工程專案檔案管理程式

工程專案檔案管理程式2提要：檔案保管、移交和歸檔：各職能部門、專業分公司收到檔案後，應注意妥善保管和使用，並將質量／環境及職業安全衛生法律法規

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對專案經理部質量管理體系、環境管理體系及職業安全衛生管理體系所要求的檔案予以有效控制，確保各相關場所都能得到有關檔案的現行版本。

1職責專案經理部辦公室是檔案控制活動的主責部門。負責質量／環境及職業安全衛生管理手冊、程式檔案、企業標準的管理以及施工圖紙、設計變更、技術標準、規範、規程等外來技術檔案和有關工程施工管理方面的法律法規的收集、識別和管理，負責各職能部門所收集的有關經營管理、質量管理、環境保護、職業安全衛生等法律法規的統一管理和發放；負責外來和內部行政檔案的管理。負責建立檔案清單。

專案經理部安全監察科負責有關環境保護、職業安全衛生方面的法律法規、標準、規範、規程等檔案的擬定、收集和識別。

專案經理部質量保證科負責技術標準、程式檔案、規程、規範等檔案的擬定、收集和識別。

專案經理部經營科負責有關經營管理方面的法律法規的擬定、收集和識別。

專案經理部工程科負責施工圖紙、設計變更等外來技術檔案和有關工程施工管理方面的法律法規的收集、識別。

專案經理部各專業分公司負責施工技術措施的編制和管理工作。

2程式檔案的分類

內部檔案：手冊、程式檔案、管理制度、施工技術措施以及公司內部編制的行政檔案等；

一定途徑獲得的外來檔案：上級、業主或其他相關單位提供的檔案，包括施工圖紙、設計變更等；

公開途徑獲得的外來檔案：法律、法規、技術標準、規範、規程、圖集等。

檔案的編制、收集、審批和發布

檔案發布前應得到審批，以確保檔案的充分性與適宜性。編制檔案的職能部門保留檔案原稿。

質量／環境及職業安全衛生管理手冊、程式檔案執行公司統一規定。

管理性檔案和技術性檔案以及一定途徑獲得的外來檔案由專案經理部各職能部門編制、收集，相關部門領導審核，主管領導批准。

施工技術措施由各專業分公司負責編制，工程科、質量保證科、安全監察科進行匯籤。

有關工程施工質量管理方面的技術標準、規範、規程、圖集以及法律法規等，由質量保證科負責擬定、收集和識別，建立檔案清單，經專案總工審批後報專案部辦公室，實施動態管理。

有關職業安全衛生方面的法律法規、標準、規範、規程等，由安全監察科負責擬定、收集和識別，經專案總工審批後專案部辦公室統一進行購買、管理。

有關經營管理方面的法律法規由經營科負責擬定、收集和識別，建立檔案清單，經專案專案副經理審批後專案部辦公室統一進行購買、管理。

行政檔案的管理，執行《山西電建三公司管理規定》。外來行政檔案由辦公室負責登記接收，經主管領導審批後，進行傳閱、**；內部行政檔案，由各職能部門擬定，辦公室審核，主管領導批准發布。

有關環境保護方面的法律法規，由安全監察科根據公司生產和服務過程對法律法規的適用性進行識別和確認，並將其有關要求摘錄轉化，形成檔案，由專案總工程師審批後，**給各有關職能部門及相關場所。

法律法規等檔案可從專業報刊、**和國家有關主管部門等渠道獲取。

檔案編號：

行政檔案編號，由專案經理部辦公室按《山西電建三公司管理規定》統一進行編號。

手冊、程式檔案以及各類管理性檔案和技術性檔案編號：

其中：工程代號用兩位數字表示，工程開工前由公司經營管理部通知經理工作部檔案室工程開工時間，由經理工作部以檔案形式確定和頒布工程代號。

型別代號指檔案資料的型別，用兩位字母表示。

檔案序號指檔案資料在同一年度內的順序流水號。

產生年份指檔案產生、年度，用四位數字表示。

檔案的登記發放：

行政檔案由專案部辦公室按照《山西電建三公司管理規定》進行登記、傳閱和發放。

質量／環境及職業安全衛生管理手冊、程式檔案、施工技術措施、施工圖紙、圖集、設計變更以及企業標準等，由工程科負責登記、進行編號、發放，並建立現行有效檔案清單，並及時分發到各相關場所。

技術標準、規範、規程等，由質量保證科統一進行登記造冊，進行有效標識、發放到各相關場所，以確保其使用場所都能及時使用到現行有效的版本。

各職能部門自行編制、接收與專業有關的管理性檔案和技術性檔案，由本部門負責登記、發放。

檔案發放前由部門負責人審批發放範圍，填寫檔案發放審批單和檔案發放記錄單，履行發放手續，進行發放，確保質量／環境管理體系及職業安全衛生管理體系的關鍵崗位和相關場所都獲得有關檔案的現行有效版本。

檔案更改、作廢和銷毀：

檔案的更改可採用修改頁或換頁的方式進行。

檔案的更改應由原檔案編制部門提出更改意見，說明更改原因。檔案更改的審批必須由該檔案的

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原審批部門進行審批，如果指定其他部門審批，必須獲得審批所依據的有關資料。

檔案的更改經批准後，該檔案管理部門負責按原檔案發放範圍發出檔案更改通知單。原檔案持有者接到檔案更改通知單後，應及時按要求實施修改，並對修改的及時性、正確性負責。要將檔案更改通知單附在檔案後，作為檔案修改的依據，確保檔案的更改和現行修訂狀態得到識別。

法律法規、技術標準、規範、規程等外來檔案，各職能部門應及時跟蹤掌握其更新資訊，進行重新識別和確認。質量管理部要及時發布現行有效檔案清單，以防止檔案的非預期使用。

檔案失效作廢時，應由原檔案管理部門下發通知，宣布該檔案作廢。檔案持有者接到作廢通知後，應及時撒出作廢檔案並予以銷毀。需要保留的作廢檔案應加蓋」作廢」章進行標識，防止作廢檔案的誤用。

檔案保管、移交和歸檔：

各職能部門、專業分公司收到檔案後，應注意妥善保管和使用，並將質量／環境及職業安全衛生法律法規等要求傳達給全體員工和其他相關方。要做好檔案編目，確保檔案保持清晰，易於識別和檢索。

專案經理部質量保證科組織竣工資料的整理、移交工作，辦理移交手續。

需要歸檔的檔案，由檔案管理部門按檔案管理規定進行分類、編目、歸檔。

各部門根據職責範圍各自儲存相應的檔案，儲存期限按各自檔案規定的儲存期限執行。

3記錄檔案資料接收審批表

檔案發放審批表

檔案發放記錄單

檔案資料**記錄單

表1檔案資料接收審批表

序號檔名稱檔案編號檔案類別來文單數量接收日期接收人

表2檔案發放審批表

檔案發放範圍以」√」為準

發放份數：

編制　　日期

檔名稱：批准

日期發放範圍發放份數發放範圍發放份數備註

專案經理專案副經理

專案總工質量保證科

工程科安全監察科

經營科**科

辦公室專業分公司

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