1. 目的
規範專案經理部檔案資料的管理，確保工程檔案的充分、適用和有效性。
2. 適用範圍
適用於專案經理部檔案的收集、標識、審核、發放、**、銷毀及歸檔。
3. 術語和定義
3.1. 工程檔案：在此特指公司、監理單位、施工單位在工程建設過程中產生的與工程建設相關檔案資料的總稱。
3.2. 標識檔案：對檔案編號，並對其版本及修訂狀態進行標記的工作。
4. 職責
4.1. 專案秘書，負責檔案的接收、標識、登記、發放、**、移交及歸檔並協助完成工程竣工檔案驗收事務。
4.2. 專案經理部各專業工程師、成本管理人員、設計責任人及專案報建人員，負責工程檔案的形成、積累、送審、移交歸檔。
4.3. 專案總經理，負責工程檔案的審核、批准。
4.4. 總經理辦公室，負責接收專案經理部移交的檔案及竣工檔案。
5. 工作程式
5.1. 檔案收集
5.1.1.
專案經理部日常工作中產生的檔案由專案秘書登記歸檔。移交到專案秘書的檔案要求是簽字蓋章手續完備的正式文字。移交時要填寫《檔案交接登記表》，由移交人與接收人簽名確認
5.1.2. 屬於專案報批報建的申請檔案及**批文及合同原件，一律由專案秘書移交總經理辦公室，專案經理部可影印備查，歸檔範圍按《質量記錄及檔案管理程式》執行。
5.1.3. 收文：專案經理部所有收文，一律由專案秘書統一登記處理，參照《檔案收發控制程式》執行。
5.2. 檔案登記標識
專案秘書負責檔案的登記標識，每份檔案均要標註編號，需要區分版本的，要標註版本標識。
5.2.1. 檔案編號規則：
專案名稱縮寫 (小寫數字表示期數檔案分類縮寫
例：文[金色1]-sj -001
檔案順序號
附表一：工程檔案類別及記錄編號對照表
5.2.2. 檔案有效版本標識
a) 如收到的檔案已有版本標識，則照實登記。
b) 無版本標記的，按以下編號規則標識：根據檔案不同版本的產生時間及內容標識，修訂狀態從0、1…到9依次遞增，版本由a、b…到z依次遞增。
5.3. 工程檔案的發放、**與失效檔案銷毀
5.3.1. 檔案登記標識後，專案秘書填寫《檔案交接登記表》，根據批示或職能發放給相關人員及單位，由接收人簽名確認
5.3.2. 當檔案發生版本變動時，為確保檔案的適用與有效性，專案秘書要統一**作廢版本的檔案，同時發放新生效版本，**情況填寫《檔案發放**記錄表》，並簽名確認。
5.3.3. 專案秘書**失效檔案後，如需要存檔備查，要在首頁及騎縫加蓋「作廢」印章，其餘複本銷毀，銷毀檔案要填寫《檔案銷毀審批清單》。
5.4. 工程檔案的歸檔及利用
5.4.1. 工程檔案在標識清楚完備後，由專案秘書按分類編號存放，要有固定的資料夾，放入編有序號的資料櫃中妥善保管。
5.4.2. 資料借用、呼叫、查閱要經批准並填寫《檔案利用登記表》，調閱重要檔案要影印存底，外單位人員借閱，需要填寫《檔案利用申請單》，經批准後登記借閱。
5.5. 工程檔案的移交
工程竣工時，所有工程檔案要移交相關部門永久儲存。
5.5.1. 專案秘書協助總經理辦公室整理並向深圳市城建檔案管理部門移交工程竣工檔案資料。
5.5.2. 向物業管理處移交一套工程竣工檔案資料，移交物業管理處的資料需要報專案總經理批准。
5.5.3. 其餘工程檔案資料整理完備後統一移交總經理辦公室儲存。
5.5.4. 所有移交均要填寫《檔案交接登記表》，由雙方簽字確認。
6. 支援性檔案
6.1. 《檔案收發控制程式》
7. 相關記錄及**
建設工程檔案檔案管理職責
建設工程檔案檔案資料管理職責 建設工程檔案資料的管理涉及到建設單位 監理單位 施工單位等以及地方城建檔案管理部門。對於乙個建設工程而言，歸檔有三方面含義 1 建設 勘察 設計 施工 監理等單位將本單位在工程建設過程中形成的檔案向本單位檔案管理機構移交 2 勘察 設計 施工 監理等單位將本單位在工程建...
工程監理檔案檔案管理概述
第一節工程監理檔案檔案資料管理概述 一 監理檔案檔案資料管理的基本概念 建設工程監理檔案檔案資料的管理，是指監理工程師受建設單位委託，在進行建設工程監理的工作期間，對建設工程實施過程中形成的與監理相關的檔案和檔案進行收集積累 加工整理 立卷歸檔和檢索利用等一系列工作。建設工程監理檔案檔案資料管理的物...
工程檔案管理標準
園區市政工程檔案管理執行建設部 市政基礎設施工程施工技術檔案管理規程 城建 2002 2001號 建設工程監理檔案編制規程 遼寧省地方標準db21 總承包單位對付款 檔案相關要求及結合莊河地區檔案的具體要求，現編制流程及標準如下 一 施工階段 1 為便於日後竣工資料的整理，工程部檔案員需要求施工單位...