最近幾天在跟幾位朋友聊天時經常提到「開會」這個詞，大家都認同開會的必要性，但是都一致指出開會所存在的很多問題，比如會議的無效性，也都認為很多有必要的開會卻產出無用的結果，往往造成時間的浪費以及人員對會議的抵制，其中一位朋友就提到他們開會的現狀，說他們很多人一聽到要開會就頭痛，開會讓大家發言結果總要東崔西催才有那麼一兩個人站出來說些不痛不癢的話，然後就集體沉默，等領導說結束。
會議在工作中是不可缺少的，因為我們可以通過會議解決很多問題和達成一致的意見，甚至可以通過會議實現工作的創造性結果，但是事實上我們很多人對於開會很厭倦，一聽到開會就提不起精神，帶著一副要受苦受難的表情進會議室，然後等著領導把話吐完結束離開。
關於如何把會議開得有成效，幾位朋友都希望我能給他們一些建議，我說或許我可以把自己的經驗和看法跟大家分享下。
我認為要把乙個會議開好取決於三個方面。
會前準備。
乙個會議能否開好的關鍵取決於開會前的準備，因為在開會前我們要解決的是會議的必要性，如果會議本身不是很必要，那麼再怎麼準備都很難有實際的效果。而在很多企業中，會議成了一種形式，不管颳風下雨，固定的會議是一定要開的，而且是沒有任何主題的會議，只是乙個工作匯報的會議，這種會議雖然說是一種常規的工作會議，但是由於缺乏明確的會議主題，往往變成了海闊天空任我談的會議，乙個會開下來發言雖然不少，所涉及的話題也不少，但是就實際的效果而言卻不是那麼的好。其實我認為開會前可以通過5w1h來做開會前的準備，既可明確會議的必要性，也可通過這個分析告知大家會議的程序將會是什麼，做到有目的的開會。
什麼是5w1h？
why—為什麼要開這個會？—這是解決開會的必要性的問題。
what—會議的主題是什麼？—會議一定要有重點，要不然就發散了。
who—有哪些人參加會議，由誰主持，誰做會議記錄？—確定與會人員和相關人員的職責。
when—什麼時間開會，要開多久？—時間的確定要考慮與會人員是否有時間參加。
where—在**開會？會議地點的確定。
how—怎麼開？—要安排好會議程序。
通過5w1h的分析，可以讓我們明確開會的相關資訊，也能讓與會人員清楚我們要開的是乙個什麼樣的會議，我需要做什麼樣的準備。這也是有效會議最基本的要求。
我經常看到這樣的會議，來參加會議的人不知道今天的會議主題是什麼，到會場看到會議主持到處在問誰還沒來，開會的過程亂哄哄不受控制，
乙個原本定為1個小時的會議開了足足三個小時卻沒有結論。如果我們先做好會議前的這些準備，我想以上的問題就不會出現了。
會中控制。
開會前的準備固然重要，但是如果在會議中缺乏合理的控制，那麼會議也是很容易偏離既定的方向的，所以我認為在開會中也是需要關注以下幾個方面的：
1、對上次會議跟蹤事項完成情況的確認。
很多會議的無效就是在於有了結論卻沒有行動，當會議決定了要去完成某件事情的時候卻因為沒有跟蹤而不了了之。我其中的一位朋友就提到他們公司的這種會議問題，說每次會議中達成一致的要去完成的事項在多次催促之後才有結果，因為這些事在會議中被提及後沒有乙個跟蹤的責任人和期限，結果導致了大家對事情的不夠關注，自然也就會上表表態，會後自顧自，直到領導發脾氣了和再三催促才有人去做。
所以每次會議都需要對上次會議的待處理事項進行完成情況確認，讓相關責任人在規定的時間報告事情完成情況，如果沒有完成的須有充分理由，要不然則
2、領導和會議主持人的作用。
首先會議的最高領導和會議主持最好不要同乙個人，而且需要賦予會議主持人比較大的控制權力，要求主持人在任何人不遵守會議程序的前提下都需要加以提醒（包括領導）。領導的作用是不言而喻的，沒有領導，會議很容易變成亂哄哄的養豬場，但是有了領導，會議也很容易變成領導的獨角戲，這是很頭痛的事情，也是需要領導去思考的，為什麼領導一說話就沒人說話了呢？？？因為很多領導開會就是在下結論，而不是在聽取別人的意見，這個時侯與會人員自然就不會開口說話了，因為說了也沒用，反正領導不會聽的，何必讓領導不高興呢？
