辦公室主任述職報告

2021-03-04 00:15:44 字數 4671 閱讀 7275

述職報告

辦公室 ***

***年是重組年,公司股權關係變更帶來的管理序列變更,賦予辦公室新的工作任務、內容;從辦公室內部來講,新力量的加入與融合,老員工的適應與提公升,領導的高標準嚴要求,都使辦公室的內部管理面臨調整,也促進了辦公室自身建設的加強。

考慮到重組的因素,以及公司穩健經營的整體工作思路,辦公室本年度工作以部門工作任務書和職責為導向,保證日常工作的同時,將重點放在部門內部建設、制度及工作流程優化、資訊化建設、檔案及資訊保安保障、重組配合及新管理序列對接等工作上。總體來說,本年度辦公室正常履行了各項工作職能,對公司運營起到了支撐作用,沒有發生較大疏漏或失誤,但也有很多遺憾和不足。我作為辦公室主任主要工作述職如下:

一、2023年度主要工作情況

(一)部門自身建設

辦公室新力量的充實,使我有精力對辦公室工作自省、思考、統籌、調整;也為辦公室工作的深入及提公升提供了保證;同時需要在內部管理和人員協調配合方面加以理順。

1、重新確定部門分工及崗位職責。

包括我在內的每個辦公室員工都有所長短,在確定部門分工及崗位職責前,我做了分析並與每位員工充分溝通,本著互助互補的原則,最終確定了目前的職責分工:

主任:負責辦公室全面工作,主要負責內部考核及人員調配建議、年度計畫制定及工作統籌分配、制度流程體系建設、費用預算及管理、綜合協調、後勤及資訊化管理、黨團工會事務。直接對接副主任、後勤崗、資訊綜合崗。

副主任:協助辦公室主任開展全面工作,主要負責公文處理、日常行政、會議管理、文秘綜合、檔案管理、企業文化等工作。直接對接行政管理崗、機要檔案崗。

(其他人員在此不贅述)

此外,辦公室的工作內容寬泛,辦公室職責之內的事要辦好,但無具體部門負責和無明確職責範圍的事、臨時性、突發性的事,辦公室也需承擔起來,不能讓事情落空,不能相互推諉,這是我們的工作原則。也因此辦公室內部形成了分工不分家的工作氛圍,「職責內要幹好,職責外一起幹,遇到困難,群策群力想辦法」。

2、加強工作統籌性、計畫性,提高工作效率和執行力。

辦公室頭緒多、內容雜、綜合性強,必須有統籌有計畫,有布置有考核,形成閉環管理,才能提高效率和執行力。為此我們運用了明源計畫系統的目標分解的方法,在oa系統內,探索建立了兩個流程,以達到提公升效率和執行力的效果。

一是運用工作布置流程:將部門年度工作任務和公司近期主要工作拆分成各崗位的工作任務,通過oa中的工作布置流程,每月及臨時向每位員工分配工作,通過員工的執行匯報,進度完成率的跟蹤進行監督。

二是建立部門員工月報流程:員工根據本崗位工作職責及分配的任務,通過oa中的工作計畫流程,每月定期上報月度總結和計畫。

此外,較複雜的工作或重大活動,我會事先制定詳細方案,明確工作實施進度、流程、分工,召開協調會和工作布置會,確保工作開展的效果。

3、不斷從實踐中總結經驗教訓,提高業務素質。

辦公室工作不到位的地方極易暴露,經常會得到批評和意見,我們非常重視,有批評、意見才會進步,我們會對每一次問題和失誤集體討論,分析自身原因不足,制定整改措施,不斷提高自己的服務水平和業務素質。同時,在一項重大活動或工作後,會召開回顧會,總結經驗和教訓。

4、培育團結合作的工作氣氛。

辦公室日常工作繁多、節奏快、涉及範圍廣,很多任務作都是協作完成,大家形成一種戰友關係;培育開放、民主的工作氛圍,在工作上充分聽取和尊重部門員工意見,鼓勵員工多思考想辦法,增加他們的主動性和參與度;辦公室工作對事不對人,不論資排輩,無親疏遠近,始終秉承英雄不問出處,杜絕辦公室政治,講協作、重情義,有事一起商量解決,工作氛圍較好,員工工作狀態及心態比較積極、穩定。

5、增強規範性、紀律性

一是辦公室本身肩負著管理職能,因此要求每位員工以身作則,並從勞動紀律、辦公秩序、制度執行方面嚴格管理。二是根據公司制度,強化流程管控,使各項工作在oa系統裡都有相對應的程式且不斷調整優化。三是在辦公用品及固定資產採購、服務外包過程中,嚴格根據制度流程進行,本人以身作則,不謀私利。

(二)制度及工作流程優化調整

今年以來,我們對行政管理類的三項制度——出差管理制度、檔案管理制度、公文管理辦法進行了修訂。

在流程優化上,在oa系統上,對5個工作流程進行了調整或增設,對1個流程進行補充。

1、根據新修訂的出差管理制度完善了出差匯報審批流程,增設了出差匯報環節,使員工形成出差總結匯報的習慣,也使領導及時了解出差情況。

2、根據固定資產採購制度,調整了固定資產採購流程,增設了採購的驗收環節及(10萬以上)招標環節,從流程上規範管理。

3、增加了總部部門月度總結計畫匯報流程,加強各部門工作執行落實力度,使各部門形成總結計畫的工作習慣,便於領導及時、全面掌握各部門工作情況,下達指令。

4、增加了內部請示辦理流程,加強部門內部請示彙報工作的規範性,便於各部門記錄、儲存部門決策檔案。

5、增加了會議室申請管理流程,實施會議室資源管理,強化會議裝置使用管理,維護辦公秩序。

6、嚴格執行總經理辦公議題徵集流程,增設匯報模板,提高總經理辦公會的決策的效率。

班子換屆調整及所屬企業高管變更後,辦公室統一進行了oa及erp相應的崗位設定及審批流程調整。

(四)資訊化建設

繼續完善oa辦公系統,根據實際情況對部分流程和崗位進行了調整和修改;重點加快erp系統推廣,實現了所屬企業計畫、成本、銷售系統建設和上線執行工作。目前已完成erp、oa系統整合工作。配合開展了招採系統前期工作。

