採購過程控制程式
procurement process control procedures
2023年03月30日
克立司帝控制系統（上海）****
1. 目的
對採購過程及供方進行控制，確保所採購的產品符合規定要求。
2. 適用範圍
適用公司所需的原材料、外協加工及服務的選擇、評價、控制。
3. 職責
3.1採購部負責公司所有物料的採購與**商的開發組織評估。
3.2品管部qm負責人採購回廠物料的檢測及參與**商能力之評估。
3.3生產部負責來祥的確認及新**商工程技術方面的評估。
3.4物控部pmc負責制定<<2023年*月採購計畫]和《生產計畫月度排期》並根據計畫制訂生產所需的物理需求。
4. 工作程式
4.1對供方的評價（新**商開發、新部件開發）
4.1.1採購部採購人員根據採購物資技術標準和生產需要選擇**商，第一次接觸時應要求對方填寫《**商基本情況調查表》，並提供充分的書面證明材料，可以包括以下內容，以證實其質量保證能力：
a) **商的工商、稅務、辦公場所資質證明。
b) **商的產品認證證書、獲獎證明、原廠商**許可授權等。
c) **商對供貨的產品/質量/交期的承諾書、技術引數、檢測報告、免費樣品提供等；
d) **商根據訂貨量對備品備條的提供承諾及質量/交期異常賠償承諾；
e) **商的產品規格、型號、**、交貨能力、**等情況；
f) **商的服務和技術支援響應能力、質量保證體系及質量異常處理方式等；
g) **商對公司採購人員拒行賄承諾；
4.1.2採購部和物控部應核實《**商基本情況調查表》填寫內容的真實性，通過**商產品的樣品的技術驗證、質量、**、供貨期、付款方式、**等進行比較，選擇合格的供方，4.
1.3根據實際需要組織生產部、品管部、研發部、總經辦等考察預選**商，考察後各部門填寫《**商考察記錄表》。對同類的重要物資和一般物資，應盡量應選擇兩家以上合格的供方。
採購部和品管部負責建立並儲存合格供方的質量記錄。
4.1.3對第一次**重要和一般物質的**商，除提供充分的書面證明材料外，還需經樣品測試或小批量試用，合格後才能供貨。
4.1.4採購部採購人員要求新**商根據技術要求提供少量樣品，由以下一種或幾種驗證方式：
1）採購人員填寫《**商樣品確認表》，將樣品與**交生產部和品管部對樣品進行驗證，驗證通過後並反饋給物控部和採購部。
2）物控部以《採購申請單》的形式指令採購部通知**商小批量供貨；經品管部進貨檢驗合格後，由生產部指導生產試用，並把試用結果反饋給採購部採購人員。
4.1.5小批量驗證或試用不合格則取消其供貨資格。
樣品驗證、小批量試用合格後，採購部採購人員與**商，簽定《質量保證承諾書》，經採購部、物控部經理批准後，列入《合格**商名錄》。
4.1.6對於批量**的輔料，品管部在進貨時對其進行檢驗，並儲存檢驗記錄，合格者由物控部經理批准後，即可列入《合格**商名錄》。
對（零星採購的輔料，其進貨驗證記錄即為對此供方的評價）。
4.1.7供方產品如出現嚴重質量問題，品管部將所發生質量問題反饋給採購部、物控部，採購人員向供方發出《iqc檢驗報告》，如兩次發出聯絡書質量沒有明顯改進的，應取消其供貨資格並提出質量索賠。
4.1.8供方產品如出現嚴重交期問題，倉庫將交期異常問題反饋給採購部、物控部，採購人員向供方出《交期異常通知書》，如兩次發出聯絡書交期沒有明顯改進的，應取消其供貨資格並提出索賠。
4.1.9採購部採購人員每半年對合格供方進行一次跟蹤複評，重要**商需實地考察並填寫《**商評定表》，對供方進行評定，若不合格則應取消供方資格；如因特殊情況留用，應報總經理批准，但應加強對其**物資的進貨驗證。
連續第二次評分仍不及格，取消其供貨資格。
4.1.10對服務供方的控制，除應執行上述條款定外，必要時還應赴現場考察。
4.2採購
4.2.1採購檔案
pmc根據市場部的《銷售**單》、《銷售訂單》、《研發試製單》以及庫存資訊，提交生產計畫和採購計畫，生產計畫和採購計畫經物控部經理批准後，分別下發生產、採購、倉庫、品管部。採購部根據採購根據採購計畫分解成採購訂單，採購訂單經採購部經理和總經理批准後下達。
每月28至次月1日需要提交審批後的次月《2023年*月採購計畫》交採購部，採購部收到後逐一核對採購計畫內容，並將結果反饋給物控部，物控部確認後按照新的計畫執行採購。若有不可協商事宜交總經辦裁決。
4.2.2採購的實施
