練就office2007達人15個word常用技巧
微軟office辦公軟體是所有辦公一族公認的功能強悍且不易掌握，雖說看見平常大家都在使用office辦公軟體，然而可以發現身邊要能把office用到熟練級別的高手還是少得可憐。office辦公軟體就真的如此之難？其實也未必，只不過其中的很多功能也許是大家一般很難使用到，或是沒能掌握一些操作技巧，因此感覺不熟悉也是正常的。
word作為office辦公軟體中重要的文書處理工具廣泛被應用，本文就是要介紹在使用word中的15個常用技巧，幫助大家更好地使用word，另外，稍後我們還會繼續把excel、ppt等元件的使用技巧介紹給大家，工作學習中不能缺少office辦公軟體卻又不太熟悉這款體積的使用者，可要留心看了。
技巧1利用全新的實時預覽功能試用標題樣式
在先前版本的word中，如果不確定要為標題指定何種樣式的字型，經常需要反覆地應用多種樣式來檢視效果，乙個不滿意再撤銷重換下乙個樣式。但在word2007中，全新的實時預覽功能可以讓使用者在應用某個樣式之前輕鬆而快速地檢視其應用後的效果，只需滑鼠指向某個樣式即可立即檢視，省事又省時，極大地方
便了使用者。操作方法如下：
1.將游標定位在標題文字中的任意位置。
2.在預設顯示於最前端的「開始」選項卡中，找到「樣式」組，然後在其中單擊「樣式庫」右下方的【其他】按鈕。
3.在開啟的「樣式庫」中，只需在給出的各種樣式之間輕鬆滑動滑鼠，標題文字就會自動呈現出當前樣式應用後的視覺效果。
技巧2即時翻譯文件中的英文單詞
具有螢幕取詞功能的翻譯軟體可以幫助大家在閱讀英文文件時流暢自如，但如果你在使用office的過程中還要去安裝其他第三方翻譯軟體，那你對自己手中的office就太不了解了。microsoftofficeword2007已經內建了強大的翻譯功能，與你所熟悉的桌面詞典軟體一樣即指即翻，使用方便。操作步驟如下：
1.在word2007的「功能區」中，切換到「審閱」選項卡。
2.在「校對」組中，單擊的【翻譯螢幕提示】按鈕，然後在下拉列表中執行【中文（中國）】命令，以此來啟用螢幕取詞翻譯的功能。
3.將滑鼠指標停留在任意乙個英文單詞上，相應的翻譯結果就會以螢幕提示的方式顯示出來。
4.如果你還沒有決定哪種樣式符合心意，只需將滑鼠移開，標題文字就會恢復到原來的樣子；一旦找到了滿意的樣式，單擊它，該樣式就會被應用。
技巧3一次性完成文件中的所有樣式設定
使用者如果已經在文件中為各級標題指定了樣式，但又覺得這些標題樣式的風格在整體上不是很協調。沒有關係，word2007內建了許多經過專業設計的樣式集，而每個樣式集都包含了一整套可應用於全篇文件的樣式設定。只要使用者選擇了某個樣式集，其中的樣式設定會自動應用於全篇文件。
操作如下：
1.在預設顯示於最前端的「開始」選項卡中，找到「樣式」組，然後單擊【更改樣式】按鈕。
2.在彈出的下拉列表中，將滑鼠指標移至「樣式集」子選單項，所有樣式集選項會以選單的方式顯示在您的面前。
3.用滑鼠指標滑過每個樣式集，使用者就可以直接在文件中預覽其應用後的效果，當確定要使用某個樣式集時，只需單擊它即可。
技巧4利用主題讓文件煥然一新
文件主題是乙個綜合性概念，它涵蓋了整篇文件的配色方案、字型方案和效果方案，可以從整體上控制文件的基調或風格。word中提供的這種全新創作體驗配合實時預覽功能，可以讓使用者更大限度地拓展自己的文件創作經驗。操作步驟如下：
1.切換到「頁面布局」選項卡，並在「主題」組中單擊【主題】按鈕，開啟「主題庫」。
2.「主題庫」以圖標的方式列出了所有內建的文件主題，同樣可以在這些主題之間滑動滑鼠，通過實時預覽功能來試用每個主題的應用效果。
3.單擊乙個符合您要求的主題，完成文件主題的設定。技巧5眩目封面立即呈現
專業的文件要配以漂亮的封面才會更加完美，想要不再為設計漂亮的封面而大費周折？當然是可以辦到的，word內建的「封面庫」為使用者提供了充足的選擇。操作如下：
1.切換到「插入」選項卡，並在「頁」組中，單擊【封面】按鈕，開啟「封面庫」。「封面庫」以圖標的方式列出了所有內建的文件封面，這些圖示的大小足以讓你看清楚封面的全貌，選擇非常輕鬆。
