。仟ｉｃｅ
辦公室業務人事檔案管理
文，李銳斌
論人事檔案管理的現狀與對策
【摘要】本文分析了目前人事檔
案管理工作現狀，並針對人事檔案
管理問題提出意見和建議。
有經過檔案管理專業知識培訓，難以適應人事檔案管理工作，影響了檔案管理水平。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是採用原始的手工操
（二）加大資金投入，夯實工
作基礎。人事檔案工作經費要做到年初有預算安排，特別是對檔案的
維護、保護和搶救，檔案資訊化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；各單位要按標準按要求建設好規範化的綜合檔案室，購置必備的檔案櫃，搞好通風、採光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，進一步提高檔案管理資訊化水平，確保檔案利用安全，保證檔案資訊不失密、不洩密。
（三）提高檔案管理人員的素
【關鍵詞】人事檔案現狀對策人事檔案是人才資訊的載體，是人才的主要資訊**，人事檔案的利用是知人善任、選賢舉能、考察了解幹部的重要途徑。人事檔案工作是按照科學的原則和方法管理人事檔案，及時準確提供人事檔案
作方式，南於反覆呼叫原件，陽光多次照射，造成紙張發黃、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。
（三）人事檔案材料收集不齊全。組織人事部門疏忽於人事檔案材料的收集，對於職工幹部的錄用、轉正定級、工資調整、人事任免等重要檔案材料，往往不及時收集整理歸檔，以致這些能夠證明人員歷史的材料缺失，在查閱利用中給職工幹部的調整工資、轉正定級，特別是離退休工作造成了不必要的麻
煩。為人事工作服務的一項專門工作。
人事檔案是人員管理部門（組織和人事部門）在了解人、使用人
的過程中形成的記述和反映個人經歷、德才狀況，以個人為單位有組織統一整理和儲存起來以備查證的
質。各級組織人事部門要注意加**部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的同志從事幹部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。
（四）注重人事檔案收集，努力提高人事檔案管理質量。隨著政治經濟體制改革的不斷深化，幹部制度的改革、考察、考核，各種培訓、聘任、專業技術晉公升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。檔案管理人員必須及
檔案材料。
（四）人檔分離的情況愈加嚴
目前人事檔案管理工作
的現狀一
、重。隨著社會的發展，人才交流日
益頻繁，越來越多的「單位人」變為「社會人」，人才的流動造**檔
分離，棄檔不用的人員越來越多，許多單位對檔案沒什麼要求，導致人檔分離的情況愈加嚴重。
（一）領導對人事檔案管理意識淡薄。多數單位負責人對本單位人事檔案管理工作的認識都存在著一些錯誤的看法，總認為人事檔案工作就是保管的事務性工作，不是單
位的主要工作，只要不丟失、不洩
密，能應付外調和查檔就行了，沒
二、針對人事檔案管理問題的建議
（一）加強領導，提高認識。領
時收集與檔案有關的各種材料，認真
整理，細緻鑑別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完
有把人事檔案管理工作納入議事日程，檔案工作不研究沒安排，檔案
問題得不到解決，場所、經費、人
導的重視是做好檔案工作的重要保
證。單位領導應高度重視人事檔案
管理工作，將其納入到議事日程。要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。
員沒有保障。
（二）檔案管理人員業務水平不
整、手續完備，保證人事檔****性、真實性和權威性。
（五）健全制度，規範檔案資
高，管理手段滯後。人事檔案管理人員大多數是兼職，變動頻繁，沒
料管理。各單位要（下接第３１頁）
ｏｆｆｉｃｅ
平時做好資料備份工作。我廠電子檔案管理系統已執行近十年，這期間檔案人員錄入了大量的檔案目錄及掃瞄掛接電子檔案，我們考慮了多種方式保障電子檔案的安全：一是購置ｄｖｄ燒錄機燒錄光碟儲存備份，購買了防磁櫃用於存放光碟，對光碟定期進行轉儲，轉儲後的光碟與原光碟同樣編號儲存。
發現載體或資訊有損傷時，及時採取維護措施，進行修復或拷貝；二是堅持每天下班前對本地機資料進行備份，對異地行動硬碟不定期進行備份，並根據輸機情況進行光碟燒錄。我們定期對所備份的資料進行檢查，包括現有資料和原有資料對比大小、備份檔案的時間是不是最新的、檔案是否齊全等，而且要對備份資料
ｏｎ￥辦公室業務檔章資訊化管理
查，發現問題及時解決，外來人員不准進入，如伺服器發生問題則列入經濟責任制考核，另外閱檔室和辦公室分開，我們為查檔的生產技術人員專門準備了一台計算機進行查詢檢索，這樣就避免了閒雜人員登陸檔案管理系統，防止人為破壞資料，保證了計算機資料的安全，保證系統的正常執行。
