安慶中船動力配套****
編制： 王界一
審核： 席嘉慶
審批： 高翔
2023年07月
第一章總則
第一條目的 erp系統的正常化規範化運作需要多部門和各崗位之間的協調配合，對於資訊輸入端的操作尤其重要，其中單據填寫員和審核員是最重要的環節，單據輸入資訊的正確性將直接影響整個系統的有效性。要讓erp系統真正成為公司內部管理的有效工具，做到資訊共享，提高工作效率，亦需要各崗位及時正確的對相應資訊資料的操作和處理。為保證系統的準確有序執行，特制定本操作流程。
第二章運管流程
第二條銷售流程
1. 經營開發部-》合同評審：由經營開發部負責人對與客戶預簽的合同組織技術質量部、生產採購部、財務成本部等各部門一起進行質量、交貨期、收款等相關條款進行評審。
2. 經營開發部-》生產通知：由經營開發部內勤把最終合同評審的結果以銷售訂單的方式錄入進erp軟體，經負責訂單的經營經理對錄入訂單審核後，列印輸出生產通知單格式，提交給生產採購部，生產採購部進行生產技術準備並編制生產和採購計畫安排生產。
（操作路徑：**鏈－》銷售管理－》銷售訂單－》銷售訂單－錄入）
3. 生產採購部-》生產完工：按生產通知生產完工後，由生產車間交庫人員辦理手續，並進erp軟體系統根據銷售訂單關聯錄入生成產品完工單。
如非按訂單生產而是備貨需要的生產完工入庫，則需手工新增產品完工單，並錄入備貨說明。
（操作路徑：**鏈－》倉存管理－》驗收入庫－》產品入庫單－錄入）
4. 倉庫-》入庫驗收：據實對完工產品驗收入庫後，進erp軟體系統對生產車間錄入的產品完工單進行審核確認。系統自動增加成品庫存。
（操作路徑：**鏈－》倉存管理－》驗收入庫－》產品入庫單－查詢）
5. 經營開發部-》通知發貨：需要發貨，由發貨員進erp軟體根據銷售訂單關聯生成銷售出庫單。並列印輸出為發貨通知格式，提交經營主管和財務主管審批後，交倉庫保管員發貨。
（操作路徑：**鏈－》銷售管理－》銷售出庫－》銷售出庫單－錄入）
6. 倉庫-》出庫確認：據實發貨後，倉庫保管員進erp軟體系統對銷售出庫單進行審核確認。系統自動減少產品庫存。
（操作路徑：**鏈－》銷售管理－》銷售出庫－》銷售出庫單－維護）
7. 經營開發部-》銷售開票：需要對客戶進行開票，經營開發部內勤進erp軟體系統根據銷售出庫單關聯生成銷售開票申請，經經營經理和部門負責人審核簽字確認後，提交財務開票。
（操作路徑：**鏈－》銷售管理－》銷售結算－》銷售發票－錄入）
8. 財務-》據實在稅控機開票。
1. 經營部-》合同評審：對與客戶預簽的合同組織財務、生產、技術、**等各部門一起進行質量、款項等相關條款進行評審。
2. 經營部-》銷售訂單：把最終合同評審的結果以銷售訂單的方式錄入進erp軟體。
（操作路徑：**鏈－》銷售管理－》銷售訂單－》銷售訂單－新增）
3. 經營部-》採購過程：執行採購，根據銷售訂單關聯生成採購訂單。
（操作路徑：**鏈－》採購管理－》採購訂單－》採購訂單－新增）
4. 經營部-》採購入庫：採購完畢後，進erp軟體系統根據採購訂單關聯生成外購入庫單。（操作路徑：**鏈－》採購管理－》外購入庫－》外購入庫單－新增）
5. 倉庫-》入庫驗收：據實對外購產品入庫後，進erp軟體系統對經營部錄入的外購入庫單進行審核確認。系統自動增加庫存。
（操作路徑：**鏈－》倉存管理－》驗收入庫－》外購入庫單－維護）
6. 經營部-》通知發貨：需要發貨，進erp軟體根據銷售訂單關聯生成銷售出庫單。並列印輸出為發貨通知格式，提交發貨審批流程。
（操作路徑：**鏈－》銷售管理－》銷售出庫－》銷售出庫單－錄入）
7. 倉庫-》出庫確認：據實發貨後，倉庫進erp軟體系統根據審核確認銷售出庫單。系統自動減少產品庫存。
（操作路徑：**鏈－》銷售管理－》銷售出庫－》銷售出庫單－維護）
8. 經營部-》銷售開票：需要對客戶進行開票，進erp軟體系統根據銷售出庫單關聯生成銷售開票申請，並提交財務審核確認。
（操作路徑：**鏈－》銷售管理－》銷售結算－》銷售發票－錄入）
9. 財務-》據實在稅控機開票。
銷售管理：
負責部門：經營開發部
經營開發部主要負責erp系統中的銷售訂單、產品出庫單、增值稅發票申請單的錄入和銷售訂單、增值稅發票申請單的審核。按照規定，要配備內勤和單據審核員各一名，一般來說單據審核員由各業務經理兼任。
1，銷售訂單的錄入和生成：
