採購操作
採購發包作業管理辦法
一． 為使公司採購發包達到行之有效的執行與管理，特制定本辦法
二． 範圍：
凡一切需採購之專案，如：財產、裝置工具及公司各項
費用申請和支出，均依照本辦法執行。
三．管理細則
1． 總務處經辦人採購需負一切法律責任。不得徇私。
如經舉證確實，除賠償所造成集體環境及損失外
公司將追究其相關法律責任。
2． 各類大宗採購必須按合同嚴格執行。
公司費用核決、分預算內和預算外兩種流程
四．作業流程：
（一）預算內：（指超過月累計預算時）
1．凡一切須採購物品及各項費用申請和支出，均需嚴格按著公司財務部相關規定之流程進行
2．每次申請金額核決程式也應嚴格按照財務部相關規定進行。
（二） 預算外：（指超過累計預算時）
1.嚴格按照財務相關規定進行
2.突發性及預算數額較大者，應報公司董事會商議解決，並視同預算外。
五．依合同所簽定內容支出的費用，嚴格按照財務部流程辦理。
六．各部每月所支出費用如超過月累計預算時，應呈報直屬領導，並由部門主管詳細闡述理由，經主管副總或總經理批准方可。
七．各項費用支出，以事前申請核准為原則。金額較大的應先行了解**再作預算。
八．發包、驗收：
1．採購完成後，總務經辦應以申購單所列清單進行發
包。 2．發包中應特別注意物品規格、單價、數量等單據，以做最後確定。
3．物品送達後，由申購部門人員進行簽收、領用，如有數量不附等問題，應及時反映更換，不得進行驗收領用。
九．請款、付款
嚴格按照公司規定財務程式和時間支取。
十．本辦法經總經理核准、修改時亦同。
採購組織的規模
完善的商品採購辦法，有賴健全的採購組織來推動運作，而採購組織規模大小，通常可視經營型態與店鋪多寡而定：
（一）獨立店鋪：獨立店鋪的營業、商品、人事權等，通常由店主（負責人）負責。故商品採購等相關事項亦集於店主一身，成敗端視其能力強弱而定。
（二）連鎖體系發展初期（通常在50店以內）：由於店數不多，店鋪分布不廣，故商品同質性較高。而在公司規模小，編制人數少的情況下，通常組織編制是以商品採購、**計畫、商品陳列規劃、市場調查……等，是種分工較粗的組織架構。
（三）連鎖體系發展漸趨成熟之階段（通常在50~100店以內）：由於店數漸多，店鋪分布較廣，商品異質性增加，同時廠商數亦較前增加，管理工作相對增加，因此須逐漸向分工的方向調整組織架構連鎖體系已臻穩定連動作階段（通常在100店以上）：由於店數眾多，地區分布很廣，而不同商圈商品差異性大，廠商數亦多，各種管理工作及門市問題點增輻，所以商品採購機能會從商品行銷、商品指導、物流等機能分離而出，獨立作業。
但採購通常仍會隸屬於商品部門之下，以保持彼此之密切連繫與工作協調，而產生綜效。
商品採購的原則
便利商店採購商品的原則如下：
1.合乎經營業態特性的原則
對消費者而言，便利商店最大的特色是以「便利」作為思考的基點，從顧客在消費時、使用時、攜帶時的便利等各方面著眼，方可塑造與其它業態商品結構的差異性。
2．合乎商品組合的原則
由於經營策略的差異、訴求重點的不一以及商圈客戶的區別，致使獨立店和連鎖店在商品的分類與組合上有所不同。譬如有些店販賣生鮮，有些則不賣；有些店提供服務性商品，有些店則不提供；有些店設立型錄販售商品，有的店則無法配合……。各種因素所產生的差異性，均會導致商品組合的不同，進而影響商品的採購作業。
3．合乎高迴轉率的原則
