辦公室管理制度
為加強公司行政事務管理，理順公司內部關係，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。本規定所指行政事務包括員工日常管理、檔案管理、公文列印檔案對接管理、辦公及勞保用品管理、招待客戶管理、宿舍管理等。
一、員工日常管理
(一) 上班時間不允許做與工作無關的事,如需外出應請示總經理，如總經理不在辦公室辦公的情況下，知會一下辦公室人員，以便知道工作去向；
(二) 不允許員工從事第二職業或對外兼職活動,但鼓勵員工利用業餘時間參加學習培訓,提高工作能力；
(三) 保持辦公場所的安靜，不大聲喧嘩、高聲談論、追逐、嘻鬧、竄崗、閒聊等；
(四) 保持辦公室的整潔有序。檔案不隨意亂放，報廢檔案必須妥善處理。下班時要收拾好自己的辦公桌及自己的椅子也要擺放整齊，關閉電器電源，關好門窗；
(五) 不得因私事長時間占用辦公**；
二、檔案管理
(一) 歸檔範圍
1、公司的規劃、年度計畫、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、專案方案、通告、通知等具有參考價值的檔案材料；
2、檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全；
(二) 檔案的借閱與索取
1、總經理、副總經理、總經理、辦公室主任借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔；
2、公司其他人員需借閱檔案時，要經總經理批准，並辦理借閱手續；
3、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和複製，凡屬密級檔案，必須由總經理批准方可摘錄和複製；
三、公文列印檔案對接管理
(一) 公司公文的列印工作由辦公室負責。
(二) 各部門檔案的對接需影印一式二份，乙份總經理、乙份給相關負責人，另乙份存檔。
(三) 對各部門或**企業、事業單位檔案需編檔號，經總經理審核後方可簽發。
四、辦公及勞保用品的管理
(一)、辦公用品的購發：
1、每月中旬，各位同事將該所需要的辦公用品制定計畫提交辦公室；
2、辦公室指定專人制定每月辦公用品計畫；經總經理審批後負責將領料單送到集團行政部採購，根據實際工作需要有計畫的分發給各位同事簽字領回；
3、除正常配給的辦公用品外，若臨時還需用其它用品的須填寫採購單，經總經理簽名批准後方可呈報辦公室採購；
4、公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據新員工提供用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；
5、負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員簽字；
6、辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事；
五、招待客戶管理
為更好地樹立公司形象，規範員工禮儀行為，展示集團公司的企業管理風範，有次序、有步驟地做好來賓叄觀接待工作，使此項工作順利納入程式化管理軌道，特制定本辦法。
(一)、接待預約來訪者的工作程式
1、以良好的公司形象迎候來訪者，當來訪者走近時，以站立姿態面帶微笑主動問候
2、了解來訪者約定見面的部門或人員；
3、如果來訪者是在約定的時間到達，應立即通知被訪者；
4、如果來訪者比約定的時間來的有點早，請其入座，款待飲料，遞送書報資料，以排遣時間，或輕鬆地和他們交流，使他們感到不被冷淡，待離約定時間前15分鐘至10分鐘，再執行第（3）條；
5、正確引導來訪者至他們要去的部門或者按單位要求安排工作人員陪同前往；
(二)、接待未預約來訪者的工作程式
1、面帶微笑主動問候來訪者，當了解到對方未做預約時，仍以歡迎的態度禮貌友好地接待，為其服務；
2、詢問來訪者要訪的部門或工作人員的姓名；
3、努力為來訪者安排乙個盡可能早的預約時間；
4、如果來訪者要求當天見面，應設法聯絡有關部門或人員，看是否被訪人或其他人員能接見來訪者；
5、如果當天可以接見，按照接待預約客人的工作程式進行；
6、如果當天確實不能找到合適的人與來訪者見面，要立即向來訪者說明情況，切忌不要讓客人產生「等一等還有希望」的誤解，以免浪費雙方的時間，使自己更被動；
7、在無法接待來訪者的情況下，應主動請來訪者留言或名片，並向其保證盡快將留言或名片遞交給被訪人；
8、再次給來訪者乙個預定約會的機會，並耐心聽取對方的要求；
9、在接待過程中，要確保來訪者感到舒適，比如聯絡過程中，為來訪者提供坐椅和飲料等；
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