企業檔案知識管理（系列之一）：
知識經濟時代的檔案管理
鄧文彪博士
（ 深圳緯能管理系統發展****首席知識管理專家）
現在我們已經進入知識經濟時代了，這個時代最主要特徵就是「知識」，即以知識為主要的生產資料，以知識為主要的處理手段，以知識含量為主要體現的產品功能和效能。這個時代，處處體現知識的主要價值。而知識從產生到應用，本身是有規律的、有方法的。
為了更有效地挖掘和發揮知識的價值，就必須進行知識管理。
企業檔案，特別是大中型企業的檔案也是知識的一大類，如何在知識經濟時代發揮檔案知識的作用，這是我們在本文中**的問題。
1、 知識經濟時代的幾個主要特徵
(1) 知識已成為企業生產力和生產成果的最大要素；
(2) 知識的**已經全球化、資訊化、多樣化
過去知識的**並不豐富和直接，而隨著網際網路的普及，世界的知識已經融匯在網路中，隨時隨地可以取得和應用；
過去知識主要以書報、文稿為主，而現在有文字、圖象、語音、圖形多種形式表現，又以紙質、電子、光碟等多種**表現。
(3) 知識處理與傳播已經網路化
過去靠面對面培訓， 靠電視、廣播。而現在網路平台已經深入到企業和家庭，知識已經緊緊地圍繞在我們身邊。
(4) 知識的產權化
雖然大量知識已共享，但作為企業競爭的核心知識正在產權化，以保護創新知識的企業。企業也正以自己的創新知識獲取企業的最大利潤。
(5) 知識管理成為主要的手段，也成為企業的核心管理
知識經濟時代的管理重點已經轉移到知識管理上，因為企業的利潤增長**主要是企業掌握了別人不具備的知識(產品技術知識、商業推廣知識、高效工藝知識、商業模式知識等)，而掌握和擁有知識的過程就是知識管理過程。
2、傳統檔案管理及存在的問題
檔案管理已經是老話題，可以說從人類有組織以來，檔案管理就存在了，但舊時，沒有我們現時的技術物質條件，也就沒有現時的管理思想。所以看待以前傳統檔案及問題，我們只能是從現時代的角度。
2.1傳統檔案管理的重點在收集、儲存資料，記載「歷史」
傳統檔案管理多以發生的人事、事件、過程、記載、檔案、書報、物品存檔為管理物件，管理手段主要就是用**(主要是紙質或實質)記錄下來，並分門別類地存放在檔案室中。
這個階段由於技術手段的限制，管理的重點就在「收集」、「管理」、「編目編冊」、「儲存」、「借閱」等工作上。同時非常強調資料的完整性、安全性，所以過去只有少數的人員能借閱。
事實上，傳統的檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得後人在需要的時候等著或引用歷史資料時，檔案才產生作用。
2.2傳統檔案管理由於歷史侷限存在許多問題
問題一：傳統檔案收集整理需要大量的專業人才，也需要耗費大量的時間。
特別是對大型企業來講，這個問題特別突出。因為大型企業，檔案資料的**是多方面的，有技術的、有人事的、有財務的、有政策的、有管理的，甚至有設施、裝置、工具等的。若要收集上來，就得有專門人員去催辦、去委託審查、還要進行編目編冊。
等檔案放到架上，已經成了「歷史」，對當時工作沒有很大的幫助作用。
問題二：傳統檔案的儲存佔據較大的空間，還不能保證存量增長的需求
特別是大型企業或組織，檔案資料經過幾十年的積累，已經不勘重負，而現在更是「檔案**」,面對如此情況，傳統檔案管理已經無能為力。
問題三：傳統檔案的借閱必須到檔案室現場，還要在書「山」文「海」中撈「針」，
雖然也有一些索引查閱的工具，但依然要耗費人們大量的時間去找尋乙份資料。更可能的是這樣的資料已被借出他用。
在遠地工作的人員要查閱檔案更是難上加難，無法滿足大企業「身」處多地的需要。這也就是以往科研開發、企業規劃、文案編輯人員效率低下的主要原因。
問題四：傳統檔案的安全性沒有可靠的保障
