aa 03-02-01 cate: 外庫物資管理規範
頁1 目的 2
2 範圍 2
3 條款及定義 2
4 職責 2
5 內容 2
6 參考檔案及備註 2
7 檔案 2
8 檔案修改 2
9 檔案分發 3
10 任務及流程圖 3
11 附件 3
12 版本 3
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為加強成本核算，提高公司的基礎管理工作水平，進一步規範成品流通、保管和控制程式，維護公司資產的安全完整，加速資金周轉，特制定本制度。
該規範適用於存放在公司外部的一切所有權屬於公司的產成品。
外庫物資是指存放在公司之外，由於銷售的特殊要求而由客戶暫時保管，所有權屬於本公司的產成品。
- 財務部：
1）每週根據客戶服務部提供的外庫物資消耗報告開具銷售發票；
2）如發現銷售出庫單和調撥單有明顯錯誤，敦促物流部及時修改；
3）提供月末外庫數量和金額資料給客戶服務部和物流部參考，監控外庫庫存水平；
4）每月8-12日期間組織一次由財務、物流、客服參加的外庫庫存複核會議，三方依據對賬結果，差異大小、庫存水平、庫齡長短確認下一步應採取的行動並簽字存檔，在下一次會議中首先討論上月遺留問題。
- 物流部：
1）將公司產成品根據調撥通知單以及實際發貨情況，在k/3系統中輸入調撥單將產成品從公司倉庫轉入公司外庫；
2）每週負責將公司系統中的外庫物資數量與相關客戶提供的庫存報表進行核對。如果發現有差異，應組織相關部門，必要時和客戶進行聯絡，及時對帳，找出差異，並交由相關領導審批後協同財務進行帳務處理；
3）根據客戶提供的貨物損失報告在k/3系統中輸入盤虧單，報部門經理及事業部經理審批後由財務入賬；
4）對庫齡超過半年以上或對賬差異較大長期難以解決的產品及時提請各部門及相關領導重視爭取盡快尋求方法解決。
- 客戶服務部：
1）根據客戶需求，填寫調撥通知單，經物控審批後交由物流部發貨至外庫。如果發現k3系統中調撥單有錯誤，應及時通知物流部進行修改；
2）在收到客戶消耗報告後，交由財務開具銷售發票；
3）負責日常工作中協調內部其他部門與外庫物流公司和客戶的聯絡。
- 銷售部：
1）負責與有外庫的相關客戶的協調工作；
2）協助相關部門與外庫進行對帳；
3）因外庫物資損失超過協議範圍或庫齡超長而引起商務爭議時，負責與客戶的協商。
5.1 客戶服務部根據客戶需求,公司實際庫存情況，生成調撥通知單,交物控審批後傳遞到物流部, 物流部將相關資訊錄入系統生成調撥單,並且組織發貨。 客戶服務部每月複核系統中的外庫物資資訊,如有錯誤,及時通知物流部，由物流部改正。
5.2 客戶服務部每週根據客戶的消耗報告,錄入銷售訂單並關聯生成發貨通知單，物流部根據發貨通知單生成銷售出庫單減少外庫庫存，財務根據客戶的消耗報告開具增值稅發票，並在系統中關聯銷售出庫單錄入銷售發票。
5.3 物流部每週根據客戶提供的庫存報告與系統庫存進行核對,如發現差異,應及時會同相關部門,並且與客戶聯絡進行對帳.如果確實是我公司原因,則報經相關領導批准,由財務和物流部進行帳務處理，如屬客戶或外庫物流公司原因，則報客服和銷售部與客戶或外庫物流公司協商解決。
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(while applicable)
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