辦公室管理

一．1、簡述辦公室工作的考核方法。

答：1、分級法（個人排序法）：將全體辦公室工作人員按工作成績進行最優至最劣的排序。

2、清單法：事先擬就乙份考核清單，以明確的評語與被考核者的工作實際相對照，讓考核者選擇。

3、量表法：將考核的各項因素，全部劃分等級，設計量表，供考核者選擇。

4、關鍵事件法：為每一工作人員設立「考績日誌」後「績效紀錄」，由考核者隨時紀錄。選擇與其崗位工作直接相關的突出事件（如重要建議被採納或乙個錯誤行為導致不良後果），進行記載。

5、評語法：以最常見的一篇簡短的書面鑑定來進行考核，內容主要是談及被考核者的優缺點，近視於組織人事部門對幹部員工的簡介。

備註：（1）個人排序法是把員工從最好到最差排出順序。雖然有些員工之間差別很小，但這種方法不允許名次並列。這樣就能清晰地對員工績效排出從最好的到最差的順序。

（2）關鍵事件法將績效評估的注意力集中在那些突出事件上。這裡的關鍵是：描述的重點必須是具體的行為，而不是定義模糊的人格特質。

關鍵事件法可以為員工提供豐富的行為榜樣，讓員工知道哪些行為是符合要求的，哪些行為是需要改進的。

2、制定辦公室工作程式的原則。

答：1、準確的原則 2、迅速的原則 3、保密的原則 4、密切聯絡群眾的原則 5、一切從實際出發的原則 6、精簡、高效的原則 7、嚴密、科學的原則 8、協作、配合的原則

3、浪費時間的「罪魁禍首」是自己，時間管理的實質就是自我管理，請進行具體分析。

答：為了確切了解「時間管理就是自我管理」，我們必須首先客觀地衡量自己運用時間的方式，即記錄自己的時間使用情況。

你可以記載每15分鐘的活動。為避免記憶力不可靠，你最好每隔15分鐘或半小時即在表中第二欄記載進行過的各種活動。其次，按每一活動的重要性的大小在表中第三欄裡圈出適當的數字。

所謂重要性，即指實現目標的貢獻的大小。對實現目標貢獻愈大者，其重要愈大，反之亦然。比如：

1.今天有哪些事情是在適當的時間做了？2.

今天有哪些事情不是在適當的時間內做的？為什麼？3.

今天工作中最大的干擾是什麼？為什麼產生這樣的干擾？這種干擾能否予以控制和排除？

等。4、簡述有效運籌時間的原則。

答：1、決定優先次序和輕重緩急（priority）。2、專心（集中注意力）。

3、切實訂下完成計畫的期限。 4、把重要計畫分成幾個部分。 5、列好約會的清單。

6、必要是說「不」。 7、列好「待辦之事」清單。 8、定期修正長期和短期的目標。

9、把工作重心放在目前。 10、有不明白的事情要勇於請教。 11、找出處理每一件事情的最好的方式。

12、估計做每件事情所需要的時間。 13、避免雜亂。 14、在接到來信來電的當天就回信回電。

15、先做好必須做的緊要事情。 16、記住自己才是生活和時間的主人。

5、簡述辦公室時間運籌的策略方法。

答：1、並列運籌法 2、交叉輪作法 3、定期盤點法 4、遇事三問法 5、集中高效運籌法

（1）並列運籌法也叫複線運籌法，即在同一時間裡，同時做兩件或多件事情的安排時間的方法。人們常說，一心不能二用。其實不盡然，有時一心可以二用。

現代腦科學已經告訴我們，人的不同行為是大腦不同區域支配的，乙個人可以同時幹兩件事情。幹一件事而一舉兩得，這是提高時間利用率的好方法。

（2）交叉輪作法當對某一種工作用腦時間過長，感到疲勞或效率減低時，就不要勉強做，可變換一下工作內容，或進行一段有興趣的其他活動，使大腦得到調節和休息。交叉輪作法就是採取交叉更替運籌時間的方法，把一天的活動內容交叉進行安排，以提高效率。它的運用原理是：