因為多是紙質記錄，時間長以後，被蟲咬、被鼠啃是常有的事，如果只有「孤本」，那就可能難免「絕跡」。另外，還有火情、雨情、盜情等干擾，致使檔案管理人員夜不能眠。
3、資訊時代檔案管理及存在的問題
進入資訊時代，檔案管理有了重大改觀。主要的原因就是計算機和網際網路的技術支援。並且隨著技術的改善，管理的思想也在資訊化的浪潮中發生了轉變。
3.1資訊時代檔案管理的重點在資料儲存和查閱
由於電子化、資訊化手段的應用，檔案資料大都可以進行數位化處理，並按數位化文稿進行管理，且以現在的磁碟、光碟存貯量，這已經有效地解決了傳統檔案管理中存在的「儲存」問題，丟失「安全性」問題，還解決了「借閱難」的問題。
這個階段，由於資訊管理思想的影響，管理的重點就在「數位化」上了。考慮得最多的是將原檔案、現檔案電子化、數位化存貯、查閱。這確實保障了檔案資料不斷增長的需要，加速了收集、整理、成冊的步伐，也保證了隨時隨地查閱的要求，但並沒有脫離傳統檔案管理的程式，也沒有解決以往的「收集」「整理」中存在的問題。
3.2資訊時代檔案管理由於「資訊管理」思想的侷限性而存在許多問題
資訊時代檔案管理首先是把檔案全看成資訊，按照資訊的「收集、編號、存貯、查詢」進行管理，這就帶來以下問題：
問題一、收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專業人才，也需耗費大量的時間。
與傳統檔案管理一樣，檔案得不到及時地、實時地應用。等整理編號完畢，已經成為「歷史」。而還有更嚴重的問題，即資訊管理人員、檔案管理人員不具整理的能力，致使檔案規範化的質量受到影響。
問題二：檔案的分類仍然按過去的檔案管理的分類方法，最多再加進一些資訊管理的規則。這都脫離了實際工作規律或習慣，致使需要的人找不到，或很難找到與工作實際相關的資訊。
因為實際工作的人員，他們並不是檔案管理者，他們不知道檔案的編目分類方法(其實也不必知道)，他們查詢起來就顯得非常麻煩。如果第一次找不到、第二次找又很麻煩，以後就不去找了。事實上，這也是眾多檔案管理實施資訊化以後的現狀。
最後，檔案資訊系統依然是檔案管理者自己的系統。
問題三、檔案中有資訊類、有資料類、也有知識類，它們的管理肯定是不同的，但在資訊時代的檔案管理中都成了資訊，這是不對的。
就說知識類的檔案，如新收集到的冶煉工藝方法，它是知識，是隨實踐變化的，需要在實踐中優化、提高、創新，那它就要及時地送到其它地方去應用、實踐、檢驗，並再修正、存入系統，迴圈往復，得到最後的最佳工藝。這個過程決不是採用資訊管理方式能做到的。
問題四：資訊時代的檔案管理沒有真正理解網路化帶來的革命
那就是網路化把全球聯成了地球村。檔案管理不再是孤立地由檔案管理者處理的事情。因為，檔案管理者在資訊競爭、知識競爭的激烈狀態下，沒有能力、也沒有時間去響應員工對檔案的及時(或實時)需求。
只有依靠大家來處理，否則，眾人不用再等待檔案管理者的結果，已經跑到其它地方去找資料了。久而久之，檔案管理資訊系統還有什麼實際存在的價值。一句話，檔案管理的革命性變化是要使大家都成為檔案的產生者、處理者、應用者。
4、知識經濟時代檔案管理就是知識資源管理
說到知識資源管理，就不得不說一說知識管理。概括來講，企業知識管理一方面是管理企業知識，即知識的管理，它通過一定手段把知識的產生、沉澱、規範、傳遞、應用等過程管理起來，使企業員工快速掌握知識，具備更強的工作能力，並發揮這些能力，促使企業工作質量和效率水平得到提高，進而取得利潤。所以說企業知識是企業利潤的核心**，知識管理實際也就是企業核心利潤源的管理。
另一方面是管理本身要知識化，也即知識地管理，它要求在管理工作中給管理者提供或配備恰當的知識，使管理者既有能力、又高效率地開展管理，所以這樣的知識管理是管理者工作素質水平的有力保障，也就是企業核心素質的管理。
4.1知識資源管理正成為企業管理的核心之一
