海南永澄[2009]1號
1．目的
為加強海南永慶生態文化旅業****澄邁分公司（以下簡稱「公司」）會議管理，提高會議效率，確保會議質量，特制定本會議管理制度。
2．適用範圍
本制度適用於我公司內部舉行的各類會議。
3．職責
3.1綜合事務部負責會議管理。
3.2各部門依照本制度履行各自職責。
4．會議分類
4.1總經理辦公會由總經理或總經理授權的副總經理主持，並由各部門負責人及總經理或副總經理提議參會的其他員工參加或列席，討論決定公司或跨部門問題的會議。
4.2月生產經營分析會由總經理或總經理授權的副總經理主持，並由公司各部門負責人及總經理或副總經理提議參會的其他員工參加或列席，每月對本月生產經營情況進行總結分析及對下月生產經營作出計畫的會議。
4.3公司周例會由總經理或總經理授權的副總經理主持，並由公司各部門負責人及總經理或副總經理提議參會的其他員工參加或列席，每週對本週內公司各部門工作開展情況進行及時分析溝通，檢查指導，及對下週生產經營作出計畫的會議。
4.5公司臨時會議經總經理、總經理授權的副總經理、兩位及以上副總經理或三位及以上部門負責人發起或提議，由總經理或總經理授權的副總經理主持，並由公司各部門負責人及會議提議人提議參會的其他員工參加或列席，對公司重大或緊急事務進行討論決定的會議。
4.5公司年度員工大會由綜合事務部負責人主持，並由公司全體員工參加，總結公司本年度工作，部署來年工作的會議。
4.6部門間會議經兩位及以上部門負責人提議，由一位部門負責人主持，並由相關部門負責人及相關員工參加，針對相關工作進行溝通協調的工作會議。
4.7部門內會議經部門負責人提議並主持，由部門內員工參加，對部門工作進行安排協調及溝通落實的工作會議。
4.8其他會議上述七類之外的會議。
5．會議管理細則
5.1綜合事務部負責：會議室、會議場地和會議費用管理；會議制度擬定、修改並提交總經理辦公會討論；會議制度監督、檢查和執行落實；前述4.
1-4.5五類公司級會議的準備、通知、會場布置、會議記錄、會場紀律維持、會議紀要整理及提請總經理或總經理授權的副總經理簽發；會議檔案管理；會議的對外報備、報審、報批等。
5.2會議室、會議場地及會議費用由綜合事務部統一管理。綜合事務部統一安排公司會議室使用，未納入統一安排，需使用會議室的，應提前至少乙個工作**綜合事務部預定，再由綜合事務部統一安排；緊急需要使用會議室的，由綜合事務部根據實際情況進行安排；公司會議室使用根據會議級別（4.
1-4.8依次）、同級別按預定時間先後進行安排；會議室設施購置、維護及廢棄，由綜合事務部根據公司有關制度進行統一管理。公司召開各類會議，本著厲行節儉原則，優先利用公司自有會議室安排會議，如確需選擇更大或更好條件會議室舉行會議，由綜合事務部負責聯絡外部會議場地，相關費用由綜合事務部統一安排使用。
5.3各類會議實行單次會議限時原則。前述4.
1、4.2、4.4三類會議不超過3小時；4.
3、4.5兩類會議不超過2小時；4.6、4.
7兩類會議不超過1小時。如確需延長會議時間，經會議主持人提議，參加會議全體過半數人員通過，可延長相應級別會議相應限時之半倍時長。根據實際情況，上述七類內部會議可由高階別會議的會議主持人決定合併召開，限時以兩類會議各自限時相加為準。
4.8一類會議暫不作時長要求，但應遵循效率原則，宜短不宜長。
5.4各類會議根據具體情況定期或不定期召開，會議討論和決定事項根據會議類別確定。
總經理辦公會，每月舉行一次，具體時間由總經理或總經理授權的副總經理決定。會議主要討論和決定有關公司戰略、經營、制度、機構、人事、薪酬等重大問題。為切實落實總經理辦公會決議，根據實際要求，總經理辦公會可派發《督辦單》（具體格式請見附件8.