在一定時間內，為了保證科學用腦，緩解腦細胞，使其不長期處於興奮狀態，以免造成過度疲勞。好比農業領域中交叉輪作以提高產量的方法。

（3）定期盤點法「盤點」就是計算執行一項計畫所需要的時間，確定行事的次序，規定完成計畫的最後期限。定期盤點法就是出於使時間使用更趨合理的目的，而定期「盤點」對時間的利用情況，根據主客觀條件的變化而重新評價工作計畫和重新安排投入的時間。

（4）遇事三問法：為了以盡可能少的時間辦好盡可能多的事情，從而節約時間，而對面臨的事情提出三個問題。一是能不能取消它？

如果沒必要做，或是做了也沒有效果，就可以考慮取消它。二是能不能與別的事情合併辦理？三是能不能用費時更少的方法辦理它？

（5）集中高效運籌法集中高效運籌法是指在精力最充沛、最旺盛，智力活動最佳，注意力最集中的那段時間裡，安排最重要的工作內容。人的智力活動最佳期是各自不同的，有的人在早晨，有的人在下午，而有的人卻在晚上。要把最重要、最關鍵的工作內容，安排在每天的最佳用腦時間裡去進行，以保證高速度、高效率、高質量。

二。1、簡述辦公室工作的基本原則；

答：（1）.準確的原則；辦公室的任何工作都關聯著領導機構的工作。可以說，辦公室工作的準確性，相當程度地保證了領導工作的準確性，保證了領導工作的正常運轉。

(2). 迅速的原則；迅速，就是要求工作及時、高效。

(3). 保密的原則；黨政機關製發的檔案，大部分都具有不同程度的秘密性，尤其是高階領導機關製發的檔案，有許多涉及黨和國家的重大決策，涉及國家政治、經濟、軍事等核心機密，是敵人獵取的主要物件。