(五)資訊保安保障

確保上市公司資訊保安,1、在oa、erp系統中,對公文處理、資訊報送等方面作了嚴格的流程及許可權設定,明確每個崗位所接觸到的資訊範圍;2、要求部門每位關鍵崗位的員工,學習上市公司資訊披露管理制度,明確需保密檔案及資訊範圍,樹立資訊保密意識;3、在機房建設上,通過企業級路由器防火牆的部署確保公司網路安全。

(六)配合重組及新管理序列對接

1、牽頭完成了股權劃轉的工商變更及檔案印鑑交接等工作;

2、在公文流轉、資訊報送、辦公平台、行政管理等方面實現了與地產集團的直接對接。

3、從行政管理規範上實現對接,根據地產集團制度修訂了相應制度。

此外,我兼任黨辦主任、團支部書記、工會委員,在黨團事務等方面做了職責範圍內的工作。

二、工作中的不足及提公升措施

(一)辦公室工作不夠精細

辦公室無論是辦文、辦會、辦事,經常出現小疏漏和錯誤,在精細化上還有較大的提公升空間。

提公升舉措:一是從我做起,強化精細管理意識,加強細節把控,加大對辦公室人員的業務學習和培訓力度;二是進一步調整細化職責分工,避免忙閒不均,讓大家的工作相對均衡,有更多的精力關注細節,同時職責到人,強化責任落實;三是規範和細化辦公室工作流程,嚴密各種手續,每一項工作都在規範的工作程式下操作,有發起有審核有複核;四是增強突發、臨時性工作的快速反應能力和統籌性,辦公室突發事項,會議較多,工作中會有隨意性,準備不周的情況,一方面需要我們有應急的靈活性,一方面也需要不斷總結經驗,形成相對固定的流程,增強統籌性,避免手忙腳亂。

(二)規範性還需進一步加強

公司行政管理制度在執行的規範性上還有欠缺,一方面因為員工對制度的認知不到位(包括本部門和其他部門員工),也有怕麻煩的因素;另一方面有些制度、流程比較繁瑣或不明確,有調整的空間。

提公升舉措:1、進一步完善修訂制度,在實際工作中進行流程調整;2、進行制度培訓,同時完善一些罰則,提高員工對制度的認知度和執行的自覺性。

(三)集體活動組織質量有待提高

本年度辦公室組織了次集體活動,僅完成了年度任務,但活動效果都有欠缺,究其原因,還是計畫性不強,三個活動都是臨時起意,所以不能保證參與度和活動準備的時間。

提公升舉措:我們將制定較為詳細的年度集體活動計畫,取得領導的支援,便於大家提前安排工作,保證參與度和活動準備時間。

(四)自身團隊建設需加強

1、進一步合理配置辦公室內部機構及人員。

2、加強辦公室隊伍思想作風建設,增強四個意識:服務意識、責任意識、團隊合作意識、溝通協調意識。發揚四個精神:甘於奉獻、實事求是、謙虛謹慎、熱情待人。

3、注重業務素質的提高,加強自身學習和員工培訓,善於傳幫帶,提公升員工綜合分析能力、組織協調能力、文字表達能、社交能力和幹練的辦事能力。

(五)正確處理好各種矛盾

一是大局和小局的矛盾,把「一切服從、服務於大局」作為出發點,自覺做到小局服從大局、區域性服從整體。二是主動與被動的矛盾,善於在被動中求主動,對一些常規性、階段性、確定性的工作,主動著手、提前準備,對領導交辦的臨時任務、突發應急等非確定工作,要適應領導思路,靈活應變,忙而不亂;三是過與不及的矛盾,既要保持工作熱情,主動承擔責任,又不能包辦代替,越職權行事,在服務上,既要服務好,也要以政策法規為依據,不能超標準;四是規範和創新的矛盾,規範化是辦公室工作的基本要求,但辦公室工作乾久了易形成「按老規矩辦」的思想,公司發展、管理提公升勢必會帶來新要求,我們要主動思考,放開眼界思路,不怕變化、敢於嘗試。

(六)更加注重團結合作的協調能力。

辦公室是綜合協調部門,決定了它經常要面對各級組織、各個部室匯聚的複雜問題。辦公室人員要繼續強化團結合作的意識,注重提高協調能力。對上謀取動力、對下化解阻力、橫向求得合力。

同時對自己的工作、經手的每一件事都深入分析,對牽扯的部門、人員進行條塊分割,合理搭配,促進工作落實。還要加強溝通,與領導、其他部門和專案公司的同志多交流、勤溝通,在工作上互相支援。

三、2023年重點工作

(一)做好深化重組的各項配合和適應性工作。如組織架構調整、制度完善等。

(二)推進資訊化建設。

1、完成與上級辦公平台的無縫對接,做到檔案流轉暢通。在地產集團統一部署下,更新公司**,形成統一綜合平台。

2、配合完成***系統上線工作,計畫推廣1-2家專案公司。配合上級做好erp統合工作。

3、建設**會議系統,做好對接,提公升**會議使用效率。

4、建立erp系統執行維護制度,規範總部及所屬企業系統執行、維護職責和許可權,明確系統調整、推廣程式,規定突發事件應急處理措施、建立系統巡檢規範等。

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