會計電算化系統操作管理規定

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第一章總則

第一條為了指導和規範公司會計電算化工作，保證會計電算化工作的順利開展，根據財政部《會計電算化管理辦法》和《會計電算化工作規範》，結合公司財務管理和會計核算的有關規定制定本制度。

第二條本制度適用於與公司各財務核算相關的單位。

第三條本制度包括會計電算化崗位責任制度、會計電算化操作管理制度、計算機硬軟體和會計資料管理制度、電算化會計檔案管理制度。

第四條本制度所指的計算機硬體是指支撐財務軟體正常執行的計算機及其相關裝置，計算機軟體是指用友財務軟體及其他相關軟體

第五條公司財務課負責財務軟體系統資料庫的管理，財務用友軟體系統的維護由與公司簽訂服務合同的軟體服務商位來完成。

第二章會計電算化崗位責任制

第六條公司各財務核算單位必須使用公司指定的財務軟體進行本單位的財務核算，並建立本單位的會計電算化崗位責任制，明確各電算化崗位的職責範圍。

第七條電算化會計崗位和工作職責劃分如下：

（一）電算主管崗

財務部門長負責公司會計電算化的規劃和管理，協調公司財務用計算機的使用及財務軟體的執行；對電算化操作人員的許可權進行分配及管理；協調、督促財會人員的電算化工作，完善公司的電算化制度。

（二）電算維護崗

公司財務內部指定電算維護員負責計算機硬體管理及維護；負責開、關伺服器，維護財務網路的安全、正常執行；管理伺服器資料庫及資料備份工作；電算維護員負責維護系統基礎資料的定期更新。軟體服務商負責軟體日常使用中的技術支援。

（三）軟體操作崗

各財務崗位的擔當人員負責對相關會計事項進行會計處理並及時輸入記賬憑證等會計資料，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，進行部分會計資料處理工作；負責會計資料的整理、登記、保管、保密工作；負責建立健全會計檔案借閱、使用登記制度。

（四）審核記賬崗

財務部門長負責對輸入計算機的會計資料（記賬憑證和原始憑證）的真實性、

合法性、完整性進行審核；操作會計軟體登記機內賬簿，沒有審核的憑證不能記

賬；對列印輸出的賬簿、報表進行確認審核。

第八條會計電算化崗位責任的考核

實行電算化後，定期對會計電算化各崗位人員進行考核，考核結果納入個人的年度考評內容。對不按照本制度履行崗位職責，給公司造成嚴重後果的，按照公司有關規定追究相關責任人的責任。

第三章會計電算化操作管理

第九條本章所稱會計電算化操作人員，是指按照會計電算化崗位設定，行使崗位職責的會計電算化人員或經財務負責人批准賦予臨時操作、查詢權的其他人員。

第十條操作人員必須以「命名使用者方式」登入財務軟體系統，操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對自己的密碼必須嚴格保密，洩漏密碼產生嚴重後果的應追究相關責任人的責任，各操作人員的密碼應當根據需要三個月更新一次。

第十一條會計電算化人員在財務軟體系統中均應以實名進行使用者登記，並由電算主管根據內部控制制度規定的原則賦予相應操作許可權。

第十二條財務軟體系統中的伺服器作業系統、資料庫系統及系統管理的超級管理員密碼由財務部長管理。

第十三條出納人員只有現金管理系統的管理許可權。

第十四條日常操作程式

（一）財務部門內部指定電算維護員每天到崗後，首先檢查伺服器是否正常開啟，檢查計算機硬體、軟體、網路是否正常執行，為其他工作做好準備；

（二）會計人員根據原始憑證運用正確的會計科目填製記賬憑證，並列印機制記賬憑證，同時簽名或蓋章確認；

（三）審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證，審核無誤後在列印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認，並立即對機內對應記賬憑證執行「審核」操作。如未即時核對機內記賬憑證，應將原列印出的記賬憑證與機內憑證核對無誤後，才能對機內記賬憑證執行「審核」操作，嚴禁未經核對執行「成批審核」操作。

審核人員應對自己審核過的原始憑證、記賬憑證負責，如出現問題按相關財務制度規定承擔相應責任。

（四）審核人員將已審收（付）款憑證交給出納；

（五）每天工作結束後，電算維護員可依據工作情況選擇是否關閉伺服器，如要關機應提前通知電算維護員，並通知各**操作人員，各**操作人員退出後方能關閉伺服器。

（六）操作人員離開操作使用計算機的工作現場，應立即退出財務軟體系統，否則應承擔被人利用本人登入名進行操作的全部責任。

第四章計算機硬體、軟體和會計資料管理

第十五條公司應為開展會計電算化配備必要的計算機，硬體裝置和軟體。

第十六條計算機硬體裝置的維護主要包括以下內容：

（一）電算維護員應經常對有關裝置進行保養，保持機房和裝置的整潔，防止意外事故的發生；

（二）電算維護員應定期對計算機存放場所的安全措施進行檢查，包括對消防和報警裝置、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等裝置和措施進行檢查，保證這些措施的有效性；

