第一條為促進我校黨政公文處理工作規範化、制度化、科學化，根據《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家機關公文處理辦法》和省**辦公廳、省教育廳有關公文處理規定，結合學校實際，制定本辦法。
第二條我校公文是在黨政管理工作中形成和使用的具有特定效力和規範體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布學校規章，施行黨政措施，請示和答覆問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
第四條公文處理必須堅持黨政分開、實事求是、精簡高效的原則，做到準確、及時、安全。
第五條公文處理必須嚴格執行國家保密法律、法規和其他有關規定，確保學校乃至國家秘密安全。
第六條行文應當確有必要，注重實效，堅持少而精。
第七條要高度重視並積極推進辦公自動化建設工作，逐步推廣電子公文，努力減少紙質公文，提高公文處理工作的效率和質量。
第八條學校辦公室（中共河南城建委員會辦公室、河南城建學院院長辦公室）是學校公文處理的管理機構，主管學校黨政的公文處理工作，並對各部門的公文處理工作進行業務指導和督促檢查。
第九條各單位（部門）公文處理工作由辦公室負責，不設辦公室的單位（部門）應當指定專人負責。公文處理的有關人員應當忠於職守，廉潔奉公，具備專業知識。
第十條公文應根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的關係正確選用公文種類。
第十一條我校黨政公文的主要種類有：
（一）決定適用於對重要事項或重大行動作出安排；獎懲有關單位及人員；變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。
（二）公告適用於向校內外宣布重要事項或者決定事項。
（三）通告適用於在一定範圍內公布應當遵守或者周知的事項。
（四）通知適用於批轉下級機關的公文，**上級機關和不相隸屬機關的公文；發布規章；傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項；任免人員和聘用幹部。
（五）通報適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。
（六）報告適用於向上級機關匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。
（七）請示適用於向上級機關請求指示、批准。
（八）批覆適用於答覆下級機關的請示事項。
（九）意見適用於對重要問題提出見解和處理辦法。
（十）函適用於平行機關、不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項。
（十一）會議紀要適用於記載、傳達會議情況或要求與會單位共同遵守、執行的議定事項。
第十二條公文一般由秘密等級、保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人（以上內容為文頭）、標題、主送機關、正文、頁序號、成文日期、印章、附註、附件、主題詞（以上內容為檔案主體）、抄送（抄報）機關、印發機關和印發日期等部分組成。具體規定如下：
（一）涉密公文，秘密等級標註在檔案首頁左上角。「絕密」、「機密」公文應當標明份號。
（二）緊急公文根據緊急程度須在密級下方分別標明「特急」、「急件」。
（三）發文機關須使用全稱或規範化簡稱。
（四）發文字號包括機關代字、年份、序號。發文字號在發文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號「﹝﹞」括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加「第」字。
（五）上行文須在首頁上橫線右上方註明簽發人姓名。其中，「請示」應在附註處註明聯絡人的姓名和**。
（六）公文標題應簡明扼要地概括公文的主要內容並標明公文種類，一般應標明發文機關。除法規、規章、批轉和**的公文標題加書名號外，一般不用標點符號。公文標題應在紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。
（七）主送機關指公文的主要受理機構，使用全稱或規範化簡稱、統稱。
（八）公文如有附件，應在正文之後、成文時間之前註明附件順序和名稱。
（九）成文日期以負責人簽發的日期為準，聯合行文以最後簽發負責人的簽發日期為準。
（十）公文除「會議紀要」外，應加蓋印章。聯合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。印章一般蓋在成文日期處，上不壓正文，下要騎年蓋月。
（十一）公文如有附註（需要說明的其他事項），應當在成文日期下空一行、左空兩格加括號標註。
（十二）公文應標註主題詞。上行文應當按照上級機關的要求標註主題詞。
第十三條使用規範化漢字，不得使用繁體字或已廢止的簡化字；文字從左至右橫寫、橫排，從上至下分行；一般獨字不占行。需要使用序數符號標明層次時，一般排列順序是：第一層用「一」，第二層用「（一）」，第三層用「1﹒」，第四層用「(1)」。
行政規章視需要按章、節、條、款、項、目標明層次。
第十四條公文用紙一般採用國際標準a4型（210mm×297mm），左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。
