2023年全省教育系統
公文傳閱重技巧科學服務上水平
陝西科技大學
2023年12月6日
辦文是辦公室工作的主業、核心，而公文傳閱又是辦文的重要環節，是實現下情上達、上情下達的重要方式，是大政方針和命令指示得以實現的重要途徑,通過公文傳閱，學校領導成員及有關部門掌握資訊，交流認識，達成共識。公文傳閱的好壞直接影響到領導的決策進展和決策質量。近年來，我校文秘工作者不斷吸取經驗、優化傳閱流程、提高傳閱質量，力求更好地為領導決策服務。
一、我校公文傳閱現狀
1.建立健全制度，規範公文傳閱流程
提高公文傳閱質量，根本出路在於加強規範化、制度化建設。長期以來，我校認真貫徹落實《中國共產黨機關公文處理條例》及《陝西省國家行政機關公文處理實施辦法》等規章制度，結合本校實際，制定了具體的規章制度，不斷規範公文傳閱流程，明確職責範圍和工作標準，並將部分制度做成標牌，認真接受師生監督和建議。公文傳閱規範化，使上級的重要檔案、重要會議精神、重大問題部署迅速、準確、有序地上傳下達，使學校整體工作呈現出圍繞中心、整體聯動、互相配合的良好局面。
2.準確把握原則，保證公文傳閱順暢
我們認為公文傳閱必須準確把握有序、及時和安全的原則，而不是簡單的收收發發，在具體實踐中，我們也做到了這一點。
講求程式性。公文傳閱是乙個環環相扣的系統工程。我校所有收文採用「乙個口子」進的原則，辦公室作為公文收發總漏斗，對公務資訊進行及時、順暢、無誤地處理，確保了學校上下政令暢通、運轉靈活、上下合拍。
知悉性公文按照主要領導、主管領導、其他領導的順序進行傳閱。執行性公文先傳主管領導，請主管領導作貫徹性批示，再依照批示進行傳閱，執行部門按主管領導的意見，及時作出安排，抓好落實。對於時間性強、密級不高、涉及面廣的檔案，辦公室專人負責列印、影印成多份，方便各閱文單位或個人同時閱看。
注重時效性。辦文人員始終保持高度的時間觀念，明確辦文時限，確保公文處理工作的整體效率。對急件、特急件，由辦文人員直接呈送相關領導，按照隨收隨送，隨送隨籤，隨籤隨發的原則進行傳閱。
遇到某位領導外出，檔案又急需辦理的情況，辦文人員在收文的第一時間通過**、簡訊的方式將檔案內容傳達給領導，以便盡快指示辦理。2023年3月以來，我校辦公室一直堅持節假日值班制度，特別在重要敏感期及重大活動時期，均重點安排，領導帶班、辦公室人員輪班，使非工作時間的緊急電報、公文等也能及時送達有關領導及部室，確保公文正常流傳，不誤時誤事。
嚴把機密性。公文大多是國家意志、活動的書面形式，是****的集中體現，這就要求在公文傳閱中密級檔案不得洩密，一般檔案也不能遺失。我校多次組織辦文人員集中學習《中華人民共和國保守國家秘密法》、《保密工作制度》、《資訊網路管理制度》等法制法規，並通報近幾年來全國發生的典型失洩密事件，以增強辦文人員保密意識。
此外，學校多次派人參加國家和省上組織的保密培訓，加大保密培訓力度。學校機要室專門製作公文流轉簿，公文傳閱過程詳細記錄，包括檔案號、送閱部門、接收人、接收時間、退回時間等資訊，如果出現檔案遺失的情況，既利於查尋，也便於確定責任，保證公文傳閱各個環節周密細緻。
3.講求方式多樣，確保公文傳閱效果
公文傳閱工作看似簡單，實則重要而複雜。傳閱方式不當，會造成檔案積壓、斷線，乃至洩密、丟失。反覆實踐後，我們總結出以下幾種傳閱方式：
回歸式傳閱。我校公文傳閱以辦公室機要秘書為中心，每一次傳閱結束均要回到中心，再由中心送往下一閱文人。嚴密控制檔案去向，靈活調整傳閱順序，避免檔案中途滯留或遺失。
所有閱文者的意見均躍然紙上，將批示內容集中形成民主決策和最終方案，作為準確的文書檔案留存。