由於便利商店的賣場小，無法陳列太多品項，因此在有限的陳列空間內，惟有高迴轉率的暢銷品才能增加公尺效，壓低庫存量。因此，採購人員應根據商圈客戶屬性、市場商品情報、市場占有率等，來遴選最合適的商品，在賣場中陳列銷售，以提高商品迴轉次數。此外，為增加商品迴轉及品項，相同或類似的功能、口味、規格商品通常只陳列1~2種，以避免重複。
4．合乎毛利率目標的原則
為達成營運績效，通常各部門陳列商品皆會依業界**設定預期之毛利率目標，而採購者即應依此作為商品採購議價的標準，以符合整體毛利率目標之達成，在迷你超市向便利店轉型期間，便利店所售**敏感產品要採用****策略，與商圈內超市、雜貨店、小賣部進行競爭，就會犧牲這類商品的毛利率。
5．合乎安全衛生的原則
近年偶有不合格商品（例：蜜餞、礦泉水等）於便利商品中銷售，如此極易造成消費者食用不適及企業形象受損之後遺症。故供貨廠商之篩選務須嚴謹，除備齊公司營業執照及食品衛生檢驗證明等合格檔案外，尚應檢查其商品標示專案（品名、含量、原料名稱、食品新增劑名稱、製造廠商名稱、位址、進口廠商名稱、位址、製造日期等）的完整性，以確保採購商品之安全衛生。
6．合乎進、退貨規定的原則
近年來，由於便利商店連鎖體系越來越多，為增加配送效率及門市處理效率，一般採由配送中心或**倉庫直接以多樣少量、多次之配送方式，故採購時，應衡量供貨廠商在配送作業之頻率、最低訂購量等配合狀況，以合乎門市之訂貨及進貨需求。此外，便利商店屬商品更換率高之零售業態，因此銷售不佳之商品須迅速自門市中汰換，並要求廠商處理退貨。故採購商品時，應要求廠商配合辦理，否則可依罰則處理。
7．合乎非營業收益的原則
便利商店由於房租高漲、人事費用逐年遞增等經營成本沉重之影響，各連鎖體系莫不以開發非營業收益為主要開源途徑。在採購商品時，亦應掌握此原則，與廠商於供貨合約中載明銷售折扣、商品陳列費……等協議事項，以創造更大之採購效益。
8．追求差異化原則
近來便利商店將在大城市急速成長，各式新的業態不斷興起，業者均可感受到競爭日益增強及客源被瓜分的壓力。值此之際，商品如何表現差異性，提供顧客更大的滿足感，以形成經營優勢，已是商品採購的重要課題。
在採購時，除了必要的暢銷品外，更應掌據市場越勢及顧客需求，以開發引進差異化商品。目前各連鎖店努力發展的服務性商品（郵票、影印、、代洗**）、熟食、快餐及型錄販售等商品，均可說是競爭下所呈現出的差異化產物，不但可滿足顧客需求，提公升形象，更可增加營業績效。
採購管理的重點
1、定位管理
賣場的定義簡言之，就是販賣商品的地方。而定位管理則是使商品按照賣場配置（layout）及商品陳列表（facing list）的規定「各就各位」，以創造最佳的業績。商品的位置好比商品的住址，如果能確實掌握及執行，對進、銷、存管理及分析將大有助益。
否則，商品「居無定所」，不但影響訂貨、進貨，更易造成缺貨，使顧客不滿，進而導致銷售分析的失真，而影響商品決策品質，故採購者對商品在賣場中的實際陳列位置，應隨時加以了解。
2、數字管理
商品是用以創造業績和利潤，因此店內的商品須是易賣又易賺錢的暢銷品。而衡量商品好壞的指標有下列幾項：
（一）銷售量：最易判斷商品銷售好壞的資料即銷售量，通常在一定期間內（1個月或3個月）沒有銷售交易的商品即呆品（error product），應優先考慮淘汰。
（二）迴轉率：迴轉率=平均銷售額÷平均存貨額，而平均存貨額=（期初存貨額+期末存貨額）÷2。商品回換率的高低，可判斷其銷售的快慢，並作為與否的參考。
便利商品迴轉率以每月或每季計算，正常之迴轉率為每月4次（即商品每週約迴轉1次。）不過，目前國內便利商店之水準約為1至2次，若商品迴轉率是在1次以下者，即可列為優先淘汰的商品。