第十五條公文的行文關係，根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。
(一）中共河南城建學院委員會、河南城建學院可以向上級黨政組織和下級黨政組織行文。
（二）黨委辦公室、院長辦公室根據學校黨委和行政授權，可以向黨總支（直屬黨支部）和學校行政單位行文。
（三）黨委和行政其他部門在各自職責範圍內可以向黨總支（直屬黨支部）和校內各單位行文通報情況、安排專項工作，但不得發布指示性公文。
（四）中共河南城建學院紀律檢查委員會可以根據隸屬關係向上級或下級紀委行文。
（五）河南城建學院工會委員會，可以根據隸屬關係向上級或下級工會組織行文。
（六）共青團河南城建學院委員會，可以根據隸屬關係向上級或下級共青團組織行文。
（七）行政單位之間一般不得互相行文,也不得越級行文。
第十六條黨政聯合行文，共同署名，分別存檔。
第十七條發文字號由學校辦公室統一規定。
第十八條 「請示」與「報告」要分別行文。「請示」一般一文一事，一般只寫乙個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得同時抄送下級機關。「報告」中不得夾帶請示事項。
公文標題不得用「請示報告」字樣。除領導直接交辦的事項外，校內各單位呈報校領導審批的請示、報告，應填寫「河南城建學院工作請示簽報」並簽字、加蓋公章，送學校辦公室登記、轉呈有關校領導。校領導一般不直接接收各單位的請示、報告。
第十九條公文為規章制度的，在正文開始時應說明建規立制的法律法規和**規章等方面的依據，在正文末尾或附則中要說明負責執行和解釋的職能部門或單位、開始執(試)行的日期和執(試)行期限以及需同時廢止的公文或條款；初次制訂的規章制度，標題中類別(辦法、細則、規定等)前可加「暫行」或「試行」，暫行規章制度可隨時廢止，試行規章制度在到期時修訂或廢止。學校黨政規章制度須經黨委會或院長辦公會議審定。
第二十條黨群系統的工作不得以行政的名義行文，行政工作也不得以黨委名義行文，涉及學校的重大事項或互相交叉的內容，以黨委和行政的名義聯合行文。
第二十一條對上級機關的來文，如無具體貫徹意見，可原文翻印下發，不另重複行文。
第二十二條公文辦理分為收文和發文的辦理。
第二十三條發文辦理分為公文的草擬、審核、簽發、複核、登記、繕印、用印、分發等程式。
（一）以學校黨委和行政名義發文（或經黨委和院長授權的黨辦、院辦發文）流程：
主辦或承辦單位擬稿並謄寫發文稿紙→本部門領導核稿(有關部門領導會簽)→送學校辦公室審核→報請校領導簽發→學校辦公室編號→列印（擬辦人員校對）→蓋印、發文存檔→分發。
其中重要檔案經黨委會議、院長辦公會議討論通過後由黨委書記、院長簽發或黨委書記、院長授權黨委副書記、副院長簽發；一般檔案或急需辦理的檔案經黨委書記、院長審核通過後授權黨委副書記、副院長簽發。
（二）黨委部門發文（包括紀委、團委、工會發文）流程：
主辦單位擬稿並謄寫發文稿紙→本部門領導校核（有關部門領導會簽）→分管校領導簽發→本部門編號→列印（擬辦人員校對）→蓋印、發文存檔→分發。
（三）起草公文應當做到：
1.符合黨的路線、方針、政策和國家法律、法規及上級機關的指示精神，完整、準確地體現發文機關的意圖，並同現行有關公文相銜接；
2.全面、準確地反映客觀實際情況，提出的政策、措施切實可行；
3.觀點明確，條理清晰，內容充實，結構嚴謹，表述準確；
4.開門見山，文字精練，用語準確，篇幅簡短，文風端正；
5.人名、地名、時間、數字、引文準確。公文中漢字和標點符號的用法符合國家發布的標準方案，計量單位和數字用法符合國家主管部門的規定。
（四）公文校核的基本任務是協助學校黨委、行政領導保證公文的質量。公文校核的內容是：
1.是否確需行文；
2.報批程式是否符合規定；
3.內容是否符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級的指示精神，是否完整、準確地體現發文機關的意圖，並同現行有關公文相銜接；
4.涉及有關部門業務的事項是否經過協調並取得一致意見；
5.所提措施和辦法是否切實可行；
6.人名、地名、時間、數字、引文和文字表述、密級、印發傳達範圍、主題詞是否準確恰當，漢字、標點符號、計量單位、數字的用法及文種使用、公文格式是否符合有關規定。
須學校辦公室審核的重大活動或有報文時限要求的文稿，應在時限前三個工作日以上送至學校辦公室審核、修改。文稿如需作較大修改，應當與原起草部門協商或請其修改。
（五）有關領導簽發公文時，應簽署姓名和時間，使用黑色或藍黑色鋼筆、簽字筆簽署。
（六） 發文機關在公文正式印發前，對公文的審批手續、文種、格式等進行複核，確定發文字號、分送單位和印製份數。
（七） 發文登記須由專人辦理，包括填寫發文字號、按經領導審定的印發範圍和存檔要求確定公文印發份數等。
（八）公文的印刷應當做到準確、及時、規範、安全、保密。秘密公文應當由專人負責進行印製。
第二十四條公文份數不夠，允許按原版補印；公文一經印發，不得隨意修改重印；因特殊情況確需修改的，須撤銷原公文另行發文，或經簽發人重新簽發後印刷。
第二十五條收文辦理指學校辦公室對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、擬辦、請辦、分發、傳閱、承辦和催辦等程式。
（一）屬學校黨委、行政收文的，由學校辦公室統一辦理；屬各部門和各單位收文的，由各自負責辦理。
（二）簽收公文應當逐件清點，如發現問題，應當及時向發文機關查詢，並採取相應的處理措施。急件應當註明簽收的具體時間。
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