進時應用刷子輕輕刷洗，在刷洗的過程中注意不要用力過大，以免損壞字型，一般刷洗到字跡清晰為宜，並用濕布擦去印章四周的印泥。

3、分類編目。目前各單位使用的印章大致分為：黨務、政務、財務、業務四大類。為了統一規範，在全宗排列編目時，應按上述順序進行。

印章目錄的編制，要簡明實用，便於查詢，大致可分為順序號、印章名稱、制發機關、啟用時間、廢止時間、上交部門、收入時間、數量、交接人簽名、備註等組成。在登記目錄的同時，每個印章要預留印模（蓋在對應的順序號上），還要用不幹膠把順序號貼在圖章的實體上，這樣對今後查詢、利用非常方便。

4、廢舊印章的存放，應根據印章的外形和特點，製作專用框架，一枚一格，立放為好，並保持通風，專人保管。