1. 目的
為了確保專案資訊能夠及時且恰當地生成、收集、傳輸，儲存、呼叫以及最終處理。
2. 範圍
適用於公司一般管理和專案管理。
3. 內容
溝通管理覆蓋專案開發的整個過程，專案溝通管理由溝通計畫編制、資訊發布、績效報告和管理收尾四部分組成。溝通計畫反映專案干係人的資訊溝通需求。資訊發布使需要的資訊及時傳送給專案干係人。
績效報告用來收集並發布專案績效和狀態資訊（包括狀況報告、進度報告和分析**）。專案或專案階段在達到目標或因故終止後，需要進行收尾，管理收尾包含專案結果文件的形成，包括專案記錄收集、對符合最終規範的保證、對專案的效果（成功或教訓）進行的分析以及這些資訊的存檔（以備將來利用）。
3.1 溝通計畫編制
溝通計畫決定於專案干係人的資訊溝通需求：誰需要什麼資訊，什麼時候需要，怎樣獲得。溝通計畫的編制需要兩項工作做支援，識別干係人和溝通規劃。
在編制溝通計畫前，依據專案章程、採購檔案、事業環境因素，專案經理應組織專家團隊首先進行專案干係人分析，識別所有受專案影響的人員或組織，確定專案干係人的資訊需求，定義其溝通方法，編制《干係人登記冊》和《干係人管理策略》。以此作為編制溝通計畫的輸入。
根據不同的溝通需求、溝通技術、溝通方法，以及環境因素，專案經理制定出《溝通管理計畫》。溝通管理計畫通常包括以下內容：
a） 干係人的溝通需求；
b） 需要溝通的資訊，包括語言、格式、內容、詳細程度；
c） 發布相關資訊的原因；
d） 資訊發布的時限和頻次；
e） 負責溝通相關資訊的人員；
f） 有權發布機密資訊的人員；
g） 接收資訊的個人或單位；
h） 傳遞資訊的技術和方法，如**、郵件、會議等；
i） 為溝通活動分配的資源，包括時間和預算；
j） 隨專案進展，更新和修訂專案溝通管理計畫的方法；
k） 制約因素，通常來自特定的法律法規、技術要求和組織政策等。
如果專案將使用**和專案管理軟體，溝通管理計畫中還應說明如何使用該**和軟體。
3.2 資訊發布
發布資訊是按計畫向專案干係人提供相關資訊的過程。在專案開發過程中，專案經理應將專案資訊及時傳遞給專案干係人，包括《專案溝通管理計畫》和臨時索取的資訊發布。
資訊發布的方式是多種多樣的，如：會議、檔案、辦公自動化系統、**、郵箱、口頭溝通等。無論運用哪種溝通方式，都應遵循以下原則：準確性、完整性、及時性、非正式組織溝通的運用原則。
值得注意的是，資訊發布應做好反饋記錄。要求如下：
a） 以紙質檔案形式發布資訊，應要求相關專案干係人簽字確認；
b） 以辦公自動化系統形式發布資訊，應要求相關專案干係人傳送郵件回執；
c） 以會議形式發布資訊，應留存會議簽到表和會議記錄；
d） 以**、郵件等非正式溝通方式溝通，應對資訊意見做文字記錄。
3.3 績效報告
報告績效是收集並發布績效資訊的過程，該過程包括定期收集、對比與分析計畫與實際資料，以便了解和溝通專案進展與績效情況，並**專案結果。通過發布績效報告，向專案干係人適度地提供有關資源如何利用來完成專案目標的資訊。
專案經理應依據《溝通管理計畫》，以各干係人所要求的詳細程度，向他們提供專案狀態和進展資訊，一般包括關於專案範圍、進度、成本和質量的資訊。績效報告可定期編制，也可能基於特殊情況而編制。報告常用格式包括橫道圖、s曲線圖、直方圖和excel**。
要做好績效報告，就必須選擇合理的績效報告的工具和技術（績效評審、偏差分析、趨勢分析、掙值分析），使績效報告與專案的實際情況最接近。