(4). 密切聯絡群眾的原則；辦公室直接貫徹領導班子的各項決議，為領導服務；又直接面向廣大群眾，代表領導同群眾打交道。

2、簡述辦公室機構設定的原則；

答：（1）目標一致原則。乙個單位或系統首要關鍵是確立目標。

目標的明確與管理工作有效性是緊密相聯的。（2）職、責、權一致原則。職是職務，責是責任，權是指依據任務所賦予的權力。

職、責、權一致是指機構設定以任務為依據，因事設職。（3）效率原則。機構的設定目的在於實現既定目標。

（4）依法設定原則。對於國家各級機關來說，機構設定必須依照國家組織法規定並經過正式手續報上級批准。（5）精簡原則。

辦公室是根據單位體制、規模、業務範圍大小，以及工作特點而設立的。也就是說要因事制宜。（6）層次管理原則。

層次管理原則要求，根據辦公室性質任務、工作量分設若干部門和建交。做到層層負責、分級管理、上下配合、左右協調

3、如果你是辦公室主任，你將如何考核你的成員；

答：一般情況下都從日常工作中,根據員工的工作表現和工作效率來考核。

4、如果你是老闆你將如何選聘和要求你的辦公室主任

答：1、掌握行政職能、行政組織等行政管理學的基本知識，掌握人力資源管理相關知識；

2、能夠熟練運用操作各種辦公裝置，熟悉辦公室相關流程，掌握各種公文處理流程以及各種常用公文的寫作；

3、語言、文字表達能力強，思維敏捷，洞察能力強；

4、有企業活動的策劃和組織能力，有對外聯絡交際和對內各部門工作的協調能力；

5、有帶領、管理、組織、協調、激勵團隊的能力和較強的執行能力

5.辦公室主任的基本要求

答：準確：要掌握準確的情況，以便輔助領導決策，並對下屬實施領導。在辦理具體事務方面，要準確無誤，不能粗心大意。

及時：辦事行文要講求效率，及時迅速地貫徹執行領導的指示，不推諉拖延。

落實：對各項辦公室事務要進行妥善而周密的安排和落實，並且隨時進行督促檢查。

保密：要樹立牢固的保密意識，嚴格保密措施，做好保密工作。

6.辦公司主任的職責

答：一、承辦職責是辦公室主任的首要職責

二、參謀職責

三、管理職責

四、協調職責

7. 辦公室主任的工作方法

答：一、科學思維

二、思想教育

三、領導作風

四、科學管理

五、用人藝術

8. 辦公室主任工作的特點

答：1政治性：黨的路線方針政策；法律法規；本組織規章制度。

2輔助性：當好領導的參謀和助手；不可越俎代庖。

3全面性：輔助實際執行或研究討論；關注政治經濟或科技文教等；協調各個職能部門不管的雜事。 4事務性：上傳下達；來賓接待；會務活動；檔案處理；評優頒獎等等。

5保密性：檔案保密；科技成果保密；外事保密；會議內容保密等。

三．1、簡述辦公室工作中的遇事三問法。

答：遇事三問法：為了以盡可能少的時間辦好盡可能多的事情，從而節約時間，而對面臨的事情提出三個問題。

一是能不能取消它？如果沒必要做，或是做了也沒有效果，就可以考慮取消它。二是能不能與別的事情合併辦理？

三是能不能用費時更少的方法辦理它？

2、簡述辦公室工作中的「瓶頸現象」及預防措施。

答：長時間的重複工作，就會出現瓶頸現象，預防措施：1.

認清形勢，解放思想，增強做好辦公司工作的緊迫感。2.要熱愛辦公室工作，甘當機關工作勤務員。

3.轉變工作作風，改進工作方法。4.

加強學習，不斷提高自身素質。

3、簡述規劃-計畫-預算系統

四、1、簡述處理溝通障礙的技巧。

答：（1）提高資訊傳送者與接收者的素質。資訊溝通主體要努力提高文化素養和知識水平，掌握現代資訊傳輸技術。

（2）加強人際交往，建立相互信任與合作的關係。只有相互信任，領導和下屬之間，以及員工之間才能推心置腹地交換意見，共同為組織目標奮鬥。

（3）精簡機構，減少溝通層次，建立高效資訊溝通網路。減少行政機關的機構層次，簡化資訊的傳遞渠道，可以減少資訊的失真率。

（4）積極開發多種型別的新型溝通渠道。例如，**、郵政、電報、傳真、電郵及其他網路通訊工具等。

2、試論述辦公室人際關係如何改善。

答：1、提高認識，形成正確的**導向。 2、建立合理、高效的組織結構。

3、調整辦公室管理理念。 4、提高辦公室工作人員的自身修養。 5、掌握辦公室人際關係協調的一些方法。

角色體驗法；對話溝通法；情感投資法；求同存異法。

角色體驗法：讓辦公室人員有機會體驗對方的處境，經常從他人的角度，而不是僅僅從自己的角度，來審視問題，了解他人的需求和感受，客觀地認識和理解問題。有三種方式，分別是上行體驗法、下行體驗法和平行體驗法。

對話溝通法：辦公室人員針對工作過程中出現的各種問題進行積極有效的對話溝通。溝通過程中要正視問題，誠懇待人，真誠地交換意見。

要把對話作為乙個相互理解的過程。對於對方的長處，要積極肯定。

情感投資法：在緊張的工作之餘，辦公室工作人員可以通過聊天和娛樂活動等形式，逐步地培養彼此信任、相互理解的情感，建立融洽的辦公室人際關係。

求同存異法：對於工作過程中存在的分歧，辦公室工作人員要本著求同存異的原則，尋找雙方彼此的共同點，以提高辦公室工作人員的相互信任和相互理解。

辦公室管理

辦公室管理

辦公室管理

辦公室管理

相關推薦