第一條為規範山西煤炭進出口集團左雲東古城煤業****的費用支出及報銷管理，明確各項費用的開支標準、範圍和報銷審批程式，特制定本制度。
第二條本制度所指的費用主要是指以現金、支票、匯款方式支付的日常管理費用、資產購置費用、基本建設支出等。
第三條本制度適用於東古城煤業****各科室、生產隊。
第四條審批程式
（一）日常費用報銷審批程式:
1.各部門人員根據費用支出及報銷內容填寫相應的單證。
2.各部門負責人核實並簽字。
3.財務部門審核。
4.各部門主管領導簽字。
5.財務總監簽字。
6.總經理簽字。
（二）借款及領用支票審批程式
1.各部門人員根據費用支出內容填寫現金借款單或支票領用單；差旅費借款需註明出差地點及時間，其他借款需註明用途。
2.各部門負責人核實並簽字。
3.主管領導簽字。
4.財務科長簽字。
特殊事項及規定：
3000元以上的現金借款，必須經財務總監簽字批准，20000元以上的現金借款，必須經總經理簽字批准。
（三）異地匯款支付審批程式
1.各部門人員根據匯款內容填寫匯款申請單；
2.各部門負責人核實並簽字。
3.財務部門審核單據。
4.各部門主管領導簽字。
5.財務總監簽字。
6.總經理簽字。
（四）報銷規定
1. 費用報銷時間為每週
二、三、四上午。
2. 財務審核單據時間為每週
一、二、三、四上午。
3. 費用報銷一般為當日審核次**銷，特殊情況除外。
4. 差旅費及大額現金借款（三萬元--五萬元以上）需提前一天預約，並在工作結束後7個工作日之內報銷並結清餘款，前次借款未報銷者，一般不得再次借款。
5.各部門人員在本市發生的一次性費用開支在一千元以上的，原則上使用支票結算方式。申領支票時，必須向財務部門提供收款人資訊。
財務部門根據收款人名稱、付款金額、款項用途開具支票並加蓋財務印鑑；如無法準確提供收款人名稱或金額，必須將支票小寫金額（預計消費金額上限）前加標人民幣符號，禁止簽發未註明用途、未限制金額的空白支票。獲取發票時，必須要求開票方將原始發票各項內容填寫完整。
經辦人在取得支票後盡快辦理結算報銷手續。屬於提前質押類的，在工作專案完成後的7個工作日內應及時結算並報帳，質押期限不得超過6個月，由於特殊原因工作還未結束的，可先行結算已發生的費用，然後再次申領，以免造成核算跨期或使費用分攤起伏過大。對於借用支票2張以上未及時報帳者，財務部門將不再對其簽發支票
6.現金及支票借用人，必須是公司正式職工，非公司正式職工，不得以正式員工名義借款。
第五條費用報銷單據
按照不同用途，我公司費用報銷及付款單據分為6種型別。各部門人員根據不同專案及內容填寫相應的費用報銷單據。
1. 山西煤炭進出口集團****現金借款單
主要用於各部門人員出差借款、臨時借款時使用。出差借款需標明出差時間、地點，臨時借款需標明用途。
2．山西煤炭進出口集團****差旅費報銷憑證
主要用於各部門人員報銷差旅費時使用。報銷時按照單據格式及內容準確填寫，單據上沒有的專案不得隨意新增。出差人委託他人代為辦理報銷手續時，經辦人處必須填寫經辦人姓名，不能代簽出差人姓名。
3.山西煤炭進出口集團****支票領用單
主要用於各部門人員以同城（左雲縣以內）轉賬支票方式支付各項日常費用時使用。使用時必須註明用途、張數、計畫開支金額。支票使用後將支票存根及原始發票一併報銷，如申領支票時可同時提供發票等原始憑據，則可以直接使用費用報銷單據按照審批流程一次性完成領用、報銷手續。
4.山西煤炭進出口集團****費用報銷憑證