點對點傳閱。對於一些急件、特急件、機密件或領導專門交代的檔案，由機要秘書直接送至相關領導閱批，減少中間環節，節省時間，又縮小知密範圍。
輻射式傳閱。我校除在辦公室設定機要秘書外，還在各學院設定檔案傳閱幹事。對於閱知範圍廣、密級不高的檔案，機要秘書與各學院幹事之間實行單線運作，提高辦事效率，且避免多人插手導致的職責不清和相互推諉。
閱文室傳閱。學校始終按照**辦公廳、省委辦公廳《關於檔案印發、閱讀和管理的規定》中對離退休幹部閱文的相關規定，克服西安、咸陽兩地閱文的困難，每週四下午由專人前往咸陽校區專設閱文室，進行檔案傳閱工作，以保障離退休幹部正常享受閱文權利。
公文傳閱的各種方式是相互聯絡、交叉使用的，在具體操作過程中要根據公文特點及領導要求，合理組織傳閱。
二、對提高公文傳閱質量的實踐與思考
1.輕重認清晰。公文傳閱工作單純，不易出成績；被動性強，難以發揮創造性，經常被誤認為是無足輕重的工作，工作人員也會忽視自身工作的重要性。
其實不然，公文傳閱做好了乙個人可以調動千軍萬馬，做不好一件小事也會引起軒然大波。**和上級機關的大政方針、命令指示的傳達貫徹，學校領導的決策、各項規章制度的執行，無一不是通過公文傳閱來實現的。如果公文傳閱出現梗阻，必然會造成重大影響。
為積極響應**關於建設學習型社會、學習型政黨的號召，我校把重視公文傳閱工作與建設學習型學校有機結合起來，黨委書記親自召開辦公室工作會議，強調公文資源和公文傳閱的重要性，進一步促進了公文傳閱高效高質地運作。
2.動靜兩相宜。「靜」是公文傳閱的重要特徵，工作人員從始至終要頭腦冷靜、忙而不亂，按照「七要」紮實練就「靜」功。
簽收公文要「三查」，查信封是否完好、查編號是否一致、查件數是否相符。開啟信封要謹慎，以保證內裝檔案完好。登記備案要細緻，讓每份檔案都有戶口。
閱件辦件要區分，並用特殊標記提示輕重緩急。傳閱次序要合理，遵循傳閱流程又要靈活多變，避免延誤辦理。送交登記要清晰，做到每份檔案的去向心中有數。
勤查勤整要堅持，隨時發現問題，以求迅速解決。
穩穩當當的「靜」功配合勤勤快快的「動」功才能保證公文傳閱順利進行。工作人員要讓檔案在不同的領導、部門之間傳閱，就要多跑路、快跑路。辦理週期中，必然會上上下下、反反覆覆跑很多路。
與此同時，還要經常清理檔案，掌握公文運**況，以防止公文積壓、失控或散失。
3.靈活要牢記。公文傳閱從收文到發文再到存檔，必須嚴格遵守運轉程式和規定。
但傳閱不僅要遵章守規，更要機動靈活。選擇最佳時機，發揮公文最大效能。送取公文見縫插針，盡量選擇領導不在的時間，避免干擾領導工作思路。
傳閱流程隨機應變，一些知悉性公文可以根據領導的工作規律、工作動態和閱文習慣，安排傳閱順序，以縮短傳閱時間。主次急緩明確標記，多數辦件都有時限要求，呈送公文時要給領導以提示。
三、不斷加強公文傳閱的資訊化建設
辦公自動化的普及和網路時代的來臨，對我校公文傳閱資訊化水平提出了更高的要求，需要不斷地加強和完善。
目前，我校校內檔案除一些上報請示或專項報告外，均在校園內網可以查閱。使用者在許可權範圍內可隨時查詢利用，掌握學校工作動態。近幾年，辦公室利用部門網頁，將內容重要、可公開發布的領導講話、檔案精神、政策法規在網上公布，專人負責、及時更新，讓更多的教職員工學習上級指示精神，擴大了學習範圍，提高了工作效率。
學校oa系統尚不完善，公文處理流程的部分環節仍待修訂，為此，辦公室多次引進專業機構論證系統改進方案，以期建立高效、透明、規範的內部網路辦公系統，構建精簡、效能、廉潔的公文傳閱流程，為學校的改革發展做出應有的貢獻。
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