一、目的
規範管理處內部管理工作，確保各部門內部管理高效有序。
二、適用範圍
適用於管理處各部門的內部管理工作。
三、職責
1、 總經理負責審批管理處的年度工作計畫，並組織監控管理處總體工作質量。
2、 管理處經理負責組織管理處年度工作計畫的制定、實施與控制，並對年度工作進行總結。
3、 各部門主管負責本部門的年度工作計畫、月度工作計畫的制定、實施與控制，並對年度、月度工作進行總結。
4、 各部門班組長及員工負責依據本規程按計畫實施工作。
四、程式要點
1、 工作職責：詳見各部門標準作業規程。
2、 工作計畫的制定
１） 年度工作計畫：
a、 每年12月15日前，各部門主管應根據公司總體工作計畫，結合本部門、本小區工作的實際特點編制出下一年度工作計畫；
b、 年度工作計畫應以局面格式於12月20日前報管理處經理進行審核。管理處經理應當於12月25日前組織管理處主管工作會議進行專項討論通過，並將各部門計畫彙總後於12月25日前上報公司總經理，修訂、批准；
c、 經批准後的年度工作計畫由管理處經理布置，各部門主管具體實施。計畫的完成情況作為管理處經理、各部門主管的績效考評指標之一；
d、 年度工作計畫的內容應包括以下幾部分；
——年度工作目標；
——主要工作實施說明；
——保證措施；
——工作計畫完成時間表；
——費用預算。
（２） 月度工作計畫：
a、 每月月底前，各部門主管應根據公司批准後的年度工作計畫、公司新的要求以及小區的實際工作情況具體編制出下月度工作計畫；
b、 月度工作計畫當月27日前報管理處經理審批，並將各部門計畫彙總後於每月28日前上報辦公室備案；
c、 以管理處批准後的各部門月工作計畫由各部門主管具體組織實施、監控，計畫的實施、完成情況作為各部門主管績效考評的依據之一；
d、 月度工作計畫的內容應包括以下幾部分：
——月度工作計畫；
——主要工作實施說明；
—工作計畫完成時間表；
——費用預算。
3、 工作總結的制定
（１） 年度工作總結：
a、 每年12月31日前，各部門主管應依據年度工作計畫、工作記錄、檔案，編制出年度工作總結報告書報管理處經理，由管理處經理召開管理處工作會議論通過，將通過的各部門年度工作總結彙總後報公司總經理室；
b、 總經理應在次年的1月15日前召開公司經理辦公會議對管理處年度工作總結進行審議，並作出審議結論；
c、 審議結論作為管理處經理、各部門主管績效考評的依據之一 ；
d、 審議可以結合年度管理評一起進行；
e、 年度工作總結的內容要求包括：
——計畫目標的逐項完成情況、完成資料；
——主要工作措施的實施情況；
——員工績效考評結果；
——費用成本支出情況；
——附錄各種原始證據。
（２） 月度工作小結：
a、 每月27日前，各部門主管應當依據月度工作計畫、工作記錄、檔案，對上月工作進行小結；
b、 工作小結應以書面形式報管理處經理進行審核。管理處經理應當在每月28日前將各部門月度工作小結彙總後上報辦公室備案；
c、 管理處經理對工作小結的審核結果作為各部門主管月度績效考評的依據之一；
d、 月度工作小結的內容包括：
——工作計畫的完成情況（附統計資料）；
——員工績效考評結果；
——附錄的原始證據。
4、 日常工作組織、布置、實施
（１） 工作例會、專項會議、協調會議：
a、 管理處經理或各部門主管每週就定期召開工作例會。工作例會是為日常工作安排、工作協調、工作小結的會議，以下要求召開：
——通報各方面、各班組的主要工作實施情況；
——布置下一周的各項工作；
——總結上一周的工作實施情況；
——依據各部門《績效考評實施標準作業規程》和《行政獎罰標準作業規程》獎優罰劣。
b、 專項工作會議是由管理處經理或各部門主管臨時組織召開的為解決某一專項工作會議。會議應當按以下要求召開：
——有明確的解決問題目標；
——事先以書面通知形式知會相關人員；
——有相關人員主要發言記錄；
——有結果。
c、 協調會議是由管理處經理或各部門主管為協調各部門或班組之間的工作而召開的聯席會議。會議應當按以下要求召開：
——有書面通知；
——有相關人員的主要發言摘要；
——有結果。
d、 各類會議均應有詳細的會議紀要。
（２） 工作的組織實施：管理處經理、各部門主管應當嚴格依據管理處所有標準作業規程以及公司相關標準作業規程組織實施專項工作。
5、 工作日常檢查、監控
（１） 管理處經理、各部門主管、班組長應當依據相關標準作業規程對下屬的工作進行日常例行檢查。
（２） 檢查頻次及檢查人：
a、 管理處經理每天應對轄區的工作狀況、下屬表現進行不少於1次的工作檢查，並將結果記錄於當日《工作日記》中；
b、 各部門主管每天應對轄區的工作狀況、下屬表現進行不少於2次的工作檢查，並將結果記錄於當日《工作日記》中；
c、 各部門班組長每天每班應當對轄區的工作狀況、員工表現進行不少於4次的工作檢查，並將檢查情況記錄於當天的《工作日記》中；
d、 如遇特殊原因不能完成規定次數的檢查，應當在《工作日記》中加以註明。
（３） 檢查方式：
a、 檢查可以採用抽檢的方式，但主管、班組長每天至少應有一次以上是合同檢查；
b、 檢查的原則：
——重點部位、重要工作要重點、重複檢查；
——在會議上列出來的問題要重點檢查；
——對工作的執行結果要重點檢查；
——檢查時注意原始證據的保留。
c、 檢查以糾正違規、提高工作水準為目的，因而在檢查出違規現象時，應當場予以糾正，示範指導。嚴禁只查不幫的行為。
6、 績效考評
（１） 管理處經理、各部門主管及班組長應當依據每日的《工作日記》對下屬員工進行績效考評中的《日檢》、《周檢》和《月檢》。
（２） 績效考評的要求詳見物業管理處各部門《績效考評實施標準作業規程》。
7、 員工培訓
管理處應當定期和不定期組織各種內部培訓和參加公司相關知識、技能培訓。
8、 記錄/管理
（１） 經審核批准後的年度工作計畫、工作總結由公司歸檔長期儲存。
（２） 月度工作計畫、工作小結由管理處辦公室歸檔儲存。儲存期5年。
（３） 各部門各種會議紀要由各部門各自歸檔儲存，儲存期2年。
（４） 主管《工作日記》每半年歸檔由管理處辦公室儲存，儲存期5年。班組長《工作日記》每半年歸檔由各部門各自儲存，儲存期兩年。
《日檢》、《周檢》和《月檢》統一在每月26日前交經理助理處審核後交辦公室歸檔長期儲存。
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