辦公室管理

2、公用易耗品主要包括哪些？

辦公用易耗品主要有：

（1）信封、紙張；

（2）軟盤、光碟等；

（3）鉛筆；

（4）原子筆；

（5）簽字筆或鋼筆；

（6）修正液或修正帶；

（7）印盒；

（8）各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期

號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；

（9）小刀；

（10）日曆等；

（11）其他，如標籤紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大

頭針、紙夾等。

3、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關係如何？

文員工作分為三個步驟：計畫、實施和檢查。

（1）計畫的步驟，要充分了解即將開始的工作內容，並思考以什麼方法進行效率會最

佳。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的

工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。

（3）檢查的步驟，要分析計畫和實績的差異，並把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質的工作加以比較分析。

其次，說明三個步驟之間的關係。

三者的關係為：

先作計畫，付諸實施，然後檢查結果，圍繞「計畫——實施——檢查」這樣乙個滾動的

過程開展。三者相互聯絡形成乙個迴圈。

文員首先要仔細制定計畫，然後根據這個計畫去實施，並嚴格檢查其結果，使得這個結果對下一次的計畫有所幫助和啟示。

4、按照「優先順序」處理工作原則，虛擬乙份半天或一天工作（或家務）計畫書。

本題的例子請同學們見教材第28頁。同學們可以參照教材上的例子，自己制定乙份計畫書，不要抄襲。

5、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談談你的工作體會或對此工作方

法的認識。

1．請示方法和報告方法；

2．計畫方法和總結方法；

3．受意方法；

4．傳達方法；

5．進言方法；

6．變通方法和擋駕方法；

7．分工方法與合作方法。

受意就是文員接受和領會上司的意圖。可以分為直接受意（即領會上司在會議講話、檔案批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發表的意見和想法等，易於文員判斷和領會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發表的意見和看法等）

。受意方法要注意：

（1）善於領會上司意圖，不要曲解上司意圖；

（2）備好記錄本，記錄下指示要點；

（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；

（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；

（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，並要注意方式、態度；

（6）接受指示後，要不失時機地貫徹實施。

結合實際談體會。

我曾經經歷過一件事情，使我充分認識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。

才開始工作時，我到一家房地產公司當文員。有一天，總經理把我叫到辦公室讓我寫乙份公司的簡介，內容要包括四個部分——公司的歷史、公司的現狀、公司的硬體和軟體配備、公司取得的成績。當時，我沒有經驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事後，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經理。

只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。後來，我再次向總經理詢問，並備好了記錄本做好了記錄，根據總經理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。

作業2一、從文員工作的角度對比說明打**和接聽**的異同。

（1）都應先問好，再傳達自己的資訊；

（2）都應保持耐性、熱情的態度；

（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；

（4）都應簡明扼要表達自己的意思。

異：（1）打**應首先查清楚對方的**號碼；接**應等**鈴響2—4聲就接聽。

（2）打**應將重點部分在掛**之前再確認一遍；接**則沒有這一步。

二、了解「電視會議」、「互動式**會議」的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優劣或應注意的地方。

（1）基本用途：

「電視會議」主要用途是使相隔較遠的雙方可以面對面地交談，共享檔案、圖表、錄象帶等資料。

「互動式**會議」的基本用途是使單位或個人可以在任意一部**機上組織多方的國際、國內或本市的**會議，聲音清晰宛如一室。

（2）兩者與一般會議的不同：可以消除時空上的侷限性。

（3）各自的優劣：

「電視會議」——

優：通達範圍廣，消除時空上的侷限性，生動形象；劣：技術上的要求較高。

「互動式**會議」——

優：方便、省時、高效，消除時空上的侷限性，具有保密功能、報數功能和歡迎詞**

功能；劣：費用高，技術含量高。

三、簡要回答郵件分揀的一般標準。

（1）按照收件人的姓名分揀；

（2）按照郵件的重要性分揀；

（3）按照收件部門的名稱分揀。

四、怎樣處理上司不在時的郵件？

本題的答案請同學們見教材第72頁。教材上有明確的答案，在此不再詳細說明。

五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？

（1）上司正在開會時；

（2）上司繁忙時；

（3）上司即將外出時；

（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。

作業3一、日程安排計畫表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制乙份××預定表。

日程安排計畫表的種類：

（1）年預定表。是企業在每年度例行的主要業務活動，及有關公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創立紀念日、年休假等。一般於年初將整個年度的活動事項整理成表，再通知各部門。

（2）月預定表、周預定表、日預定表。

月預定表是從年預定表中抽出乙個月的預定計畫，以乙個月為單位，填寫該月要進行的會議、面談、出差、訪問等預定計畫。

周預定表是乙個月預定計畫中的一周計畫，此預定計畫比月預定表更詳細。

日預定表則是從周預定表裡寫出一天的預定計畫，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業務活動。

各種預定表的編制請同學們參照教材p.166—p.170上的例子，編寫。

二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？

提神醒腦的服務。

上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備溼毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發地工作。

私事方面的協助。

協助的方法應視實際情況，其一是與業務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：

（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關係到上司的形象問題，所

以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。

（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的

關係來協助他解決私人的事務。

財物管理。包括：

（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入**者，以及薪

金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。特別是稿費、版稅、演講費等副業收入多的時候，

由文秘人員保管單據，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續。

（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。文秘人員應將支票

簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。

其他。如每年的各種節日，上司收到禮物，有時要文秘人員**致謝函，並做紀念保管。

3．第三題主要是給同學們提供了乙個編寫「工作任務單」的範本，同學們可以學習一

下。最好能夠根據這個範本，結合自己的工作實踐，編寫乙個「工作任務單」。

作業4一、簡單闡述口頭語言的基本特徵及敬語應用的一般場合。

口頭語言的基本特徵：

（1）語音聽過就立即消失，但語義讓人明白了，可能留在記憶中；所以發聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規範，使人一聽就明白，並留下印象。

（2）有重音。口語中，需要強調的成分，都是通過重音表達的。

（3）有歧義。因為漢字一音多字。

（4）口頭語言視時間、場合、物件的不同而有所不同。比如，莊重的場合，口語應規

範、簡明些；休息時間，口語可生動些，語調也可輕鬆、愉快些。

敬語使用的一般場合：

（1）對於自己尊敬的人，當然會使用敬語。

（2）與並非熟悉的人或是在正式場合（生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話）也需要

使用敬語。

（3）敬語一般針對：

年長或比自己輩分高者；具有較高職務、職稱或社會地位者；給（給過）自己恩惠者；

有求於對方，或希望得到對方幫助，或好感者。

二、簡要闡述社交話題的選擇。

合適的話題包括：

（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；

（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；

（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人

情等；（4）比較高雅的話題，如古典**、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；

（5）積極、健康的生活體驗的話題；

（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。

不合適的話題包括：

（1）應當忌諱的話題。如個人私生活等。

（2）令人不快的話題。如疾病、殘疾、死亡、**、醜聞、**等。

（3）過於敏感的話題。如個人的特殊的生活習慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。

（4）自己不甚熟悉的話題。如對於專業問題略知皮毛就不應隨意發揮。

（5）誇耀自己的話題。

（6）庸俗的、色情的話題。

（7）不宜談論的保密的話題。如涉及商業機密的話題。

三、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用範圍如何？

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