2.單擊其中乙個封面，該封面會自動被插入到當前文件的第一頁中，現有的文件內容會自動後移。
3.單擊已被插入的封面中的預留輸入位置（例如「年」或「鍵入文件標題」等），然後輸入相應的文字，乙個漂亮的封面就製作完成了。
技巧6利用文件部件實現內容的再利用
對於某些常用文件，其中總有一些內容是固定不變的或是不會經常改變的，例如個人簡介、個人的聯絡資訊都屬於這種情況。如果每次輸入這些資訊時都重複一
次，一是很可能會在輸入文字和設定格式上浪費很多時間，二也非常麻煩，利用word中提供的「文件部件」就可以將這樣的內容作為乙個單獨部件儲存並方便以後再次使用。具體操作方法如下：
1.在任意乙個文件中輸入一些固定不變的常用資訊，並為其設定美觀的格式，然後選中這些內容。
2.切換到「插入」選項卡，然後在「文字」組中單擊【文件部件】按鈕，並執行下拉列表中的【將所選內容儲存到文件部件庫】命令。
3.在彈出的「新建構建基塊」對話方塊中，設定該文字部件的「名稱」，並單擊【確定】按鈕，完成文字部件的新增。
4.在「插入」選項卡的「文字」組中，單擊【文件部件】按鈕，剛才新增的文件部件已經顯示在「文件部件庫」中，需要再次使用時，單擊該文件部件，它就會被插入到游標當前所在的位置。
技巧7使用更快捷的方法為文件插入目錄
在先前版本的office中，每次插入目錄時，需要先在乙個對話方塊中進行設定，然後才可以將目錄插入到文件中。新版office中操作會簡單很多，它能代替使用者完成其中的大部分工作，這就使得插入目錄的操作變得更容易。操作方法如下：
1.將游標定位在要插入目錄的位置。
2.切換到「引用」選項卡，並在「目錄」組中單擊【目錄】按鈕，開啟「目錄庫」。
3.「目錄庫」以視覺化方式向使用者展示了各種目錄的編排方式和顯示效果，使用者只需選擇其中乙個滿意的目錄形式，就可以立即完成目錄的插入操作。
技巧8將文件共享給沒有安裝微軟office的使用者
微軟office已經能夠支援直接生成pdf檔案格式，pdf是一種國際通用的文件格式，現在已經有很多可免費**和使用的pdf文件閱讀程式（如
foxitpdfreader）。，只要將該文件轉換為pdf檔案格式進行儲存將是乙個不錯的選擇。操作方法如下：
1.在word中開啟要發布的文件。
2.在word2007主視窗的左上角，單擊【office按鈕】，然後從下拉列表中執行【另存為】——>【pdf或xps】命令，開啟「發布為pdf或xps」對話方塊。
3.為新的pdf檔案指定儲存路徑和檔名，並單擊【發布】按鈕，即可完成從word文件到pdf文件的轉換操作。
技巧9快速訪問自己最常用的功能
office2007已經通過「功能區」這種全新的使用者介面組織方式，將先前深埋於選單中的功能上浮至各個選項卡中。同時，word2007也為使用者提供了一種構造個性化工具箱的機會，你可以將自己最常用的功能新增到工具箱中，以便一次單擊即可執行想要的命令，這個工具箱就是「快速訪問工具欄」。操作方法如下：
1.回想一下，當自己在平時開啟和編輯某個文件時，哪些功能是最常用而且需要超過一次單擊操作才能使用到的？通過在「功能區」中切換選項卡或者瀏覽「office按鈕」選單，找到這個功能。
2.在該功能上單擊滑鼠右鍵，並從快捷選單中執行【新增到快速訪問工具欄】命令，該功能就會出現在「快速訪問工具欄」中。
3.要是覺得「快速訪問工具欄」的預設位置每次點選不大方便，可以右鍵單擊
它，並從快捷選單中執行【在功能區下方顯示快速訪問工具欄】命令。這樣，「快速訪問工具欄」就會自動顯示在「功能區」下方的位置。
技巧10輕鬆插入數學公式
在先前的word版本中，向文件中插入數學公式是一件非常麻煩的事情。現在可以將這項工作進行徹底地簡化。在內建的「公式庫」中可以找到很多常用的數學公式，或者輕鬆構造自己的公式，而且智慧型化的「功能區」會在你插入公式後，自動切換到公式的設計狀態，相關的設計工具也會自動呈現在你面前。
操作方法如下：
1.將游標定位在要插入公式的位置。
2.切換到「插入」選項卡，並在「符號」組中單擊【公式】按鈕，開啟「公式庫」。
3.瀏覽「公式庫」中的內建公式，並選擇乙個要將其插入到文件中的公式。4.
