採購業務的內部控制制度（試行）
一、採購業務的授權
公司的採購業務全權集中於物流配送中心，包括公司工程用物資、燃器具的採購、戶外管道及戶內管線安裝材料等。公司辦公用品的採購由行政部負責。採購業務分為常備採購（預算內）、非常備採購（預算外）、政策性採購（公司戰略需要）。
二、採購計畫的制定和審批
公司各單位（分、子公司及各部門）每月25日向物流配送中心報送下月的物資採購計畫，物流配送中心經彙總、綜合平衡後向財務部報送當月公司整體採購計畫和採購資金預算。該計畫應綜合考慮各項物資實際庫存、工程施工計畫和公司資金狀況。該計畫亦應與各預算單位每月向財務部上報的預算報表口徑一致。
財務部審核通過後報總經理審批，經審批通過後下發物流配送中心執行，同時轉財務部備檔作為資金安排的依據。採購計畫審批流程（見流程圖1）：
三、採購業務的執行
1、**商的管理
（1）、採購人員應隨時調查**商的動態及產品質量。凡欲與公司建立**關係而且符合條件者應填具「**商調查表」（見表1），作為選擇**廠商的參考。「**商調查表」呈採購部經理核准後存檔。
（2）、物流配送中心應在日常工作中逐步建立系統的**商檔案庫，**商檔案包括：**商名片、**商調查表、**商審批表、**商資信檔案、**商所提供的合格證明、**表及相關資料
（3）、每批材料供貨結束後，**商的實績轉記於「**商資信檔案」（見表2），作為評審**商業績的資料。
（4）、採購人員依據「**商調查表」每半年複查一次，更正原有資料內容。**商檔案由物流配送中心的經理指派專人負責管理，未經採購部經理允許，不得隨便查閱。**商調查表應每月報乙份給財務部存檔。
（5）、物流配送中心應對**商的選擇建立內控審批制度。在下列情況下，採購人員應填寫「**商審批表」（見表3），提請主管領導審批：a、原有**商被撤點；b、開發新產品和新專案投資需引進新的**商；c、原有**商由於種種原因拒絕供貨需更換**商；d、新**商的物資更適合公司的需求。
2、商品樣品的檢驗：
（1）、對通過初審的**商所送檢的樣品，必須經質量檢驗部門進行各項指標的檢驗和檢測。
（2）、**商提供樣品同時應附帶完整的自檢報告及合格證明等資料。
（3）、對通過初審和提供樣品檢驗合格的**商方可進行供貨。如果評審結果不合格，要求**商限期作出整改。整改後仍不合格者，取消其入選**商資格。
3、請購申請單的處理
（1）、審核採購申請單各欄填寫是否清楚，審批者是否簽字。
（2）、緊急採購申請單應優先辦理。
（3）、無法於需用日辦妥的採購申請單，須及時通知申購單位。
（4）、接到撤銷通知的採購申請單，應先處理，並在採購計畫中刪除。
4、詢價及洽談：
（1）充分了解所購物資的品名、規格、質量要求及其他特別要求。
（2）向**商詳細說明品名、規格、質量要求、數量、交貨期、交貨地點、驗貨方式、付款方式。
（3）同規格產品的**商至少對比三家（註明**商的位址**，填寫採購詢價表（見表4），執行詢價程式。
（4）尋求其他更適合的替代品。
（5）有沒有****、**因素，經成本分析後，設定議價目標。
（6）詢價單應註明與**商議定的成交條件。
（7）如果是緊急需求臨時購買，採購人員可以參考以往之類似的**，免詢價、比價手續。
5、招標及採購合約的審核會簽
（1）、公司集中採購的大宗材料物資如pe管、氣表等應採用招標形式採購
（2）、公司招標流程如下：
a、成立招投標小組：招投標小組由公司總經理、副總經理、各中心總監、採購部經理、相關專業工程師組成。
b、招標小組專業工程師編制招標檔案（可對中標原則予以明確），發招標公告（或邀請函），並對報名投標者進行資格預審。
c、招標小組專業工程師對合格的投標者發招標檔案、設計施工圖、技術資料、材質要求等並負責組織現場踏勘及招標答疑工作。
d、招標小組制定評標、定標辦法，組長召開開標會議，審核投標書，組織評標，確定中標單位。
e、採購專案負責人發中標通知書，並負責完成與中標單位的合同簽訂工作。招標工作流程（見流程圖2）：