領導的作用我認為應該是引導，而非下結論。所以領導應該少說多聽，也盡量不要讓領導先發言，因為你一發言，下面的人可能就都不說話了，如果是部門會議，建議先把話語權交給下面的人，下面的人談完領導再做總結。
主持人的作用在於會議控制。為什麼建議領導不要做會議主持呢？因為會議主持是控制會議的，如果領導控制了會議，那麼會議就很容易成為領導乙個人的會議。
所以會議主持最好選擇一位中層管理者來擔任，主持人首先要清楚會議程序，然後按照程序對與會者的發言進行控制以確保按照既定程序進行。
3、調動和控制與會者的發言。
如果是小型會議（比如部門會議），調動部門人員發言時很關鍵的，因為在這種型別的會議中大家都是比較低調的，作為會議主持人需要在某些議題上引導與會者參與討論，而且在大家沒有講完之前
請領導不要輕易下結論（結論有了，大家就不說話了），當然，如果大家的話匣子一開啟會議程序也很容易受到影響，這個時侯會議主持就需要及時地把會議的控制權拿回來，可通過對每乙個人發言時間的控制來實現。
如果是大型會議，這一般是整個公司或者工廠的會議，由於每乙個參與者都代表各自部門的利益，所以在發言上肯定不會出現像部門會議那樣需要鼓勵才發言，這時候要注意的是某些領導一說起來就長篇大論了，所以在會議程序上可以設定每位部門領導發言的時間（比如5分鐘），如果某位領導確實需要增加時間，可根據實際情況增加2-5分鐘。
在討論環節，如果會議前把會議程序發給與會人員，那麼在討論環節盡量以表決為準，而非討論可行性，要不然乙個會議開上十個小時也爭論不完的。
會後跟蹤。
我問朋友會議開完了是不是就結束了？幾位朋友都說那肯定不是，還有很多事情需要落實和跟進呢，而且每次會議的完成其實是為了下次會議更好的準備呢，應該說會議結束了是另一次會議的開始，為了讓會議有效和為了做好下次會議的準備，開會後是需要進行以下幾個方面的工作的：
1、會議記錄的確認。
會議的過程是需要有專門的人員進行記錄的，但是請大家注意，記錄不是說你做了就是最終的結果了，而是需要會議記錄人員在完成記錄後將該記錄發給所有與會人員確認修改（因為做記錄的人可能有遺漏的地方或者在措詞上存在問題），如果沒有反饋意見再經過領導確認才能算乙份真正意義上的會議記錄。
2、會議確認事項的跟蹤。
每次會議都是為了解決問題和對某些事項形成決議，也就是說會議是要有產出的，而不是會議開完了就完了，那樣的話就沒有必要開會，而是茶話會（溝通感情）的了。所以在會議結束之後的會議記錄中應明確會議結論和某項事務的完成期限和相關責任人，這樣當會議記錄發給每一位與會人員時就可以讓大家知道接下來相關人需要在什麼時間之前完成什麼事，對會議需要完成的事項會有乙個推進的作用。
3、對未形成決議的事項的總結和意見徵求。
有些事項存在爭議很難一時形成決議，那麼為了方便在下次會議形成決議，是需要在下次會議前徵求大家對於該事項的意見的，這樣在下次會議的時候就可能不需要費太多時間去收集大家的意見，更容易達成共識。
4、pdca的應用。
pdca很多時候是應用在質量管理上，但是近年很多企業也都會把這項工具用在各種管理上，因為這個工具具有廣泛的應用價值。
pdca是「計畫-實施-檢查-改進」，任何一項工作如果遵循這個原
則的話，工作的質量一定可以得到質的提公升，問題在於我們很多管理者習慣於現狀，怕改變，於是很少去考慮某一項工作在使用某種方法一段時間後的適宜性，往往等到問題出現了才迫於壓力尋求改變。所以話說回來，如果我們對於會議的管理也能遵循這個原則，那麼我想會議更加有效絕對不是一句空話，就算現在還不能做到，只要能堅持不斷改進，慢慢地去建立高效會議的程式，一定可以實現會議的高效的開會可以說也是乙個系統工程，從會議前的準備到會議結束都是需要對每乙個環節進行精心的準備和控制的，當然就細節本身是完全可以根據每個企業和每場會議的實際來確定的，因為根本就沒有所謂的完美會議，合適的才是最好的，本文也僅僅是通過幾個細節性的分享來提供給大家如何讓會議有實效提供思考的空間，如果您有更好的分享，那麼還等什麼？
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