專業委員會學術交流團
總體接待方案設計
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撰寫團隊：
撰寫時間： 目錄
一、接待任務 3
（一）任務分析 3
（二）客人分析 3
（三）接待優勢 4
二、前廳接待方案 4
（一）客人到店前的準備工作 4
（二）客人到店時的工作 4
（三）前廳應注意的事項 5
三、客房接待方案 5
（一）迎客的準備工作 5
（二）迎客前的房間布置工作 6
（三）客人住店期間的服務 6
1.住店期間日常服務 6
2.開夜床服務的相關細節 7
3.創意夜床服務環節 7
（四）客人離店環節的服務 8
四、宴會接待方案 8
（一）中餐 8
1.宴會時間、型別、標準 8
2.中餐主題「東方神韻」的說明 8
3.中餐檯面設計、颱型 8
4.宴會場地布置 9
5.餐前準備 9
6.席間服務 10
7.餐後服務 10
8.宴會選單 10
9.突發事件及處理方案 11
（二）西餐 12
1.宴會時間、型別、標準 12
2.西餐主題「海風韻」的說明 12
3.西餐檯面設計、颱型 12
4.宴會場地布置 13
5.餐前準備 13
6.席間服務 14
7.餐後服務 14
8.宴會選單 14
五、會議接待方案 15
（一）會議基本資訊 15
（二）會議場地設計 15
（三）會議前準備工作 17
（四）會議中的服務 17
（五）會議間的注意事項 17
（六）會議結束的服務 17
六、附件 18
2.接待日期：2023年7月6號
3.參會人數：40位先生、40位女士。
4.住宿需求：團隊統一入住
5.用餐安排：中餐50人，西餐30人
6.其他要求：7號開會，8號考察，大部分客人返程，9號結束。
本次我們需要接待的是乙個80人的學術交流會，人數比較多，所以一定要提前與對方組織領導溝通好，掌握客人的客史資料，問清客人有什麼特殊要求，需要什麼樣的特殊服務，並且要根據學術交流這個主題特點為客人設計餐飲、宴會。
我們頤中皇冠假日酒店擁有優越的地理位置，並且我們酒店可以根據對方學術交流會的特點設計專門的團體接待，另外我們酒店的中、西餐宴會接待做的都非常好，我們酒店多次承接團隊接待工作，經驗豐富。
1.確認客人到店時間提前做出準備，在大廳一側設計乙個工作台用於接待。
2.由營銷主任提前掌握客人資料，提前製作好房卡、歡迎信（詳見附件一）等。
3.客房經理檢查房卡是否正確，並填寫好入住登記單（詳見附件二）的相關內容。
4.抵店當天準備好41套標準間，並且安排在同一樓層（16層）。由客房主管再次檢查房間設施是否能正常使用以及房間衛生。
5.提前兩天列印出80名抵店人員分房名單，併發到客房部、禮賓部、餐飲部、宴會部，並在前台接待處存檔。
6.客人抵店前，大堂副理安排好專門的行李員提供行李服務。
7.賓客抵店前15分鐘大堂經理通知迎賓員在大廳等候，要求服裝整潔、精神飽滿、 面帶微笑。
8.檢查會議室，在相關時間段要保證會議室的正常執行。
9.要準備一位秘書，以備不時之需
10.44位8號離開的客人，兩人同住一間；30位9號離開的客人，兩人同住一間，方便酒店退房登記，也可以將22間高階雙人床房多一天的價值。
11.專業委員會委員與其助手同住一間，市場營銷專業人才與**一等獎獲得者同住一間，二等獎與三等獎獲得者同住一間,其他人按性別分配。
1.在客人抵店時，大堂經理在前廳接待客人。
2.客人隊伍抵店時，門僮開門並用飯店標準語言對客人說「歡迎光臨青島頤中皇冠假日酒店」 。