當插入該公式後，公式的「設計」選項卡就會顯示在「功能區」的最前端，這時候可以利用該選項卡中的工具對當前公式進行隨意編輯。
技巧11給文件加水印說明
水印實際上是嵌入到文件頁面背景中的一幅**或一些文字，它們將隨文件一起列印輸出到紙張上。有時候需要向文件中新增水印，以醒目的水印來告知他人這份文件的重要程度或特殊用途。word2007內建的「水印庫」已經為使用者準備好了若干個現成的水印。
當然，你也可以利用水印來裝裱文件，使之更加美觀。操作方法如下：
1.切換到「頁面布局」選項卡，並在「頁面背景」組中單擊【水印】按鈕，開啟「水印庫」。
2.「水印庫」以圖標的方式羅列了內建的水印效果，使用者只需單擊其中乙個符
合要求的水印，它就會立刻被應用到當前文件的所有頁面之中。
技巧12讓文件中的**更加吸引眼球
**並茂是一種非常好的文件編寫方法，既能豐富文件內容，又能讓人更直觀了解其中的內容。但在之前版本的word中，能夠做的可能只是將**插入到文件中，並稍作修飾如此簡單操作而已，**仍然是很普通的效果。在word2007中，使用者對**最終效果的控制能力遠不止這些，全新的三維效果可以讓**迅速變得更加吸引眼球。
操作方法如下：
1.切換到「插入」選項卡，在「插圖」組中單擊【**】按鈕，開啟「插入**」對話方塊，然後從中選擇要插入的**，並單擊【插入】按鈕，**就會被插入到文件中，這一點大家應該都很熟悉。
2.**插入後，針對**處理的「格式」選項卡就會顯示在「功能區」的最前端，然後，你可以從「**樣式庫」中選擇一種內建的**樣式，每個**樣式都包含了**的形狀、邊框和效果這3種屬性，隨意調整。
3.為了對該**樣式的三維效果進行修改，單擊【**效果】按鈕，並在下拉列表中將滑鼠指標指向【三維旋轉】，然後從「三維旋轉庫」中選擇一種內建的三維旋轉效果即可。
技巧13如何告知他人這是最終版本的文件
當你對某個文件進行編輯或修改，並確定該文件已經最終完成之後，很可能不希望閱讀這個文件的其他人再對其進行任何修改。為了提醒其他人留意，要麼你可以在文件的第一行用「請不要修改此文件！」之類的語句來告知讀者，但會影響到整個文件的美觀性，而且讓別人覺得你不夠專業；其實使用全新的「標記為最終狀態」功能就能完美解決這個問題。
操作如下：
1.開啟或新建乙個word2007文件，對其進行編輯或修改，直至確定將其作為
最終版本。
2.單擊【office按鈕】，並從選單中執行【準備】——>【標記為最終狀態】命令。
3.執行該命令之後，word2007會彈出乙個提示對話方塊，讓你確認這次標記行為。只要你確定過後，文件的狀態屬性將被設定為「最終狀態」，並禁止任何人的編輯、修改或儲存操作，而且會在狀態列中顯示「標記為最終狀態」圖示，當別人想要修改或編輯時看到圖示也就自然會放棄了。
技巧14快速建立與格式化**
大家都知道**是一種用於整理資料的有效方式，但普通的資料**閱讀起來卻又是一件非常枯燥的事情。如果能用最快的速度和最少的工作量來讓自己的**變得與眾不同、精美別緻，那一定會讓閱讀者更樂於瀏覽。實現這一招其實也不難，操作如下：
1.在word中插入**，首先切換到「插入」選項卡，在「**」組中，單擊【**】按鈕，並在下拉列表的「插入**」區域中以滑動滑鼠的方式指定**的行列數目，確定後單擊即可將指定行列數目的**插入到文件中。
2.完成自己的**填充工作。
3.確保游標仍處於**範圍之內，並在**的「設計」選項卡的「表樣式」組中，通過實時預覽方式為**指定內建的樣式，**迅速變得美觀很多。
技巧15儲存常用的**到「快速**庫」
雖然上面提到word2007為快速製作美觀而專業的**提供了良好的支援，但相信任何使用者也不願意總是進行重複勞動，反覆製作某乙個常用的**。word中其實提供了一種更加快速建立常用**的方法——「快速**庫」功能，該**庫現
已包含了若干個建立好的**模板，另外也可以將自己製作好的常用**加入到該**庫中，以便隨時快速呼叫。操作方法如下：
1.在包含常用**的文件中，單擊該**左上角來選中整個**。
2.切換到「插入」選項卡，在「**」組中，單擊【**】按鈕，並從下拉列表中執行【快速**】——>【將所選內容儲存到快速**庫】命令。
3.在開啟的「新建構建基塊」對話方塊中，為該**設定「名稱」屬性，並單擊【確定】按鈕，**就迅速被新增到「快速**庫」中了。
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