管理學作業院系：師範教育學院
專業：11級應用心理學
學號：111480118
姓名：楊雪
摘要：現代社會，隨著經濟和科技的發展，知識的更新越來越快，學科的聯絡和交叉越來越廣泛，學科分類越來越細密，以致我國依靠傳統的能人管理已經不能滿足現代社會中任一組織的管理，而是更加強調乙個科學管理、人性化管理，逐步關注組織中每個人的需要。在這樣的時代環境下，單純的依靠領導管理已經不能很好的促使組織的快速穩步的發展。
秘書作為領導的左膀右臂，作為領導的參謀，甚至是執行者，對其管理能力的要求更是進了一步。
【關鍵詞】秘書；管理職能；溝通管理，顧名思義：管且理。
下面我們就這些能力分開論述。
一、秘書的計畫工作
現代組織中，一般的情況下都會由領導對一件事情做乙個目標性，戰略性的簡述，具體的管理計畫工作則落在了秘書的肩上，如何做好這項計畫成了計畫工作的重心，因為乙個良好的計畫關係到了整個事項的順利進行。所以，秘書的計畫工作的科學性提出了要求，當然這是乙個複雜的過程。下面我們談談秘書計畫工作的一般步驟：
（一）選定目標工作
1.選擇目標的內容和順序
秘書要明確在特定的時間內首先要完成那些目標工作，哪些目標工作顯得更為重要。不同的管理順序和管理時間的分配會對工作的成效帶來不同的影響，一般情況下秘書的工作計畫，應該是把照緊急且重要的事情、重要但不緊急的事情放在工作計畫的中心位置上。
2.選擇適當的目標工作完成時間
秘書要明確需要多長時間來完成這項工。需要多長時間完成這項工作，秘書要根據工作的難易程度以及與其他事項相結合的關係和時間分配，來確定這項工作需要多長時間完成。比如，對領導的一項出差做乙個計畫，首先要考慮出差之前的工作結束的時間點，其次還要考慮出差之後要做的工作，在這兩個時間點內科學合理的安排領導的出差行程，並且對其中詳細的工作進行合理的細分。
（二）不確定因素**
一切事情都是在不斷的運動和發展的，這其中有很多不確定的因素，這就要求我們準確的**，克服不確定性風險。在秘書的管理工作中，秘書工作人員在制定計畫時要考慮到工作中途可能會遇到的問題，並以此在所做的計畫中合理的採取應急手段，克服事情的可變性對計實際工作造成的影響。
（三）發掘可行性方案
一切事情都不可能只有一件可行性方案，而且每乙個可行性方案對我們工作的過程和結果都會帶來不同的影響。秘書在日常計畫中要注意發掘多個方案，根據事情的不確定性和突發性，或者是怎麼樣更加的合理又能夠提高效率，最終選擇最佳方案。現代管理學界有種看法，若某件事情只有乙個方法，則此方法大半會是錯誤的方法。
（四）秘書工作方案的自我評估
當秘書提出各種可行性方案之後，還要對各種方案進行評估，優缺點的分析，主要考慮以下幾點：
1.要特別注意發現每個方案的制約因素和隱患。
2.不同方案風險因素的綜合比較。考慮不同方案中不同因素的不可克服性和可避免性進行比較。
（五）選定工作方案
根據對不同方案的評估結果，選出最優方案。
在重視這些具體的計畫步驟的同時，秘書的計畫工作還應該包括：日計畫、周計畫、月計畫、季度計畫，甚是年計畫等，運用這些步驟對這些計畫科學的制定。
二、秘書的組織工作
日常生活中，秘書往往會**領導進行一些組織工作，比如安排會展、組織會議，這就需要秘書要有較強的組織能力。秘書在**領導組織完成一項工作中，必須考慮到各部門的職能和優勢，各部門工作的特點，甚至是每個工作人員的性格、氣質等個人特點，合理的進行團隊組合，平衡好不同組織之間的利益，公平合理的進行工作安排，明確的規定出權利和責任，以及不同部門之間的合作關係。明確不同部門在整個團隊的角色，而不能一把抓，要有重點、抓關鍵。
確保團隊的整體優勢和工作的順利進行。
三、秘書的協調工作
協調是管理的一項重要職能，也是花費時間最多的工作，協調包括對內和對外的協調，對內協調的核心是溝通，正確的解決矛盾衝突，和諧內部關係。對外協調的核心是公關，處理組織與其他組織之間的關係。作為領導助手溝通能力和公關能力則成了秘書非常重要的工作技能。
（一）秘書要有敏銳的嗅覺，及時的發現組織當中隱含的矛盾衝突和已經爆發的矛盾衝突，及時的匯報領導或者是主動解決。這就要求秘書必須掌握一些重要的解決衝突的方法。下面我主要就根據現代管理學中的一些解決矛盾衝突的方法，談談秘書在面臨矛盾衝突時候應該怎樣做？
1.調解法
對於已經爆發的矛盾衝突，秘書工作人員應當充分傾聽雙方意見，了解情況，摸清雙方分歧所在，然後分析雙方意見的合理之處和共同之處。找出其共同的利益和目標，提出解決建議，設法是雙方協商，求同存異，實行妥協，以致最後消除分歧。
2.互助法
秘書要善於運用第三方的力量，科學的解決矛盾衝突。在秘書認為自己協調不合適或者是效果不大的衝突面前，秘書工作人員應該主動的邀請第三方，比如一些涉及雙方矛盾關鍵方面的專家，讓大家共同佩服的老者，萬一不行請領導出面參與。此外，還要創造一種能使得雙方心平氣和坐下來討論問題的氣氛。