3.大堂副理代表飯店歡迎客人領導，並把客人介紹給負責接待的部門經理。通知行李員拿行李。
4.客人到店只需出示身份證，再次確認即可拿房卡入住。
5.行李員攜行李引領客人至各自房間。
6.途中大堂副理向客人簡單介紹飯店的服務設施。
7.行李員按照客人要求將行李放在指定位置，大堂副理檢查確保準確無誤，並祝願客人入住愉快。
8.客人住店期間，在酒店門口擺放**
一、二、三等獲獎者名單的宣傳牌，表示祝賀。
1.提前為客人準備歡迎信，水果籃（女賓房：紅富士兩個、火龍果乙個、香蕉一串、木瓜乙個,男賓房：
紅富士兩個、火龍果乙個、香蕉一串、荔枝一串)，客房準備好報刊（青島***和人民文學）等，布置酒店大堂掛置歡迎橫幅。
2.總機、賓客服務中心要熟悉客人的房號、姓名、職務，以便接到客人的來電時，能夠稱呼客人的姓名、職位，為客人提供服務。
3.提前詢問客人是否需要叫醒服務，若需要則再詢問客人需要人工叫醒服務還是自動叫醒服務。
4.提前準備好客人入住登記單，寫清每位客人基本資訊，以便為客人辦理登記入住時只需簽字即可。
5.提前為客人安排專門的行李員，在客人進店、離店時及時提供行李服務。
6.在客人離店前為客人準備好賬單，並確保賬單準確無誤。
1.團體vip客人到來前，入住房間衛生合格，房內用品準備齊全，房間要由客房部經理或主管嚴格檢查，最後由大堂副理最後檢查認可，檢查後退出房間並鎖上房門。
（1）客房統一安排在16樓，統一為皇冠高階雙人床房，總共41間。
（2）80位中國客人房間的背景牆顏色以暖色調為主，在房間角落放置代表中國文化的裝飾物（如龍圖騰，青花瓷）。
（3）如果個別客人有特殊要求，可以及時調整房間型別和房間布置。
2.團體vip客人抵店前30分鐘，開啟房門，開啟室內照明燈。
3.在團體vip入住5分鐘內，根據客人數送上歡迎茶和小毛巾。
4.簽發團體vip客人客房布置單，明確本部門接待任務和要求以及本部門的接待計畫，責任落實到人。
1.在每個房間桌子上擺放乙份半島***和乙份文學報（人民文學）。在獲獎者房間內放置祝賀信。（詳見附件三）
2.在團體vip客人入住前一小時擺設好鮮花（牡丹）和果籃（紅富士、火龍果、香蕉、木瓜或荔枝）或者擺放一些小點心和茶葉。
（1）禁忌在專業委員會委員房間內放置任何花卉（以防專業委員對花卉過敏）。
（2）禁忌在行業專業人才房間內放置高糖分水果（如西瓜，菠蘿，葡萄等）。
3.團體vip客人客房準備好總經理的歡迎信和名片。
（1）如遇「請勿打擾」牌，在門下或門把手上放置開床卡片；
（2）在團體vip客人開會之前打掃房間，補充客用品，每天一次；
（3）床邊墊巾和拖鞋放置到位；
（4）窗簾平整地全部拉攏；
（5）房內用早餐卡及環保卡放置在醒目位置；
（6）廢紙簍被清空；
（7）菸灰缸洗淨清空；
（8）所有用具歸於原處；
（9）客人散亂的衣物（非貴重物品）摺疊整齊、碼放有序；
（10）所有鞋子成雙整齊碼放；
（11）補足文具用品；
（12）更換已用過的餐具或飲具；
（13）報紙、雜誌碼放整齊；
（14）電視機櫃開啟，遙控器放置床頭櫃方便取用的位置；
（15）電視節目單齊全有效；
（16）電視機櫃已開啟，遙控器放置床頭櫃方便取用的位置；
（17）電視節目單齊全有效；
（18）應賓客要求更換用過的毛巾；
酒店工程VIP接待方案
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