（三）電算維護員應對硬體執行過程中出現的故障及時排除，由於本身條件沒有能力解決的或不能解決的應及時與硬體生產或銷售商聯絡解決，並對故障情況和處理措施及結果等予以記錄；

（四）需要對硬體裝置更新、擴充、更換，應及時提出建議，經公司領導審批後及時實施，並及時做好資料備份工作，保證機內會計資料的連續和安全，同時作好相應記錄。

第十七條計算機軟體的維護分為系統軟體維護和財務軟體維護，包括以下內容：

（一）系統軟體維護包括檢查系統檔案的完整性，系統檔案是否被非法刪除和修改，以保證系統軟體的正常執行。

（二）財務軟體維護包括操作維護與程式維護：

財務軟體維護由與公司簽訂服務合同的外協單位來完成，日常操作作過程中發現的問題，應當及時與服務商聯絡解決。

對財務軟體的修改、版本公升級等程式維護由財務軟體**商負責，電算主管與民算維護員應與軟體**商進行聯絡，及時得到新版財務軟體。

對正在使用的財務軟體進行公升級，應經財務部門提出方案，經公司相關程式審批後進行，並記錄公升級時間及模組。

第十八條未經電算主管同意，任何人不得擅自更改計算機及其附屬裝置的連線與設定，不得更改系統軟體、財務軟體系統的設定，不得更改網路連線設定、網路使用者名稱及網路使用者ip位址。

公司財務軟體系統使用的系統伺服器、資料庫伺服器、網路連線方式及防火牆設定的更改，均需經電算維護員同意方可進行。

第十九條會計資料的備份

（一）會計資料的備份由電算維護員負責，每月進行一次硬碟備份或啟用自動備份系統，對重要會計資料更新或修改後應及時進行備份，會計年度結束後及時進行燒錄備份。

（二）電算維護員應對每次備份情況做詳細記錄，記錄的內容應包括：本次備份的時間、所備份的會計資料狀態（是否過賬、結賬等）和所涵蓋的會計期間等。

（三）電算維護員或檔案管理員應根據儲存介質的不同情況定期對備份存貯介質進行可用性檢查，發現缺損或備份資料丟失的，應立即補充備份。

（四）計算機內的會計資料遭到非法操作和毀損等需要恢復時，在經電算主管及電算維護員同意後，必須使用最新的正式備份。

第二十條公司總務課應健全必要的防治計算機病毒的措施，確保財務系統的正常執行。財務用計算機應配備優良的正版防毒軟體，以預防、檢測、清除計算機病毒，並定期進行病毒庫的公升級及版本的更新。

禁止在財務用計算機上使用、開啟來歷不明的軟體及郵件，對外來的儲存介質必須先防毒後才能使用。禁止在財務用計算機上玩遊戲，會計電算化系統的伺服器不能直接接入網際網路，不具備防範條件的會計電算化系統的終端機不允許接入網際網路。

第五章電算化會計檔案管理

第二十一條電算化會計檔案管理是公司重要的會計基礎工作，要嚴格按照公司《會計檔案管理規定》及相關要求，對電算化會計檔案進行管理。

第二十二條電算化會計檔案管理的內容和範圍：

電算化會計檔案包括儲存在磁碟、光碟等介質上的會計資料和計算機列印的書面等形式的會計資料。

會計資料是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報**式和計算公式）等資料，以及財務軟體系統開發執行中編制的各種文件以及其他會計資料。

財務軟體設計書、軟體程式、使用者操作手冊、本單位電算化系統構成說明和財務軟體工作日誌等，視同會計檔案保管。

第二十三條電算化會計檔案的保管要求

（一）電算化會計檔案存放地點應達到防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等要求，重要會計檔案應準備雙份，並盡可能存放在兩個不同建築物內。

（二）對紙質會計檔案和存貯介質儲存的會計檔案應分類儲存。

（三）會計電算化檔案的保管時間

計算機列印的會計憑證、會計賬簿、會計報表的保管期限及電子會計檔案的保管期限與手工賬保管期限一致；

購買會計電算化專用的計算機、印表機的**單、保修單、使用說明書、購機清單等資料作為會計電算化硬體檔案保管，保管期限至相應硬體被**、報廢等處置完畢；

電算化系統軟體的程式盤、使用說明、合同等全套軟體檔案應妥善永久儲存。

（四）日常備份存貯介質由電算維護員妥善保管、統一編號，應裝在保護封套或包裝盒中，並置於儲存櫃中。

第二十四條電算化會計檔案必須嚴格執行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和洩密。

各種會計資料（包括紙質和用存貯介質儲存的會計資料），未經單位領導同意，不得外借和帶出單位。經單位領導同意借閱會計資料，應該履行相應的借閱手續。存放在存貯介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查其安全性和完整性，防止感染病毒和資料丟失。

第二十五條電算化會計檔案保管期滿後，按《會計檔案管理規定》的要求進行銷毀。

第六章附則

第二十六條本規定由財務部門負責解釋修訂，自發布之日起實施。

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