某速食麵生產企業
主管部門：行政科編碼：b/q4.2.3/s4.4.5/e4.4.5
批准日期：2010-01-10生效日期：2010-01-15
編制審核批准
0 目的
通過對與企業質量、職業健康安全、環境管理體系有關的檔案實施控制，確保使用場所獲得適用檔案的有效版本。
1 適用範圍
適用於與企業質量、職業健康安全、環境管理體系有關的檔案的控制。
2 職責
2.1 行政科是本程式的主管部門，負責管理手冊、程式檔案的管理；負責企業管理檔案的管理；負責與企業相關的法律、法規和其他要求等外來檔案的管理。
2.2 各部門是檔案控制的相關部門，負責本部門使用和保管的企業檔案的控制，負責與本部門相關的法律、法規和其他要求等外來檔案的識別、發放、使用、修改、更新。
2.3 各部門是檔案控制的執行部門，負責本部門使用和保管的企業檔案的控制，負責外來檔案的登記、發放、使用、歸檔。
2.4 生產部是企業技術檔案的主管部門，負責企業技術檔案的管理工作。
3 工作流程（附後）
4 工作程式
4.1 檔案的分類
4.1.1 企業檔案：體系檔案（管理手冊、程式檔案、支援性檔案），企業管理檔案，企業技術檔案(工藝檔案、作業規程、安全操作規程)等。
4.1.2 外來檔案：上級單位、企業所在地**有關部門、單位發來的檔案。
4.2 檔案的編碼4.2.1 管理手冊的編碼
xzx /a /q -s -e -2008
4.2.2程式檔案編碼說明
b/ q*** / s*** / e***
4.2.3支援性檔案編碼說明
c/q***/s***/e***-**
4.2.4企業管理檔案的編碼
根據檔案類別及主要內容，按年度進行流水編號。
格式為：
華號 檔案
類別4.3 檔案的標識和受控
4.3.1 受控檔案：主要包括管理手冊、程式檔案、支援性檔案以及與質量、職業健康安全、環境管理體系有關的企業管理檔案並在檔案封頁蓋「受控」章進行標識。
4.3.2 非受控檔案：除受控檔案以外的檔案。非受控檔案按公文處理要求進行管理，但不進行補發、換發、複製及評審、更改、作廢、銷毀控制。
4.3.3 法律、法規和其他要求：執行法律、法規和其他要求控制程式。
4.4 檔案的編寫、審核、批准、發放
企業檔案的形成應明確編制人、審核人、批准人、發布時間和生效時間等。
4.4.1 企業檔案的編制、審核、批准
管理手冊由行政科編制，管理者代表審核，經理批准；程式檔案由有關部門編制，企業主管領導審核，管理者代表批准；支援性檔案由各部門編制，部門負責人審核，企業主管領導批准；企業管理性檔案的編制，由相關部門起草，需要會簽的要進行會簽，經行政科核稿後，由企業主管領導批准；企業各部門形成的檔案，由相關人員起草，部門負責人或廠長審核、批准。
4.4.2 企業檔案的登記、編排與印製
4.4.2.