銷售訂單是erp**鏈系統中的第一張單據，由經營部門內勤將經營合同上的訂單資訊逐條錄入到erp系統的銷售訂單專案中去，儲存後由主管該訂單的經營經理確認單據資訊後審核，系統生成銷售訂單。訂單資訊必須與合同上的資訊保持一致，包括名稱的編碼（編碼通常由圖號編成）、數量和合同上的含稅單價。銷售訂單生成後會存放在**鏈銷售訂單維護這一路徑中，以供檢視、修改、審核、刪除等操作。
銷售訂單中具體專案的填寫方法：
產品型別、銷售方式、付款方式、結算約定：按照單據具體內容，在系統中查詢並填寫。
合同編號：填寫合同的具體編號
購貨單位：處在系統中選擇填寫合同的簽訂單位
源單型別：該選項處是選單號的前提條件，如果操作說明中沒有特殊提到，則不填寫。系統中的單據往往有承上啟下的關係，幫助單據準確的關聯到其他單據。
摘要：可以根據實際情況填寫，例如工貿業務訂單則可以填寫工貿銷售單等。
合同重要條款：根據需要選擇性填寫即可，不是單據重要資訊。
產品**：填寫合同單據的具體內容資訊，按f7進入關鍵字搜尋系統查詢或瀏覽系統已記錄的物料資訊，系統會自動填寫該物料的單位，物料的數量和單價為必填項，數量據實填寫，單價則應該按照合同上給出的**在「含稅單價」處填寫，系統會自動根據含稅單價計算並填寫不含稅單價。
部門內勤、訂單主管：選擇填寫系統內錄入的相應資訊。
備註：1) 所有帶有搜尋標誌的單元格均可以按f7鍵進入瀏覽和搜尋系統，查詢系統記錄的單據資訊。下不贅述。
2) 單據的必填選項在單據儲存時系統會有提示。
3) 單據的儲存即生成，單據的審核即生效。
4) 根據需要，銷售訂單可以在檔案選單中註冊套打格式實行套打，列印輸出為文字形式作為生產通知單。
2、銷售出庫單的錄入和生成。
銷售出庫單是倉庫物料出庫的書面憑證，一般採用一式三聯的方式由經營開發部內勤錄入並且製單生成。出庫單據處理根據實際出庫專案和資料制訂銷售出庫單，一般來講，銷售出庫單與銷售訂單是對應的，但由於可能出現的分批出庫，故銷售出庫單單據的數量可能與銷售訂單不一致。單據儲存之後即生成，但經營開發部內勤不具有該單據的審核權，還需要經倉庫部門溝通核實，倉庫確認無誤後准予出庫。
銷售出庫單中的資料應該在對應的銷售訂單中查詢並關聯得到生成，一般不需要另行輸入，銷售訂單中的專案如果全部出庫，則該張銷售訂單關閉。
銷售訂單分別由財務、經營、倉庫保管員簽字確認後留存。
銷售出庫單中具體專案的填寫方法：
源單型別：如果銷售訂單中的專案已經全部完成入庫，那麼源單型別處可以選擇銷售訂單，然後在選單號處可以找到相應的銷售訂單選擇並且關聯。否則源單型別和選單號處可以不填寫。
（關於關聯的具體操作是：雙擊選單號的空白處，系統會自動根據你所選擇的源單型別進入相應的單據選擇畫面，找到所需的單據後，根據具體情況單選或多選相應發生專案，回車後，所選專案即被新增到前單據，原始單據被選專案在源單型別中將自動減去）
購貨單位：位置預設或者根據實際情況填寫即可。
發貨：是指發出貨物的相關人員。
保管：是指倉庫保管員。
單據的正文填寫參照前文填寫方法填寫即可。
儲存後單據生成，在倉庫確認審核之後生效，庫存減少。銷售出庫單生成之後，銷售訂單關閉。
備註：列印輸出文字需要使用系統中設定的套打。在檔案——使用套打上打勾，在套打設定中設定套打格式。在列印預覽中可以看到套打設定之後的列印格式。
3，銷售發票申請單的錄入和生成。
經營開發部錄入銷售發票申請單。發票申請單上面的專案需要與銷售出庫單上面的資訊一致。一張出庫單對應一張發票申請單。
源單型別選擇銷售出庫，在選單號處選擇相應的銷售出庫單作為關聯，所有必需的條目即會自動生成。在發貨日期處按照實際情況填寫。內勤實際填寫，儲存後訂單主管審核。提交財務。
備註：需要設定套打之後列印乙份一併交與財務部門。
第三條採購流程
採購管理
負責部門：物資採購部
物資採購部主要負責erp系統中的採購申請單、採購訂單、外購入庫單的錄入和採購申請單、採購訂單的審核。按照規定，訂單處理由主管採購合同的採購員兼任，單據審核員由部門負責人兼任。外購入庫單的審核由倉庫保管員執行。
1、採購申請單錄入和生成：
採購申請單由各部門向採購部門匯報，採購部門彙總後根據生產採購部內部分工，主管採購物資的採購員製作採購申請單。採購申請單要經兩道審核，先由部門負責審核確認採購數量；第二道審核由審價員審核確認採購限價。即採購訂單的申請數量上不許超過需求物料數量。
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