利用現有資訊資源進行深層次開發，不斷分析使用者的需求，準確提供適時資訊，通過開展**服務，通過網頁提供資料庫查詢、電子檔案瀏覽方式，讓利用者快速檢索到所需的內容，從而建立了乙個形式統
一、內容穩定、功能齊全的檢索體系，以滿足不同層次、不同需求、不同人員利用檔案的要求。快捷方便的網上查詢使工作效率大大提高，減少了影印量，降低了管理成本，每
三、電子檔案檔案的提供利用
電子檔案的利用活動也要加強
年立卷的時間大大減少，把檔案人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，可以有更多的時間搞好檔案編研，為企業的生產經營管理提供更優質的、深層次的服務。
參考文獻：
管理。電子檔案入庫載體不得外借，只能以拷貝形式提供利用。對電子檔案的利用者進行利用許可權控制，防止無關人員對電子檔案系統的非法訪問，防止利用過程中的洩密和
損傷。建立多種文書檔案專題檢索目錄，便於檔案查詢；網上聯機借閱，實現查閱檔案呼叫電子文件，
進行資料恢復試驗，要求所有的資料都可隨時用於恢復，不能用於恢
復的資料是無效的；三是我們制定了一套切實可行的檔案管理制度，人員定崗、職責分明，如檔案伺服器統一放到資訊中心機房由專業人
①黃振東．一體管理規範對接——對現代文秘工作與檔案工作接軌的思
紙質文件只作憑證之用，既有效保
護了實體文件，又提高了利用效率。充分利用電子檔案編制了《組織機
考，秘書，２００７．５
②王君學．高校圖書館的資料安全和資料備份，計算機與網路，２００６．７（作者單位：大唐國際發電股份****陡河發電廠）
構沿革》《管理制度彙編》《人事任免檔案匯編》《職稱評定檔案匯編》
員來管理維護，每天做好資料備份，
專業人員對伺服器運**況經常檢
摹。癔一＊。。
《科技成果彙編》等編研材料，同時ｊ謄
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簍（上接第７５頁）建立相應的檔案管理制度，對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，對永久、長期儲存的檔案應定期向上級檔案主管部門進行移交；再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，利用方便、提供準確，、對檔案管理**現問題
檔案管理現代化，是人事檔案服務於人事工作、人事制度改革與發展的需要，是我國社會主義現代化事
根據需要，通過螢幕查閱有關內容。
同時要充分利用計算機網路技術進
行人事檔案管理創新，通過網路，可以實行不屬於保密範圍的檔案資訊的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案資訊服務。
總而言之，通過人事檔案管理工作的不斷完善，檔案管理必將科
業的乙個具體組成部分，也是適應
社會對檔案資訊需求日漸增強的客觀需求。檔案管理部門要進一步提高工作效率，準確、及時地傳輸人事資訊，提高人事資訊管理的時效性。要提高工作效率，就需要對人事檔案實行計算機輔助管理，利用
學有效地執行，使人事檔案管理工作再上乙個新台階，以適應我國改
計算機、掃瞄器等現代裝置和現代
技術，將檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、**、聲像等資料轉變成資料資料，實現人事檔案紙質與資料格式並存，
革經濟發展對人力資源的需求。
（作者單位：陝西省千陽縣敬老
的，實行責任追究，保證檔案管理
規範有序。
（六）進一步加強人事檔案管
服務中心）
理現代化和資訊化建設。實現人事
檔案管理現狀與對策研究
作者 朱里香 教育教學論壇 2014年第05期 摘要 隨著社會的不斷發展，計算機技術的不斷普及，檔案管理也逐漸由傳統的人工整理檔案逐漸向現代化計算機檔案管理演變，不僅能夠節省大量的人力，同時還能夠大幅度的提高檔案管理的效率。但是，當前我國檔案管理過程中仍然存在著一定的問題，如檔案管理人員素質不高，檔...
企業檔案管理現狀分析與對策研究
作者 範海斌 企業文化 2018年第20期 摘要 經濟社會快速發展，計算機技術也在相應普及，企業檔案管理隨著計算機技術的發展，也從人工整理變為資訊化管理。這樣，不僅節省時間，減少了人力資源的使用，也大幅度的提高了工作效率，彌補人工的不足。但另一方面，在轉化的過程中顯露出許多的問題，檔案管理人員的素質...
學校檔案室的現狀與發展對策
中國西部科技 年 月 中旬 第 卷第 期總第 期分挖掘室藏潛力，公開必要的檔案文獻，允許師生熟悉檔案室，參觀 查閱，最大限度地方便 滿足師生的需求。同時，應注意加強科學管理，制定嚴格的規章制度，對師生進行愛護檔案資料意識的培養，以確保檔案的安全性 完整性，有效地克服檔案只存不利用的短處，使其更好地為...