從上述知識管理看到其作為企業的核心管理的作用和意義。而企業知識大體上分為顯性和隱性兩大類知識。顯性知識就是已經記載下來、能看、能聽或能讀的知識；隱性知識是存在於大腦中、行為中、資料中，未被記載下來的知識。
所謂知識資源狹義上的定義就是顯性知識。知識資源管理，也就是顯性知識的管理。當然，顯性知識也是從隱性知識轉變而來的。
正如前述，知識資源管理既然是知識管理的一重要組成部分，它當然是企業管理的核心之一。並且可以說，知識資源對於企業、組織來講，現實感到是最需要管理的，因為它們已經是、或大部份已經是企業的經營成果，它們代表了企業現實的知識資產，所以說，知識資源的管理其實質是對企業核心知識資產的管理。
4.2知識資源管理須遵從知識管理的規律
所謂知識管理的規律，就是推動知識運動的規律。企業的知識管理符合下面的模型。
可以看到知識資源管理也要經歷了這個管理運動的過程；並且在企業中更有如下特點：
(1)「產生者」是企業各類工作崗位上的員工；
(2)「沉澱」在企業的環境中，供大家共享；
(3)「規範」(優化)是全體參與者共同的事，也必須經過大家形成共識，並經過專家加以確認；
(4)「應用」到工作中，支援需要它的員工進行實際工作，是知識資源管理的最主要目標；
(5)「創新」知識，是集體的創新，是讓集體系統地、規模地改變工作的方式、方法，進而使企業工作步入新的境界
4.3檔案知識管理必然上公升到知識資源管理
檔案知識是典型的顯性知識，並且是經過一定規範化處理(格式化編目、編號)的顯性知識，當然也是知識資源。當我們認識到檔案知識是知識資源，那麼它的管理就要從知識資源管理的角度去認識、去推動。
4.3.1檔案知識管理上公升到知識資源管理是完全可能的
因為檔案知識是知識資源，且是規範化處理後的知識資源。按照知識資源的管理過程，它還將「應用」到工作中，並「創新」知識、「創新」工作，這才符合檔案知識管理的規律，也才能「生存」下去，否則檔案知識管理就會很快走到盡頭。
4.3.2檔案管理上公升到知識資源管理也是現實必需的
因為通過上公升，檔案知識不在被看成資訊，不再按資訊管理的規律去管理，由此就能避開資訊時代檔案管理的問題。具體一些：
(2) 通過支援實際工作，知識資源結合實際分類「應用」，解決了過去「按檔案方法分類，不切實際」的問題，也解決了「檔案知識不能及時或實時應用」的問題
(3) 檔案知識管理真正按知識管理的方法、手段來進行，避免了「知識類檔案」還按照資訊類檔案進行處理的錯誤方式。
綜上所述，檔案知識管理上公升到知識資源管理既是可能的，也是必要的，所以說是必然的。
磁共振知識普及系列之一
磁共振血管成像 mra 的應用 隨著我國人民生活水平的不斷提高和老齡化的加速，我國血管系統疾病的發病率也呈不斷上公升趨勢。血管疾病作為 富貴病 的典型代表，已成為我國目前致死 致殘的首要原因，嚴重威脅著人們生命健康和生活質量。mr血管成像 mra 是一項對血管和血流訊號特徵顯示的技術，是mri檢查的...
高考數學考前必看系列材料之一基本知識篇
高考數學考前必看系列材料之一 基本知識篇 一 集合與簡易邏輯 1.研究集合問題，一定要抓住集合的代表元素，如 與及 2.數形結合是解集合問題的常用方法，解題要盡可能地借助數軸 直角座標系或韋恩圖等工具，將抽象的代數問題具體化 形象化 直觀化，然後利用數形結合的思想方法解決 3.乙個語句是否為命題，關...
關於知識管理背景下的企業檔案管理
摘要 隨著市場經濟的飛速發展，知識和資訊更加重要。在當前形勢下，企業檔案是為企業生產 技術 科研和經營等活動的真實記錄，標準化 科學化的企業檔案管理，更是一種基礎性資訊資源，對於企業發展的意義更是不言而喻的，在企業管理等各方面發揮顯現著應有的重要作用。關鍵詞 標準化科學化企業管理檔案 一 傳統企業檔...