（3）、凡應以合約方式進行採購的物資，採購專案負責人應與**商簽訂合同。合同的簽訂應按公司規定的合同會簽流程進行會簽後蓋章。合同會簽流程（見流程圖3）及合同匯籤審批表（見表5）：
6、採購
（1）、物流配送中心根據與**商簽訂的採購協議所約定的具體條款落實到貨時間、交貨地點、品種、數量等。採購人員應對**商所提供物資進行詳細檢驗，確認是否與普通採購申請單（見表6）與工程物資採購申請表（見表7）（專項採購）所列內容一致。
（2）採購員應向**商索取必要的合格證明、使用說明及**商名片等資料。
（3）採購物資到達公司後，採購人員應及時趕到倉庫；工程類物資採購時，需經採購員、工程師等兩人以上的人員隨同購貨並會簽採購申請單。
7、採購流程
基於公司目前的運作模式和現狀，為保證物資流、資金流、資訊流的合理運轉，採購業務應嚴格執行具體流程如下：（見流程圖4）
1、公司下屬各經營實體（分、子公司）每月底向總部物流配送中心報送次月採購計畫表（見表89）。採購計畫按審批流程批准後由物流配送中心執行。
2、公司物流配送中心只是作為公司集中採購的執行者、組織者，並不是採購簽約的主體，採購簽約的主體應是各個材料物資請購單位，即各經營實體（分子公司）。
3、公司物流配送中心向**商發出訂貨單通知單（見表9），
一式三聯：一聯給**商，一聯傳請購單位，一聯留底。訂貨單應註明：
（1）、採購的品種、規格、數量、金額；（2）、收貨人、交貨地點、驗收方式、交貨時間；（3）、發票上應開具的購貨單位名稱等。該訂貨單應及時傳至請購單位。
4、購貨合同簽訂（或訂貨單發出）後，公司採購中心及各分、子公司根據合同有關規定應適時跟蹤訂貨單的處理情況，及時溝通，作好收貨準備。
5、貨物收到後，收貨單位應及時核對實際收到的貨物與採購訂單是否一致，並核查相關票據是否與訂單要求相符，如有異常應及時與供貨單位取得聯絡，及時作出相應處理。按有關規定從專用帳戶中支付採購資金。並將訂單處理情況及時通告公司採購中心。
8、應付賬款的管理
（1）、採購業務完成後採購人員應將審批齊全的採購申請單、購銷合同入庫單（見表10）、發票等相關資料轉財務部審核入賬，根據合同的約定辦理付款手續。
（2）、財務經理應監督和審核會計人員編制的「採購交易」記帳憑證金額及分類的正確性、入帳的及時性；若月末採購的物資已入庫但發票未到，應暫估入帳，待下月發票到達後紅字衝回，再根據發票做正確的分錄。
（3）、財務部應於每月月末與**商進行往來帳項的核對。取得**商對帳單，審核其餘額與公司「應付帳款」餘額是否一致，在考慮買賣雙方在收發貨物上可能存在時間差等因素之後，公司與**商的月末餘額應保持一致。
（4）、物流配送中心應登記所有已簽訂的採購協議，並按合同載
明的付款條件及時間，每週一向財務部報送採購資金支付計畫表（見表11）。
流程圖1
採購計畫審批流程
ys 流程圖2
招標工作流程圖
流程圖3
採購合同會簽流程圖
流程圖4
採購流程圖
發貨發貨
付款付款
申報 審核申報
採購業務內控制度 試行
採購業務的內部控制制度 第一章總則 一 採購業務的授權 公司的採購業務權集中於採購部，包括公司工程用物資 燃器具的採購 戶外管道及戶內管線安裝材料等。公司辦公用品的採購由行政部負責。採購業務分為預算內採購 預算外採購。二 採購計畫的制定和審批 公司各單位 分 子公司及各部門 每月25日向物流配送中心...
修訂採購內控制度
第十三條採購部門負責審核 編制 請購單 詢價與 談判 簽訂合同 採購貨物 請求付款等。第十四條財務部門負責結算採購款項，登記存貨及應付款項等賬務處理。第十五條財務部門在確保採購業務的真實性 合理性以及符合付款手續後，按合同約定付款方式支付貨款。第十六條付款及審批執行公司的 資金審批許可權表 1 採購...
採購業務內控流程
採購訂貨單 可根據實際情況，採用數張複寫的方式，其中一張送交銷貨單位，請求發貨 一張交倉管部門，作為核收物品時與到貨票據核對的依據，即驗收貨物的依據 一張由採購部作為存根歸檔儲存，以便對所有的訂貨與到貨情況進行查對 分析。採購物資到達時應填寫 入庫單 嚴格驗收之後方可入庫。採購部門購回的各種原材料，...