（三）交叉比率：交叉比率=迴轉率×毛利率，通常以每月或每季為計算期間。以交叉率衡量商品好壞，只基於商品對店鋪整體貢獻的多寡，故應同時考慮銷售快慢及毛利高低等因素，才較具客觀性。
便利商店國外標準的交叉比率為100以上，而目前國內便利商店之交叉比率水準約為30至50之間，若交叉比率在30以下者，則可列為優先淘汰之商品；反之，則可加強高交叉比率商品之銷售，以擴大店鋪整體之利益。
3、品質管理
目前便利商店的型態為食品型的便利商店，食品類佔銷售比重70%，故品質良否影響顧客健康及商店形象至巨 。在食品採購方面，採購人員除應定期與不定期至門市檢查商品品質外，更應教育第一線門市人員了解商品知識，協同做好商品管理工作，以達到便利商店評估辦法之規定。
便利商店賣場食品評核表
市場變化**
一、採購必須有**市場變化之能力，調整商品並通知貨場做庫存修正。
a.氣候變化：氣候變化影響季節性商品甚大，採購必須注意氣候變化，連續雨天或連續陰冷天，每年氣候變化會影響商品銷售，有的大增，有的減少，所以採購必須預估氣候變化，準備季節性商品的預估數量，何時要做**，何時結束，有一定盤算，可以增加業績並減少不必要的庫存。
b.商品生命週期：任何商品皆有：
起步期成長期
穩定期衰退期
採購隨時注意商品4個期間的變化。
c.採購要預估未來市場的變化，現在流行的商品持續性及未來開發商品的方向，商品每年定期適時調整。
d.採購隨時把握瞬間流行商品的商機，並隨時注意**變化，及庫存控制。
如：呼拉圈、電子寵物、掌上遊戲機……此種流行性快之商品有下列特性。
·快速流行
·起初**高、利潤高
·**商及店銷一窩蜂的加入銷售。
·**快速下降，利潤很快沒了
·很快退流行
·不小心的會積壓到可觀庫存
·退流行後即使再便宜也沒人購買
e.國外流行商品，預估至國內流行的時間及引進銷售。
**商應提供的基本資料檔案
超市是遵紀守法、誠實經營的商業企業，同樣也要求**商遵紀守法。由於市場上的**商多達萬家以上，並不是所有的**商都能成為我們的**商。對於初次與我們接觸的**商，我們要求其務必提供以下資料，以便我們對其資信等各方面進行調查、評估。
1． 營業執照副本
2． 稅務登記證（國稅、地稅）
3． 生產許可證（特種商品由製造商提供）
4． 商檢合格證
5． 進口商品檢驗合格證（進口商品適用）
6． 商品檢驗報告
7． 商標註冊證（由製造商提供）
8． 衛生許可證（食品製造商適用）
9． 安全認證（即：長城標誌，電工類商品適用，其中電視機、收錄機（包含組合音響及卡拉ok機），電冰箱、電風扇、房間空調器以上幾類商品必須提供）
10． **授權書（**商適用）
11． 指定/總經銷證書
除以上基本檔案資料外，各地工商，技術監督部門，衛生放映部門可能還會針對各地自身的情況，對生產或經銷商品的單位有一些特殊的規定及要求，例如針對外地企業生產的食品類商品，進入本地銷售，許多地方要求生產企業必須辦理進入當地銷售的許可證。此證通常在衛生防疫部門辦理，但各地會有差異，且該證通常有限期限限制，原則上乙個許可證只對乙個生產批號的產品有效。但以目前實際的情況而言，各地的執行並非十分嚴格。
除以上基本檔案資料外，**商還應提供「**商簡介」、「**商基本資料表」、「**商**單」、「新**商問卷調查表」、「新**商產品問卷調查表」及一套其完整的「產品目錄」或「樣品」。
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