收文處理程式

2022-12-22 17:09:03 字數 1226 閱讀 3520

凡上級發至本單位的所有公文檔案、材料等,統稱收文。收文處理包括:簽收、登記、批辦、承辦、注結、歸檔等環節。

一、簽收。收到來文,首先要看清是否屬於本單位收文,然後清點,核實來文數量、封皮編號與投遞是否相符,檢查檔案裝封是否破散,密封條是否被拆等情況,檢查無誤後,方可簽字、蓋章、注時。二、拆封。

上級來文,均由檔案專管人員拆封,其他人員不得拆封。寫明某個部門或個人親收的檔案,應登記後轉送有關部門或個人簽收。

三、核對。檔案拆封後,要對照發文通知單核對檔案種類和份數。有回執的,在回執單上簽字,蓋章後,退回發文單位。

同時,檢查檔案是否有未裝訂、缺頁或手續不全等差錯,發現問題及時想發文單問查詢,予以彌補。

四、登記。將收到的黨內檔案先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、密級、檔案標題、份數、書皮編號等逐項進行登記。行政檔案轉院長。

五、擬辦。收文登記後,要填寫〈公文處理單〉。為方便領導批辦,可將本文提出的或與本文有關的檔案資料附在本文之後,供領導參閱。

六、批閱。上級來文由院辦負責同志交院長批閱。需辦理件,要寫清承辦單位、承辦要求、承辦時限等;需閱知件,要提出閱知範圍;需傳達件,要提出傳達範圍和時間;需影印件,要提出翻印份數和發放範圍等;最後要簽名、注時。

七、分辦。需要辦理的檔案,要按批辦意見,分送有關部門或承辦人員辦理。

八、傳閱。需要傳閱的檔案,要按批示意見傳閱。傳閱中,應先送主要領導和分管領導閱:

各部門間安排主管部門先看。領導同志閱文後要簽字、注時。如有閱批意見,要按領導同志的意見,做好補辦工作。

檔案傳閱前,要認真登記,閱完後進行檢查,隨時掌握檔案的去向。

九、承辦。承辦單位接到需辦檔案後,要認真及時辦理,急件隨到隨辦。需兩個以上單位承辦的檔案,主辦單位要主動會同有關單位協商辦理,並負責回覆辦理結果。

十、催辦。對需送有關部門辦理的重要檔案,要定期或跟蹤進行督促檢查,並做好催辦記錄,辦完後要向分管領導和辦公室負責同志反饋結果。

十一、注結。檔案辦理完畢,應在《收文登記簿》或公文處理單上注結,註明辦理日期,並簡要寫明辦理結果。

十二、歸卷。將辦理完畢的檔案按不同的分類和序號分別歸在相應的檔案分類盒內,以備查考。十

三、立卷。把對本單位工作有查考價值的上級檔案、材料收集齊全,按文書立卷有關規定整理成案卷,並填寫案卷目錄。

十四、歸擋。將立好的案卷按需要儲存到檔案室。十

五、銷毀。沒有存檔價值的檔案以及其他材料,經鑑定、批准後,可進行銷毀,銷毀秘密檔案,要由專人(兩人以上)到指定地點鑑銷,嚴禁向廢品收購部門或個人**。

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