a)常規產品的採購：採購人員根據批准的《2023年*月採購計畫》，在《合格供方名錄》中選擇供方，並填寫《採購訂單》進行採購，並及時跟進。
b)採購部收到銷售的《非標評審單》後及時確定採購資訊，並將結果反饋給物控部，若評審會後執行該訂單。物控部發《非標產品採購任務書》、若有圖紙請發審批後的紙質圖紙和相應的電子圖紙給採購部指令下單採購
4.3採購**異常
4.3.1、 同品牌規格產品漲價時，採購部需填寫《漲價說明》發總經辦審批，若同意，將該說明原件發財務部，若不同意，採購部需及時開發新**商，同時發《產品替換申請》發技術，技術部協同尋找替換產品。
4.3.2、 同品牌規格降價或經品管確認後的規格產品滿足超越生產需求時，採購填寫《績效加分申請》填寫本次採買為公司節省成本及產品效能提高明細，將《績效加分申請發該申請績效加分。
4.3採購資訊
4.4.1採購檔案，應包括採購產品的資訊：
a)對產品的質量要求（可直接引用各類標準或提供規範、圖樣等技術檔案）；
b)對產品的驗收要求
c)非生產用常規產品需要註明銷售合同號
d)其他要求，如數量、交期、地點等
4.4.2本公司的採購檔案包括《2023年*月採購計畫》，《採購訂單》《採購合同》及圖紙附件等，由財務部保管原件，其他部門留副本
4.5採購產品的跟進
4.5.1若供方提供的產品不合格，則應由品管部在《iqc檢驗報告》上記錄；若供方未能準時供貨，則應由物控部在《供方來料交期異常記錄表》上記錄，作為供方週期評審的依據。
5. 付款
5.1常規付款
5.1.1採購部每月26日至次月1日與供方對賬，並將對賬結果與1號至2號提交財務部審核，財務部需在4號至5號將審批後的《2023年*月對賬單》發採購部。
5.1.2每月1號至2號物控部需提交審批後的《2023年*月採購計畫》發財務部、採購部。
5.1.3採購部根據財務部審批結果及物控部的《2023年*月採購計畫》制定本月付款計畫，並將《2023年*月付款計畫》與7號至8號提交總經辦審批。
5.1.4採購部將總經辦審批後的付款計畫原件發財務部，採購部留副本。此即為本月付款憑證。
5.1.5若計畫有誤中途付款中有變更，此變更為：
本次付款金額大於計畫金額或者收到發票少於計畫預收發票額，（當付款金額小於計畫金額或者收到發票大與計畫票額無需再次審批）採購部需向總經辦提交《計畫變更申請函》經總經辦審批後發財務部執行付款。若為物控部採購計畫變更需由物控部向總經辦、財務部發《物控計畫變更申請函》，採購部收到審批後的函件，執行採購任務。
5.2對於緊急採購產品付款：按照付款方式分為：貨到付款及款到發貨
5.2.1對於貨到付款，採購部持《入庫單》《付款申請單》《合同》《緊急採購申請單》交財務部，財務審批無問題後執行付款。
5.2.2對於款到發貨，採購部持《付款申請單》《合同》《緊急採購申請單》交財務部，財務審批無問題後執行付款。
6. 相關記錄
《iqc檢驗報告》
《2023年*月採購計畫》
《採購訂單》
《**商週期評定表》
《**商基本情況調查表》
《**商來料未準時記錄表》
《**商評定記錄表》
《合格**商名錄》
《質量承諾書》
《物控計畫變更申請函》
《付款申請單》
《入庫單》
《計畫變更申請函》
《2023年*月對賬單》
《2023年*月付款計畫》
《2023年*月付款計畫變更申請單》
《漲價說明》
《產品替換申請》
《績效加分申請》
物料採購部流程
編制 審核 批准 分發號 受控狀態 201 年 月 日發布201 年 月 日實施 目錄1 採購工作流程 1.1 cg 001 01 商的評選控制工作流程 1.2 cg 001 02採購作業控制流程 1.3 cg 001 03採購計畫制訂與採購預算流程 1.4 cg 001 04請購審批控制流程 1....
採購部職責流程
採購部部門職責 部門名稱 採購部 部門目的 在保證質量的前提下，以最優惠的 與優質的服務採購，從而保證公司對所有產品的需求。職責1 採購計畫 1 根據業務計畫制定採購計畫 2 每種產品選擇3家以上 商。3 與 商簽訂協議 4 與 商建立相互信任關係。5 以戰略眼光與 商發展合作。職責2 建立 商的管...
採購部作業流程
第一條目的 為了讓採購部和生產部緊密銜接，特制定此流程。第二條接到生產部的 採購單 後兩個工作日內填寫完整，交總經理 董事長審核。第三條審核通過後編寫 面料漂染計畫單 總經理審批後，在下單的同時給庫房乙份。第四條根據生產部要求的入庫時間盡量提前入庫，入庫時辦理好入庫手續。第五條庫房辦好入庫後及時錄入...