辦公室管理

主編 :林蘇慧

副主編:高科峰

校對人: 陳功慶

辦公室事務管理

第二章辦公室環境（p29）

2工作場所的布局有哪幾種形式，你所在的組織採用的是哪布局？你怎樣評價這種布局？工作場所的開放式布局的優、缺點各是什麼？你認為對這種布局進行哪些方面的修改，才能使其更加完善？

1.開放式布局 2 封閉式布局

開放式布局的優點：在開放式布局中，每個人的辦公位置十分靈活多變，隨時隨地可以根據工作需要來回移動；同事在開放式布局中可以減省辦公空間，易於員工之間進行交流。上司和員工共用辦公空間可以方便他們之間的交流和監督；還可以保證服務的集中化和共享辦公裝置。

開放式布局的缺點：首先是在這樣的環境下我們很難靈活地調整辦公空間的擺設和結構，難免在調整過程中「牽一髮而動全身」；其次很難進行機密的工作；同時還難以讓員工集中注意力，個人的工作容易受他人的干擾，噪音太大，工作人員的談話聲、機器裝置聲。特別是高速影印機的喧鬧聲以及**鈴聲等都會影響辦公人員的工作，員工很難找到自己的私人空間。

3辦公桌的布置主要包括哪些方面的內容？

1裝置物品要放置適當，擺放有序。

辦公桌大小要適中，以足夠放置常用的辦公用品，並有空餘的位置進行工作。要排放好辦公桌上的東西，將最常用的物品，如**、文具盒、便箋等，放在不必起身就可以伸手拿到的地方，離辦公桌不遠的地方則可放置常用的參考書和檔案盒。辦公桌上應盡可能少放東西，桌上所放的東西應以夠用為度。

辦公桌的抽屜裡，可以排列有序地放好信封、公文紙、訂書機、複寫紙、膠水、塗改液等。

常用的資料夾應該整齊地疊放在桌邊或直立在檔案架上，同時要按照一定的方法予以分類管理，並注意保密檔案和不常用檔案要按照要求存放在安全的地方或者檔案櫃裡面。

2共用物品要擺放有序

檔案櫃裡面的共用檔案要按照管理制度嚴格管理，便於部門人員使用；公用辦公用品櫃中的物品也要放置規範，通常重的、大的放下面，輕的，小的方上面，便於取用。

一些常用的公用物品，如**號碼本、航班表、火車時刻表、字典等按辦公室要求放在可以方便取閱的地方，以免給人帶來不便。

接待區為來訪人員準備的宣傳產品、資料以及報紙雜誌應整齊的擺放，並及時更新整理，保持良好的對外形象。

4列舉在辦公室的危險隱患，並陳述應採取的預防措施。

（1）地、牆、天花板、門、窗中的隱患，如離開辦公室前不鎖門。

（2）室內光線、溫度、通風、噪音、通道等方面的隱患，如光線不足或者光線刺眼。（3）辦公家具方面的隱患，如電腦鍵盤桌面過高，難以用正確的姿勢操作。

（4）辦公裝置及操作中的隱患，如電線磨損裸露。

（5）工作中疏忽大意造成傷害的隱患，如站在帶輪子的椅子上舉放物品。

（6）工作中疏忽大意造成洩密的隱患，如影印時將保密原件忘在影印機玻璃板上。

（7）火災或消防中的隱患，如亂扔菸頭、滅火器前堆放物品等。

第三章常規辦公室工作（p78）

5 簡述報銷商務費用的具體步驟

（1）申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況，並親自簽字。

（2）該報告或該錶必須經過組織確定的授權人審核同意，並簽字批准。

（3）在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現金，都要向對方獲取相應的發票，其內容中填寫的時間、專案、費用等應與使用者實際用途相符。

（4）商務工作結束，申請者應將發票附在「出差報銷單」後面，並親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據和報銷憑單後，方可返還現金。

（5）如果實施商務工作時，計畫的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，在得到許可和批准後，超出的部分才可得到報銷。