主要用於各部門人員以支票或現金方式支付各種日常費用後報銷時使用。使用時必須寫明報銷人所在部門、姓名、報銷日期、費用專案、金額、支付方式、附件張數等內容，審批欄按照審批程式由各級領導簽字時使用。
5.山西煤炭進出口集團****匯款付出憑證
主要用於各部門人員以異地（左雲縣以外）匯款方式支付各種日常費用時使用。各項日常費用需要異地匯款時，經手人需同時提供領導批示、相關合同協議、發票等原始憑證，並按照審批流程辦理匯款手續。屬於預付性質的款項，經辦人需在款項匯出後十個工作日內將正式發票交回財務部門，逾期未交回者預付款將轉為其個人借款逐月從工資中扣回。
6.山西煤炭進出口集團****單證貼上單
主要用於各部門人員報銷各項費用貼上單據時使用。使用時，單據貼上不要超過貼上單內部粗框線（單據較多時，不得超出內部虛框線），票據貼上時每張不得貼上過多，以免影響憑證的裝訂。
上述單據的填寫要求書寫規範，字跡清晰，將支出及費用發生的時間、事由、金額（大小寫金額必須一致且不允許塗改）等要素填寫齊全，並在報銷憑證上簽署姓名；報銷時要求提供真實、合法、有效的票據，票據各專案要填寫正確、齊全，印章清晰可辨，發票抬頭必須填寫單位的全稱。
第六條審核
審核包括部門審核和財務審核。部門審核由部門負責人負責，部門主管領導簽字，財務審核由財務部門指定專門人員負責。
（一）部門審核內容包括：
1.審核支出及報銷內容是否真實、合法、合理。
2.審核支出及報銷費用的歸屬。
3.必要時部門負責人應對支出及報銷費用的內容做出合理的解釋。
4.必要時部門負責人應對支出及報銷費用的內容提供證明資料。
（二）財務審核及付款審批內容包括：
1.原始憑證是否真實合法，內容是否完整，書寫是否規範，數量、單價、金額填寫是否正確。
2.購買實物的原始憑證，是否有手續完備的驗收證明。
3.購買固定資產、無形資產、支付中介費等重大支出的合同要件是否齊全。
4.相關的各級審批手續是否齊全。
5.票據貼上是否規範。
6.如發現虛報、瞞報和使用非法票據等不法行為，會計（財務）部門將不予報銷，情節嚴重者將追究其法律責任。
第七條報銷責任界定
各部門人員對所報銷專案的真實性、準確性、及時性，單據的合法性、完整性負責。
部門負責人、部門主管領導、財務總監、總經理對報銷內容的真實性、完整性、必要性負責。
會計（財務）部門對報銷專案審批手續的完整性、單據填寫的規範性、費用計算的準確性、付款的安全性及單據的真實性負責。
第八條薪酬的構成
職工薪酬主要包括發放給在職職工的各類工資、獎金、津貼、福利；按照國家規定比例計提和繳納的養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險、生育保險、住房公積金、工會經費和職工教育經費；與職工解除勞動關係給予的補償等。
薪酬的發放與扣繳
工資發放以月為單位，考勤日為上月20日至本月20日，每個月9號公司發薪日，如遇法定節假日或雙休日則提前一天發放。人力資源部門負責根據經理辦公會的工資分配方案核定職工各項薪酬標準並製作薪酬發放表，財務部門負責審核並發放。
各類獎金、福利及津貼的發放，由人力資源部門根據考勤製作發放名單，經總經理簽字，財務總監簽字，財務審核及財務負責人簽字後方可發放。節假日加班工資標準統一由人力資源部門制定並審核，財務部門發放。
根據國家有關規定，公司作為代扣代繳義務人，將從工資中扣回以下費用：個人所得稅，個人醫療保險，個人養老保險，個人失業保險，住房公積金以及其他扣款。