其步驟是在第三方參與下，衝突雙方提出自己的觀點和依據，加以比較和分析，從而確定乙個共同的認識基礎。然後，雙方根據共同的認識基礎，提出解決問題的方法，由專家進行排列比較，最後從中選擇最合理的方法。
（二）秘書在協調時要有較強的溝通能力
秘書的溝通工作則顯得更加的複雜，作為同事、領導、其他社會團體和組織、群眾之間的橋梁，秘書必須去接觸各個方面的人，由此對秘書工作人員的溝通技能也提出了更高的要求。不僅強調溝通的共性，也強調溝通個性。秘書溝通工作的關鍵就是消除溝通的障礙。
下面我們說說秘書與不同身份人的溝通技巧
1.與領導的溝通
1.1 在與領導溝通時要認清自己的身份。做自己職責範圍內的事情，不說不利於團結的話，不做傳話筒。
1.2 與領導溝通時要學會未雨綢繆
領導每天需要面對和解決的事情很多, 為了提高溝通的質量,秘書人員要提前把溝通的目的以及表達的方式思考成熟, 對領導的工作日程也要有個清晰的了解, 還要對領導的心情做個大致的揣摩。這樣既能節省時間, 也能使溝通更為有效。
1.3 對不同的領導要採取不同的溝通方式
對於性格冷靜的領導，秘書就要做事謹慎，仔細認真。對於性格外向，秘書要敢於大膽的提出自己不同的看法，主動的給領導提出更好的方法。
2.與同事的溝通技巧
2.1 尊重同事，與人為善。
尊重是信任的前提，根據馬斯洛的需求理論，人有被人尊重的渴望和需要，只有尊重他人，才能滿足他人的需要，也能減小溝通的困難，滿足我們自己的需要。
2.2 講究誠信，寬容的人
秘書在工作中要做到誠信待人，做不到的事情不要答應，既然答應了就要努力的去做到。不要記恨別人曾經對自己的頂撞和不恭，要善於寬容同事。
2.3 說老實話、辦老實事
秘書說話要切合實際，而不能為了顯示自己而一味的吹噓，說一些不和實際的話，誇下海口，做一些有傷害集體利益的事情。
2.4 主動的關心他人，要有協作精神，轉變角色
現代社會的組織管理，逐步的進入了一種倒三角的形式，上級逐步轉變成了為下級服務的角色，作為秘書工作者，也應該轉變自己的角色，不要依勢欺人，而更應該是為同事們服務，做好自己服務的角色。
3.與群眾的溝通技巧
辦公室是乙個職能部門, 經常接觸來訪和辦事的群眾, 秘書與他們溝通時要把握好以下兩個原則:
3.1 注重禮儀,微笑服務,態度積極
由於辦公室代表著乙個單位的形象, 所以秘書人員一定要注意自己的自身形象, 包括穿著打扮、說話的語氣和用詞。無論來訪者是何種身份, 秘書人員都要笑臉相迎, 給來者留下美好的第一印象。
3.2 耐心地傾聽, 積極地協調辦公室常常會遇到一些帶有負面情緒的來訪者,這時秘書人員首先要做乙個忠實的聽眾, 允許他們把心裡話發洩出來, 從中找出問題的癥結所在。
4.秘書說話的藝術
說話在溝通中起著非常重要的作用，秘書在溝通過程中的語言要合情合理，不卑不亢，不攻擊他人，謙恭有禮，同時還要言簡意賅，讓人容易理解。
5.秘書溝通的原則
5.1 把握好分寸，不把簡單的問題複雜化
5.2 把握好火候，既要抓住時機，也不要急於求成。
四、秘書的領導力
領導的本質是影響力，即對乙個組織、乙個群體、一些個人的行為與觀念施加影響的過程。秘書作為領導的執行者，代替領導的領導力，就必須樹立個人的威信，提高個人的修養和各方面素質。這樣才能形成自己在秘書角色上獨特的影響力。
（一）秘書要樹立自己的個人威信
秘書應該正確的認識自己肩上的任務和責任。秘書肩膀上則任務和責任我認為有兩點：對上級下達的組織目標的實現；對上級領導和同事各自需要的滿足。
也就是說要協調好上下級的關係。因此，秘書工作人員要時刻為領導和同事們著想，為領導分憂，恰當的關心同事，這樣才能逐步樹立起自己的威信。
（二）秘書對權力的正確認識和運用
秘書要認識到自己權力的**，權力是誰給的，如何正確的運用。要破除個人對權力的迷戀，而耀武揚威。
（三）秘書的素質
首先，秘書要有合作精神、決策能力、組織能力、應變能力、創新能力、勇於負責、敢擔風險、尊重他人、品德高尚。
其次，也要求秘書具備一定的政治素質、思想素質、知識素質、心理素質，要有追求、有意志、有感情、有風度。
參考文獻
①張德.《現代管理學》.北京:清華大學出版社,2007.
②段柄仁.《談談秘書工作中的溝通藝術》,《秘書工作特別策劃》2023年第二期，第11—12頁.
③井立紅.《秘書的溝通技巧**》，《現代企業教育》2023年7月下期，第48—49頁.
④王翔.《秘書工作中的溝通藝術》,《考試週刊》2023年第25期,第115頁.
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