3.4 管理收尾
管理收尾包含專案結果文件的形成（這些文件可以使發起人或客戶對專案產品的驗收正式化），包括專案記錄的收集、對符合最終規範的保證、對專案的成功、效果及取得的教訓進行分析、以及這些資訊的存檔以備將來使用。
管理收尾活動不能等到專案結束才進行，專案的每個階段都要進行適當的收尾，保證重要的、有價值的資訊不流失，另外，人才資料庫中的雇員技能應該得到更新，以反應新的技能和熟練程度的提高。
4. 要求
目前我們常用的溝通方式有會議溝通、檔案溝通和口頭溝通三種方式，針對不同的溝通方式，具體要求如下：
4.1 會議溝通管理
本公司內部專案溝通會議型別分為三種：工程評審會議、專案評審會議和關控評審會議。
工程評審會議為不定期會議，專案經理主持會議。依據產品研發流程標準要求，專案經理根據專案實際進展狀態自由組織召開，時間、地點、會議人員均由專案經理自定。
專案評審會議分為定期和不定期兩種。
公司重點專案評審會為定期召開，每月上旬召開一次，會議由總經理主持會議，會議時間、地點、參加人員基本固定，具體要求見《專案評審管理規定》。如有變更應經過總經理或研發副總批准，具體安排由pmo組織協調。特殊要求：
預計有重大分歧時，專案經理在會前應提前與專案干係人進行溝通，做好會前準備，保證會議效率和質量。
一般專案評審會議由專案經理主持會議，要求至少乙個月一次，參與人員應包括所有專案組成員，必要時可以加入相關部門領導，會議時間、地點由專案經理自定。
關控評審會議為不定期會議，由專案經理根據專案進展需要組織召開，具體要求見《關控評審管理規定》
對於外部溝通，我們一般採用**會議方式，必要時進行走訪交流。**會議要求做好會議記錄，必要時**錄音；進行客戶和**商走訪時，口頭達成的協議應轉化為檔案進行簽字確認，交流記錄應同時傳送給內部和外部相關專案干係人。
4.2檔案溝通管理
檔案的溝通傳遞通常分為紙質版和電子版，檔案傳遞首先應依據檔案性質的不同（如財務檔案、技術檔案等有保密要求）遵守公司相關檔案傳遞規定，按照要求進行流通傳遞，注意保密性，做好收發記錄。紙質版檔案傳遞要求簽字確認，或進行複製、掃瞄，自留存盤；電子版檔案傳遞應儲存傳遞記錄，郵件記錄、郵件回執等。
4.3 口頭溝通
專案溝通管理
系統 建設單位 監理單位 深圳艾泰克資訊工程監理 承建單位 目錄1.系統概述 1 1.1.編寫目的 1 1.2.專案基本情況 1 1.3.參考資料 1 1.4.本文件的編寫工具 1 1.5.術語和縮寫詞 1 2.溝通人員組成 1 2.1.建設方人員 1 2.1.1.專案領導 1 2.1.2.專案負責...
專案溝通管理
回想一下你所經歷的專案，有沒有出現過以下這樣的情況 客戶在檢查專案階段成果時，指出曾經要求的某個產品特性沒有包含在其中，並且抱怨說早就以口頭的方式反映給了專案組的成員，糟糕的是作為專案經理的你卻一無所知，而那位成員解釋說把這點忘記了 或者，你手下的程式設計師在設計評審時描述了他所負責的模組架構，然而...
專案溝通管理
摘要 2012年6月，本人作為專案經理開始參與某航空公司航空票務系統專案的開發，主要負責系統的組織規劃實施開發與專案管理，該系統具有嚴格的安全，穩定，時實高效和可靠性能要求，該系統由票務管理系統和呼叫中心系統兩部分組成，呼叫中心系統主要實現 傳真和簡訊業務，票務管理系統是整個系統的核心，採用了str...