第九條五項社會保險及住房公積金由人力資源部門負責計算並繳納，財務部門根據回單進行賬務處理，並根據代付明細扣款或掛賬。
第四章差旅費
第十條差旅費是指公司職工因公外出，發生的城市間交通費、住宿費、訂退票手續費、托運費、寄存費及各項出差補助等。
各部門人員出差，提前向財務部門辦理差旅費借款，差旅費借款需經部門負責人，主管領導，財務總監審批。
第十一條交通費、住宿費報銷標準
交通費在規定標準內據實列支，出差人員可根據不同情況選擇火車、汽車、輪船、飛機等交通方式，價位選擇要適中，不得鋪張浪費。
出差人員乘**通工具標準如下：
公司副總以上人員出差可乘坐飛機頭等艙、火車軟臥、輪船頭等艙。
公司副科以上人員出差可乘坐火車軟臥、輪船二等艙。
公司一般員工出差可乘坐火車硬臥、輪船二等艙。
出差人員乘坐飛機要從嚴控制，公司副總以下人員出差原則上不允許乘坐飛機，如確因路途遙遠或任務緊急需乘飛機者，經主管領導及總經理批准方可乘坐。未按規定乘**通工具而發生的超支費用自行承擔。
住宿費實行限額管理。限額內憑住****據實報銷，超限自負。
北京上海等一類城市住宿費標準為：副總以上每人每天不超過500元，科級每人每天不超過260元，一般人員每人每天不得超過200。（一類城市主要指直轄市、省會、自治區首府及計畫單列市）
其他城市住宿費標準為：副總以上每人每天不超過300元，一般人員每人每天不超過180元。
原則上應選擇其在當地的協議酒店辦理優惠住宿以節約住宿開支。
住宿費報銷均需提供正規發票，並完整填寫單位名稱、住宿日期、天數、單價、金額等要素。
住宿安排本著適度的原則，既要維護公司的對外形象，又要保持勤儉的作風，不得搞排場，鋪張浪費。
第十二條差旅費補助標準及相關規定
我公司差旅費補助分為：伙食補助、交通補助、通訊補助及出車補助等。
補助標準：
赴省會城市、直轄市等一類城市出差，伙食補助每人每天35元，交通補助每人每天20元，通訊補助每人每天5元，合計每人60元/天。
赴其他城市出差，伙食補助每人每天25元，交通補助每人每天20元，通訊補助每人每天5元，合計每人50元/天。
相關規定：
1.伙食、交通、通訊補助按實際出差天數計算，帶車出差不享受交通補助。享受每月話費額度補助的人員，不享受出差通訊補助。
2.市內學習、開會，赴境外考察、談判不享受伙食、交通、通訊補助。
3.赴外地出差人員享受伙食補助的，不得另行報銷當地餐費。
4.外出參加會議、培訓，其食宿已由會議主辦方統一負責，公司不再另行報銷伙食補助，但可按規定領取交通及通訊補助。
5.出差中赴機場、車站、碼頭等地發生的往返交通費，憑相應票據據實報銷。除此之外，不得在差旅費中報銷本市計程車費。
確因工作需要而發生的本市計程車費由主管領導審批後填寫費用支出憑證報銷。
6.赴外埠出差期間因工作需要而發生的當地計程車費，可憑票據實報銷，但不再享受定額交通補助。
第十三條出差返回後，應在十個工作日內到財務部門辦理報銷手續，在報銷時要結清借款餘額。
第十四條會議費是指公司各部門召開會議發生的各項費用。
會議費開支專案包括會議伙食費、資料辦公費、住宿費、會場租賃布置費、會議交通費、禮品費、專家費等。
第十五條公司會議費實行預算審批制度，會議組織部門應在召開會議前向公司領導提出會議計畫及綜合預算報告。財務部門根據領導批示以及會議預算報告，準備支票或匯款。
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