1 企業體系檔案由行政科進行登記和格式處理，企業行政科統一印製；企業管理檔案由企業行政科進行登記、編號、格式處理和印製，並要登記在《行文登記表》上，所有檔案均由編制部門進行校稿和裝訂。
4.4.2.2 企業體系檔案和企業管理檔案中的受控檔案要分類記錄在《檔案和資料控制清單上》。
4.4.3 企業檔案的發放與領用
企業體系檔案和管理檔案由行政科統一發放，技術檔案由相關部門發放。檔案發放前，編制部門填寫《檔案和資料發放簽收單》，編制部門負責人在「發放批准人」欄簽字確認，檔案收發員按發放簽收單確定的範圍和份數向相關場所發放。受控檔案發放前，檔案管理員還需在檔案封面加蓋「受控」章，並填寫分發號。
機關部門領用檔案時，應在發放簽收單上簽字；
4.5 企業檔案的使用
4.5.1 收到檔案後，檔案管理人員應填寫《收文目錄》，受控檔案在備註上註明，並填寫《檔案和資料控制清單》，其中管理檔案由行政科主任先提出擬辦意見，然後送交有關領導批辦，根據批辦意見有關人員傳閱或閱辦。
4.5.2 需要**的外來檔案，由相關部門按本程式4.4條款進行**。
4.6企業檔案的儲存與歸檔
4.6.1 檔案由使用單位或部門的檔案管理員按本程式4.5條款的要求進行控制和儲存，確保檔案清晰、易於識別。
4.6.2 各部門使用的軟盤等電子**由使用部門在軟盤上進行標識，並登入《檔案和資料控制清單》。
4.6.3 歸檔檔案年末按照《中華人民共和國行業標準——歸檔檔案整理規則》以及《中華人民共和國檔案法》的規定進行歸檔。
4.7 企業檔案的補發與複製
4.7.1 檔案的補發：
企業行政科根據企業機構設定、調整情況，及時向新組建部門提供有關的受控檔案。丟失檔案時，檔案使用單位應及時向發放部門說明情況，提出補發申請，發放部門補發檔案時作補發記錄。
4.7.2 檔案的複製：企業發布的檔案除註明密級和不准翻印的以外均可複製。複製檔案要編制下一級順序號和分發號進行標識，領用單位在《檔案和資料簽收單》上簽字領用。
4.8 企業檔案的評審
評審內容包括：檔案的適用性，時效性，有無更改內容。
4.8.1 方針、目標、管理手冊由行政科組織，在每年的管理評審會上進行評審並填寫《檔案評審表》。
4.8.2 程式檔案、支援性檔案由編制部門根據收集的修改建議，適時進行評審，編制部門填寫《檔案評審表》。
4.8.3 企業管理檔案中的受控檔案由編制部門每年進行一次評審並填寫《檔案評審表》。
4.8.4 單個部門無法確定檔案評審結果時，可由主辦部門召集相關部門議定並填寫《檔案評審表》。
4.9 企業檔案的更改
4.9.1 體系檔案修改時，編制部門填寫《檔案更改申請表》報行政科，經管理者代表同意後，以換版或增加更改頁方式進行修改。
4.9.2 企業管理檔案中的受控檔案更改採用作廢舊檔案。
4.9.3 行政科每年初公布一次繼續使用的上年度受控檔案清單。
4.10 企業檔案的作廢與銷毀
4.10.1 檔案作廢後，檔案管理員在《檔案和資料控制清單》備註欄內標註「作廢」字樣，並及時通知相關場所。
4.10.2 相關場所的檔案管理員根據檔案作廢情況將作廢檔案及時撤出使用場所，自行銷毀。
4.10.3 檔案原使用部門如認為該作廢檔案有保留價值時，要對其進行「作廢」標識並隔離存放。銷毀檔案應在《銷毀檔案清單》上記錄並報行政科備查。
4.11 程式實施情況檢查
4.11.1 各部門每半年將本單位《檔案和資料控制清單》的影印件反饋給行政科。
4.11.2 各部門每季度對本程式實施情況進行自查，並儲存記錄。
4.11.3 行政科每季度對各部門本程式實施情況進行抽查，填寫《檢查記錄表》，年底彙總本程式實施情況報行政科。
5 相關檔案
5.1《記錄控制程式》b/q4.2.4/s4.5.3/e4.5.4
5.2《國家行政機關公文格式》
5.3《中華人民共和國行業標準——歸檔檔案整理規則》
檔案控制程式
1.目的 對公司管體系檔案和相關技術檔案資料進行控制，使各相關場所使用的檔案保持有效的版本，預防檔案資料的非預期使用，以確保管理系統按預期的方式正確有效地運作。2.範圍 適用於質量管理體系 環境管理體系 外來等相關檔案 含資料 在形成 分發 更新及運作過程中的管理。3.定義 3.1手冊 管理體系的總...
檔案控制程式
公司 檔案制訂 修訂 作廢 申請單 no 編碼 qr qp01 01 a 1 目的 對公司的管理體系檔案進行控制，確保相關部門 人員及時得到並使用有效的版本。2 適用範圍 適用於本公司的質量管理體系檔案的控制和管理。3 職責 3.1 管理者代表 品質部 負責組織質量手冊與本部門程式檔案的設計。3.2...
檔案控制程式
1 主題內容和適用範圍 本程式規定了對質量管理體系檔案的控制方法和職責。本程式適用於與質量管理體系有關的檔案控制。2 引用檔案 gb t 19001 2008 idt iso9001 2008 質量管理體系 要求 中的4.2.3條款的要求。質量手冊 3 目的和原則 3.1確保與質量管理體系有關的所有...