為明確各部門的合同管理的職責和要求，切實推進全公司專案合同管理工作，有效控制成本和規避法律風險，維護企業利益，促進企業穩定、健康的發展，加強合同管理，避免失誤，提高經濟效益，根據《合同法》及其他有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂本管理制度。
一、合同檔案特點
合同檔案除具有一般檔案共性外，還具有以下的特點。
1、突出的依據憑證性
依據憑證性，是合同檔案最突出也是重要的特點，意思是說依法訂立的合同對當事人具有法律的約束力。合同的訂立、生效、履行、變更以及權利義務的轉讓、終止、違約、責任等等，都必須完全地、唯一地依據合同檔案，否則，就要承擔由此產生的法律後果。由於具有這一作用，在市場經濟體制下，合同檔案時維護當事人合法權益的最直接、最有效的手段之一。
這點特點需要引起領導、管理部門以及檔案工作者的重視。
2、時效性強
時效是乙個法律術語，指時間在法律上的效力。時間本身就是一種法律事實，能夠引起一定的法律後果。《合同法》《民法》等許多相關法律對在合同的要約、承諾、履行以及爭議解決各個不同階段內合同的效力以及當事人各種權力、義務的存在與消滅等均有所規定，可以說時效性特徵貫穿於合同始終。
3、形式與內容的規範性程式較高
合同要對當事人有法律的約束力，其自身必須具備法律規定的許可性，即對於合同本身是否具有法律效力，法律規定了特定的形式，不具備法律所要求的特定形式，該合同就不具有法律效力，視為無效合同。在訴訟中，要證明乙個合同法律效力的成立，就應當以法律要求的特定形式去加以證明。而在合同檔案管理工作中經常發生的「證據滅失」問題，原因正是對合同形式與內容的規範性要求不甚了解，以致在收集、保管過程中缺失了合同檔案的若干組成部分，造成合同檔案法律效力的部分乃至全部的喪失，導致當事人合法權益受到損害。
這些就是設立專人專管的重要性。
二、合同實行統一管理和存放：
1、公司行政工作部門對所有合同原件實行統一管理，各業務分公司、各部門應分別建立健全合同文件的形成、積累、整理、歸檔工作體系，並確定一名專門人員負責合同文件管理。所有公司需要的合同原件由辦公室設專人集中統一保管。記載合同名稱、數量、時間、部門、經營範圍。
保證合同的及時性、連續性、有效性、安全性。以確保合同完整、完全和有效利用。
2、公司綜合管理部檔案室負責集團公司各類合同和影印件的存放。各部門因業務需要合同影印件的,指定專人統一到檔案室領取,並按公司合同管理規定辦理有關登記備案手續。
3、各子公司的合同由各子公司負責辦理年檢、公升級等工作，集團公司合同管理員負責督促、指導、諮詢、檢查、統籌、協調、組織、整理、保管公司所有合同文件，並負責監督指導各業務分公司、各部門的合同管理工作。
4、財務合同、發票及有價**由財務部統一管理。
5、合同文件管理可以以年代結合專案性質進行分類編號。
6、儲存的合同文件每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理，並追究相關人員責任。
7、合同管理組要加強對合同檔案的統計工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
8、合同管理組應根據實際需要編制合同檔案檢索工具，以便有效地開展合同文件的查詢、利用工作。
三、合同檔案管理應著眼於全域性
有別於普通文書檔案，合同檔案的收集、整理和組卷都有很大的不規律性，不可能指望它會像普通文書檔案那樣按時、定期送上門來，稍不留心，就會出現遺漏。因此，在合同檔案的收集、整理過程中，合同檔案管理人員應當與有關業務部門進行合作，明確合同檔案的具體內容，了解合同的履**況，從而確定合同檔案的歸檔範圍，並隨情況的變化不斷進行修訂和補充，從而使合同檔案及時、完整地歸檔有了制度保證。在實際的工作過程中，合同檔案的管理人員還應用系統、發展的眼光看待收集到的合同檔案材料，為今後可能出現的該合同的各種相關或補充材料留下餘地。
在提供檔案合同利用時，可以及時主動地提供相關材料上門服務。總而言之，要著眼全域性，做到未雨綢繆，才能保證合同檔案收集的完整、及時，進而發揮應有功效，維護當事人的合法權益。
收集應及時
這要求檔案工作人員了解合同的辦理情況，正式合同文字簽字儀式都應到場，合同文字一經簽字、蓋章、公證後就及時收集歸檔。對於其他相關的合同材料已經履行過程中當事人之間所有有關合同內容的意思表達信件、催告函件等，也應採取隨時收集的方法歸檔，避免合同檔案的遺漏及時效的損失。
收集範圍應注意全面與準確
通過對合同檔案形式與內容的規範性的分析，我們可以知道，人們對合同檔案的全面性與準確性的要求較之於其他種類的檔案要高很多。這就要求檔案管理專員熟悉相關的法律法規，了解合同的辦理狀況，保證不遺漏與合同有關的檔案材料，能夠準確、有力地反映當事人的合法權益。
提供利用應注意規範
鑑於合同檔案的重要意義，檔案部門在提供利用時，除特殊情況時一般不應提供合同文字原件，而是提供影印件，既方便了利用又減少了磨損，同時對合同檔案的查閱也應制度化，對於事關單位機密的合同檔案應採取保密措施，以免洩露單位機密。
四、檔案管理與業務部門的協作互動
要做好檔案合同的管理工作，離不開業務部門的合作與支援。同時，檔案部門也可以發揮主觀能動性，配合業務部門定期檢查合同的辦理情況，對辦理完畢的新合同或補充協議等及時歸檔，清理遺漏的合同材料，對有期限規定的合同的辦理情況進行通報督促。還應大力宣傳合同檔案的重要意義與相關的法律知識，加強業務部門的檔案意識，為合同檔案的管理奠定良好的基礎。
五、企業合同的借用、借出及影印程式：
各部門因工作急需借用公司相關合同，須出據書面申請，並在申請上註明使用時間、事由及相關事項。經領導同意後，到行政部門辦理借用登記手續。使用合同的部門和當事人，應妥善保管，不得遺失。
用完及時歸還。如合同遺失，應及時向行政部報告。凡遺失合同所造成的一切經濟損失和法律責任均由借用當事人或部門承擔和賠償。
六、管理制度細則
1、公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。
