一、系統使用管理
１、為保證會計電算化系統的安全可靠執行,必須對系統的操作使用做出嚴格的控制。
２、在會計電算化系統投入執行前,由系統管理員確定本電算化系統的合法有權使用人員及其操作許可權,並報單位主管審核批准後在系統內授予其使用權。執行中需要增減使用人員,按同樣手續辦理。
３、對各使用人員明確劃分使用操作許可權,形成適當的分工牽制,健全內部控制制度。
４、本會計電算化系統原則上專機專用,謝絕無關人員使用機器做其他工作。
５、設立「計算機使用登記簿」，任何人均須登記方可用機。
６、任何人員不得直接開啟資料庫檔案進行操作，不允許隨意增刪改資料、原程式和資料庫檔案結構。
７、出納人員不允許進行系統性的操作。
８、操作人員應嚴格在規定範圍內對系統進行操作，負責資料的輸入、運算、記帳和列印有關帳表。
９、存檔資料、軟盤、帳表和文件資料等由系統管理員按規定指派專人統一複製、核對和保管。
１０、系統管理員必須做好日常檢查監督工作,發現不規範使用應及時制止,並採取措施避免同樣情況再次發生。
二、上機操作規程
１、操作人員必須是合法有權使用人員,經過培訓合格並經系統管理員正式認可後,才能上機操作。
２、操作人員上機操作前後,應進行上機操作登記,必須填寫真實姓名、上機時間、操作內容，供系統管理員檢查核實。
３、操作人員上機前應做好各項準備工作,儘量減少占用機器時間,提高工作效率。
４、操作人員的操作密碼應注意保密,不能隨意洩露,密碼要不定期變更。
５、操作人員必須嚴格按操作許可權操作,不得越權或擅自上機操作。
６、操作人員應嚴格按照憑證輸入資料，不得擅自修改憑證資料（專職會計員，則應保證輸入的資料與憑證資料的一致性）。如發現差錯，應在輸入前及時反映給憑證編制人員或系統管理員。已輸入計算機的資料，在記帳前發現差錯，可按憑證進行修改，如在記帳後發現差錯，必須另作憑證，以紅字沖銷糾正，輸入機內，任何人不能隨意修改帳目。
７、每次上機工作完畢後都要作好工作備份，以防發生意外事故，備份的資料軟盤，應由財務處保管，下次上機備份要與機內資料複核無誤後方可開始執行。
８、在系統執行過程中,操作人員如要離開工作現場,必須在離開前退出系統,以防止其他人員越權操作。
９、任何人如有偽造，非法塗改變更，故意毀壞命令程式、資料檔案、帳冊、軟盤等行為，依照《會計法》，將受到行政處分，情節嚴重的要追究法律責任。
三、帳務處理程式
１、帳務系統初始化:在初次建立會計電算化系統時,需要進行系統初始化工作,在會計主管授權下進行設定會計科目、帳本格式、憑證型別、期初餘額等項內容的設定。
２、帳務系統更改：系統正常執行期間，任何對帳務系統的修改變動，必須得到會計主管的批准。
３、日常帳務處理：
(1)憑證處理:
會計電算化系統輸入的記帳憑證分兩種，即：機制記帳憑證和手工編制的記帳憑證。記帳憑證要嚴格按照國家財會制度規定編制，對不真實、不合理的原始資料、憑證不予受理，對記載不確切、不完整的原始資料和憑證應予以退還，並要求更改和補充。
為適應會計電算化系統的正常執行，編制記帳憑證還必須做到：
ａ、機制記帳憑證的編制：
機制記帳憑證是指各子系統輸入原始憑證（如銷售原始發票和銀行收款憑單）由計算機，按有關規定編制並列印的記帳憑證。機制記帳憑證直接通過機內程式轉到帳務處理系統進行記帳、編報表等業務處理。
機制記帳憑證編制前，要認真審核原始憑證的合法性、正確性，輸入計算機及列印出的記帳憑證必須做到科目使用正確，數字準確無誤。列印出的機制記帳憑證需加蓋制單人、審核人、記帳員及財務部負責人章，連同所附原始憑證裝訂成冊妥善保管。
ｂ、手工記帳憑證的編制：
手工編制記帳憑證是指會計人員根據原始憑證採用手工辦法編制的記帳憑證。手編記帳憑證需通過帳務處理系統用鍵盤輸入。
手工編制記帳憑證包括：現金收付款憑證，部分銀行收付款憑證和部分轉帳憑證。
手工編制的記帳憑證必須做到：
a.原始憑證必須是合法憑證。
經濟業務內容、摘要應規範化，措詞要確切，其中標準摘要按規範填寫正確。
b.帳戶使用正確。
c.借貸方金額相等。
d.原始憑證同記帳憑證金額一致。
e.轉帳憑證必須填寫清楚借方和貸方科目**。
對會計分錄的摘要內容必須唯一，即：一種摘要內容，只能對應乙個最細的明細科目，據此確定其隸屬於那乙個一級、二級、**科目。
要求摘要內容簡潔、扼要，用盡量少的字表達出該筆業務的內容。
凡能歸入標準摘要的業務內容，應盡量的使用標準摘要。對於新的業務內容可按上述原則編寫新的標準摘要，並註明所對應的科目名稱及科目**。
ｃ、記帳憑證編號必須連續。編號間斷時應在斷號後第一張憑證上說明斷號原因並簽字蓋章。
ｄ、現金日記帳和銀行日記帳可以由機器直接登記，出納人員不登記帳簿。為工作方便，出納人員可以自裝置查輔助帳。
(2)記帳憑證的審核與保管
ａ、記帳憑證必須經憑證審核員嚴格審核無誤後方可進行登帳處理。
ｂ、操作員每輸入一張憑證，結束前要自審一次無誤後再按結束鍵。
ｃ、輸入計算機的憑證、單據應由制單人、審核員、記帳員、財務部負責人簽字後方為有效憑證。
ｄ、已輸入的憑證應在輸入操作完畢裝訂成冊後，交會計檔案資料保管員存檔保管。
ｅ、同一張憑證，製單和複核不能是同乙個人。
(3)帳表列印和結帳:
ａ、現金、銀行存款日記帳需要每天列印，並應與出納庫存現金核對無誤。
ｂ、銀行餘額調節表每月列印一次。
ｃ、科目彙總表、總分類帳和各種明細分類帳每月列印一次。
ｄ、在結帳前按有關規定做好當月各類帳務資料和報表的備份工作。
ｅ、月底，以上工作正確完成後，由系統管理員進行結帳，系統自動生成下月期初餘額。
ｆ、每年年末必須將全部帳簿列印輸出，裝訂成冊，作為會計檔案儲存。
(4)會計報表
ａ、單位應根據帳簿資料準確編制或由計算機自動生成會計報表。帳表之間的資料必須銜接一致。
ｂ、會計報表、計算表、分析表，按各核算子系統及管理要求和時間列印輸出，經有關財會負責人審核無誤後簽字蓋章方可生效。
ｃ、單位上報會計主管部門的會計報**式與要求，按會計主管部門的統一設計和布置。
ｄ、單位必須以軟盤和書面形式上報報表，軟盤和書面報表的資料必須一致，書面報表必須由機器列印並按規定由有關人員簽字蓋章。
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