辦公用品管理辦法完整版

1 主題內容與適用範圍

為加強對辦公用品管理，控制費用開支，規範辦公用品的採購與使用，本著勤儉節約和有利於工作的原則，根據公司實際情況，特制定本辦法。

2 管理分工

公司綜管辦負責辦公用品的採購、保管、發放工作，並設專人負責辦公用品的驗收、入庫、發放與帳目管理工作。

公司財務部審核辦公用品招標過程及**的規範性。

公司各部門在使用辦公用品時，應本著物盡其用、勤儉節約的原則，對耐用消耗品（資料夾、檔案框、訂書器），應注意維護並妥善保管，工作交接時作為固定資產進行移交；對辦公耗材類（墨盒、列印紙、影印紙），要根據工作必要性使用，盡量避免浪費；對已經使用過的不再有效的列印檔案紙，要求反面繼續使用。

3 具體標準內容

3.1辦公用品的分類

3.1.1消耗品：筆、筆記本、回形針、大頭針、膠水、水筆（芯）、複寫紙。

3.1.2耐用消耗品：資料夾、拉桿夾、檔案框、檔案袋、訂書器、剪刀、計算器，裁紙刀。

3.1.3辦公耗材品：墨盒、硒鼓、碳粉、影印紙、列印紙、傳真紙、插座。

3.2辦公用品公司的招標

3.2.1招標投標活動應當遵循公開、公平、公正和誠實信用的原則，保證達到採優、節支、反腐和維護企業利益目的。

3.2.2迴避原則：招標管理小組及工作人員如有下列情況之一的，應當迴避：

3.2.2.1與投標人或投標人的主要負責人的近親屬關係。

3.2.2.2與投標人有利害關係的；可能影響公正招標的。

3.2.3在確定中標人前，招標管理小組成員及參加評標的有關工作人員不得私下接觸投標人，不得與投標人就投標**、投標方案等實質性內容進行談判，不得透露對投標檔案的評審和比較、中標候選人的推薦情況以及與評標有關的其他情況，不得收受投標人的財物或者其他好處。

3.2.4招標結果必須保證維護企業利益，中標物資價效比高。

3.2.5採用邀請招標方式的，應當向三個以上具備承擔招標專案的能力、資信良好的特定的法人或者其他組織發出投標邀請書。

3.2.6根據各供貨商家的歷史供貨信譽、實地審核等多種方法，對供貨商家擇優錄用。

絕對不允許有歷史供貨信譽不良的廠家參與招標，杜絕惡意投標廠家，維護企業利益。參加競標的企業至少應提供營業執照，稅務登記證（組織機構**證）。

3.2.7行政部對競標公司的資質、**進行審核，擇優錄取合作公司，並將資料存檔（根據公司工作要求，可以交財務部存檔）後，方可正式發生業務。

3.3辦公用品的申報

3.3.1各部門每週三統一彙總提報《辦公用品需求計畫》，交至行政部行政工作負責人。

3.3.2行政部統一審核後，對公司庫存的辦公用品，當天通知各部門領取，並登記簽字；對公司沒有庫存的辦公用品，三天以內採購、配發到位。

3.4辦公用品採購流程

3.4.1行政部行政工作負責人必須根據經綜管辦主任、總經理簽字確認後的《辦公用品需求計畫表》實施採購任務。未經審核確認的採購物品，一律由個人承擔費用。

3.4.2辦公用品入庫前，行政部行政工作負責人應認真檢查驗收，建帳登記，入庫妥善保管，做到帳物相符；對不符合要求的、或有質量缺陷的物品，由行政工作負責人辦理調換或退換手續。

3.5辦公用品的使用

3.5.1嚴禁員工將辦公用品帶出公司挪作私用，員工離職時將所有物品一併退回或移交。

3.5.2耐用消耗品、辦公耗材品，必須妥善維護和保管，若被人為損壞，應由責任人照價賠償；若責任人不清的，由部門負責人賠償。

3.6辦公費用的控制

3.6.1各部門辦公用品使用費用，將由行政部建立明細帳，並根據財務部審核的額度，每季度審核一次。

對費用使用超支、耐用消耗品和耗材用品使用浪費嚴重的部門或個人，將根據定額情況，扣減後期費用；或對超支嚴重的部分，由相應部門負責人承擔。

3.6.2原則上：

耐用消耗品不允許重複領用，同時應本著本部門共用的原則（訂書器、剪刀、計算器、裁紙刀等），以節約開支；消耗品的使用必須有合理期限，不允許極短期限內重複多次領用；前期領用過水性筆以後，後期僅允許領用筆芯。

3.6.3耗材類辦公用品必須在報廢後，方可提報領用申請。

4 管理與考核

4.1辦公用品單位的招標必須規範；未經過招標的單位，不允許發生業務，否則造成糾紛或其它損失由綜管辦主任負責；

4.2辦公用品的採購必須每週三經過綜管辦、總經理批准，未經批准的採購物品由相關責任人個人承擔；

4.3辦公用品的驗收、保管、帳目管理必須規範，出現遺失或帳目不清晰的情況，將對行政工作負責人處於30-100元考核。

4.4辦公用品管理工作的規範性，接受財務部檢查審核。

辦公用品需求計畫