6如何看待蓋有公章的空白介紹信的具體使用。

第五章辦公效率及時間管理（p133）

7工作日程安排需要注意哪些方面。

一、日程安排須知

（一）順序的先後與時間的分配。掌握上司的工作脈絡以及公司內、外組織的關聯，經常考慮應該先做哪項工作並向上司請示報告。

（二）進行預約的方法。預約是以書面或口頭（**）方式來進行的。

（三）合理地安排日程，時間上留有充分的餘地。安排上司的工作日程，在時間上一定要留有餘地。

（四）內外兼顧。隨著公司的發張和業務的壯大，上司會越來越多的與外界打交道，但作為乙個上司，他必須內外兼顧。

（五）提高效率。上司要到幾家公司拜訪，針對拜訪的順序要制定好最佳路線，減少耽誤的時間。

（六）適當保密。上司的日程表給上司乙份，給其他科室的要適當的簡略，以防洩露機密。

（七）事先同意。在安排上司的日程時，無論是一般的工作還是重要的工作，都要事先徵得上司本人的同意。

8工作計畫表的編制過程是怎麼樣的？有哪些需要注意的地方？

（一）編制步驟

（1）於本周的前幾天，將工作預定表分發給每個高階管理人員，請他們將自己下一周內的預定事項寫清楚。

（2）週末，要將每位高階管理人員的預定表收集上來加以整理。如果有的高階管理人員無暇填表，則秘書就要直接以口頭詢問的方式，得到回答後，幫他填表。

（3）仔細閱讀每位高階管理人員的預定表，並與月計畫、備忘錄進行核查，若發現有矛盾，立即向本人詢問，以便及時調整。

（4）將預定表編製成下週計畫表，影印成副本，將正本送給每位高階管理人員本人。

注意事項

1）不論是年、月和周哪一種計畫表，都須歸納為一頁，以便於查閱。畫出表示時間的線段，一看便可以掌握開始時間、所需時間等。這種線段考慮了上司的工作時間帶，標明了某項活動的必要時間。

（2）計畫表設有日期、時間、地點、預定事項、備註等幾項內容。

（3）不要把全部按上司所交代的預定事項列入計畫，而要以上司能否按計畫行事為基礎編制計畫表。

（4）對於處理完畢的工作，從計畫表上刪除，這樣可以清楚計畫落實完成的情況。

（5）秘書應該謙虛豁達，謹慎地處理計畫表中的變更事項，避免引起有關人員的誤解。

（6）周計畫表和日誌卡片用畢後歸檔。

第六章資訊資源管理（p157）

9辦公室的資訊管理有哪些特點？

(一)相對的全域性性。作為乙個大的資訊系統，一般都由母系統與子系統或主系統與分系統構成。

(二)廣泛的社會性。辦公室的資訊工作，不同於其他業務部門，相對而言，它的資訊渠道多，**廣，具有廣泛的社會性。

(三)科學的預見性。科學**是領導機關和領導者對管理系統實行有效控制的前提條件。

(四)事實的精確性。各級辦公室部門的資訊工作都是直接為領導決策服務的，具有較強的思想性和政策性。

(五)行為的便捷性。各級辦公室部門開展資訊工作既有溝通上下、左右的固有渠道，又有在改革中開闢的四通八達的新途徑。

(六)與領導決策的不可分性。辦公室部門既是各級領導運籌決策的參謀部，又是領導實施政治活動的組織部。

資訊管理的程式一般有哪些環節和要求？

（一）資訊的篩選

1．登記； 2．分類； 3．篩選。

（二）資訊的加工

1．資訊加工的方法

（1）點、面結合法。（2）定量、定性結合法。（3）反映、**結合法。

2．資訊加工的要求

資訊加工的要求是既要有廣度，又要有深度。橫向綜合要有一定的覆蓋面，縱向綜合要反映工作全貌；綜合處理後的材料要有情況、有分析、有對策或做出事物發展趨勢的**，以供領導人參考。

第七章檔案管理(p196)

10檔案利用的不同方式有哪些？

（一）開設閱覽室，直接提供檔案原件或複製件借閱

（1）閱覽室的設定需兼顧優質服務和嚴格管理兩個方面。

（2）建立必要額規章制度以維護閱覽室的秩序與檔案的安全。

（3）為方便科技人員快速大量的查閱，在某些企業、事業單位，可以有條件的地實行內部開架閱覽。

（二）檔案外借。按照一定的制度和手續，將檔案帶出檔案館或檔案閱覽室、使用。

（三）制發檔案複製本。根據檔案原件制發各種複製本，是開展檔案利用工作的一種重要方式，又稱複製**。

（四）出具檔案證明。檔案證明是檔案保管單位在申請詢問、核查某種事實時，把所藏檔案中有關記載為利用這具有的書面證明材料。

（五）提供諮詢服務。檔案人員以檔案為依據，以自己掌握的業務知識和專業技術知識為基礎，為查詢者提出的問題進行解答，或指導利用者獲得有關某一方面的線索。

（六）印發目錄。這種方式多用於科技檔案的利用服務工作。

（七）舉辦檔案展覽。檔案展覽是根據某種需要，按照一定主題，系統地陳列檔案材料。

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