2、合同管理是企業管理的一項重要內容，搞好合同管理，對於公司經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。各級領導幹部、法人委託人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守、切實執行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以「重合同、守信譽」為核心的合同管理工作。
3、合同談判須由總經理或副總經理與相關部門負責人共同參加，不得乙個人直接與對方談判合同。
4、簽訂合同必須遵守國家的法律、政策及有關規定。對外簽訂合同，除法定代表人外，必須是持有法人委託書的法人委託人，法人委託人必須對本企業負責。
5、簽約人在簽訂合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。
6、合同除即時清結者外，一律採用書面格式，並必須採用統一合同文字。
7、合同對各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。
8、簽訂合同：除合同履行地在我方所在地外，簽約時應力爭協議合同由我方所在市人民法院管轄。
9、任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。
10、合同在正式簽訂前，必須按規定上報領導審查批准後，方能正式簽訂。
11、合同原則上由部門負責人具體經辦，擬訂初稿後必須經分管副總經理審閱後按合同審批許可權審批。重要合同必須經法律顧問審查。合同審查的要點是：
（1）、合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。
（2）、合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。
（3）、合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
12、根據法律規定或實際需要，合同還應當或可以呈報上級主管機關鑑證、批准，或報工商行政管理部門鑑證，或請公證處公證。
13、合同依法成立，既具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著「重合同、守信譽」的原則。嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。
14、合同履行完畢的標準，應以合同條款或法律規定為準。沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工並驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為準。
15、總經理、副總經理、財務部及有關部門負責人應隨時了解、掌握合同的履**況，發現問題及時處理或匯報。否則，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。
16、在合同履行過程中，碰到困難的，首先應盡一切努力克服困難，盡力保障合同的履行。如實際履行或適當履行確有人力不可克服的困難而需變更，解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。
17、對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本公司合法權益出發，從嚴控制。
18、變更、解除合同，必須符合《合同法》的規定，並應在公司內辦理有關的手續。
19、變更、解除合同的手續，應按本制度規定的審批許可權和程式執行。
20、變更、解除合同，一律必需採用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律無效。
21、變更、解除合同的協議在未達成或未批准之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。
22、因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責任的以外，均應承擔相應的責任，並在變更、解除合同的協議書中明確規定。
23、以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經發現，從嚴懲處。
24、合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，應按《合同法》等有關法規和本《制度》規定妥善處理。
25、合同糾紛由有關業務部門與法律顧問負責處理，經辦人對糾紛的處理必須具體負責到底。
26、處理合同糾紛的原則是：
（1）、堅持以事實為依據、以法律為準繩，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為準。
（2）、以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生後，應及時與對方當事人友好協商，在既維護本公司合法權益，又不侵犯對方合法權益的基礎上，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。
（3）、因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，保障我方合法權益不受侵犯；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，並盡量採取補救措施，減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。
業務管理制度
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