1），由綜合事務部負責根據會議決議起草，並具體下發和監督或執行。各相關部門最晚應於總經理辦公會舉行前乙個工作日，將需要提交會議討論的事項報綜合事務部彙總，以便統一安排會議議程。
月生產經營分析會，每月26日至月底召開，逢節假日適當提前至該月下旬26日前或順延至下月5日前。會議主要討論和決定事項包括：本月各部門工作完成情況，財務執行狀況，研究協調和解決落實各項工作中存在的問題，並部署下月工作計畫及財務預算等。
各相關部門最晚應於月生產經營分析會召開前乙個工作日，將上月計畫完成情況、下月計畫報經營部彙總。
公司周例會，每週五上午召開，逢節假日提前或順延三個工作日內召開，或與下週例會一併召開。會議主要討論和決定事項包括：本週各部門工作完成情況，財務執行狀況，研究協調和解決落實各項工作中存在的問題，並部署下週工作計畫及財務預算等。
公司臨時會議，不定期召開。具體內容根據具體情況確定。
公司年度員工大會，每年12月下旬或下年度1月上旬舉行。會議主要議程應包括：邀請總經理或總經理授權的副總經理總結本年度工作，動員或指示下年度工作；先進集體或個人表彰等。
部門間會議，不定期或根據相互關聯部門自行商定的週期召開。會議主要討論和決定有關工作配合，協調等問題。根據實際情況需要，此類會議，可共同邀請公司總經理或副總經理現場指導。
部門內會議，不定期或根據相關部門自行確定的週期召開。會議主要是部門內工作部署、分工、調整、檢查落實等內容。根據實際情況需要，此類會議，可邀請公司總經理或分管副總經理現場指導。
其他會議，不定期召開。具體內容視具體情況而定。根據實際情況需要，此類會議，可邀請公司總經理或分管副總經理現場指導。
5.4各類會議可依照以下流程進行：會議計畫和會前準備、制定會議議程、會議通知、會議簽到、進行會議、會議記錄、形成會議紀要、落實及督辦會議決議、下次同級或相關會議上通報落實情況、會議檔案的整理儲存和更新等。
前述4.1-4.5五類會議的會議計畫和會前準備，由綜合事務部負責。4.6-4.8三類會議，由會議主持人所屬部門負責。
為加強會議目的性，提高會議質量及效率，前述4.1-4.5五類會議召開前可由會議主持人或綜合事務部制定書面會議議程（紙版或電子版，下同），會議議程至少應包括時間節點、議題明細及議題綱要等內容，會議議程應當在會議召開前或會議簽到時送達會議參加人（列席人可根據具體情況確定是否送達），並作為會議檔案組成部分；例行會議可固定會議議程；4.
6-4.8三類會議，可根據具體情況選擇由會議主持人所在部門制定會議議程或省略。
會議通知可採取書面或口頭（當面傳達、**、簡訊或彩信，下同）兩種形式。除由綜合事務部負責通知的會議之外，4.6-4.
8三類會議，由會議主持人所屬部門負責通知。會議通知應及時作出，最晚應在相應會議開始1小時前，緊急會議應盡快（以不影響會議正常進行為原則）通知相關參加和列席人員。
會議簽到由會議記錄人負責組織和監督。應參加或列席並已通知其參加或列席，但在會議開始五分鐘或會議進入正式議題之後到會的，視為遲到；會議開始半小時或會議第乙個議題結束之後到會及未出現在會場的，視為缺席。如有上述情況的人員，在得到會議通知後會議開始前，已向會議主持人先行說明並獲同意的，視為請假；會後如需傳達會議內容或決議至請假人的，由主持人在會議結束之前指定專人負責；請假人姓名及是否需要傳達、傳達人的姓名由會議記錄人負責記錄在案。
前述4.1-4.5五類會議由綜合事務部或由主持人指定他人負責會議記錄；4.6-4.8三類會議的會議記錄，由會議主持人所屬部門負責。
會議進行過程中，參加及列席人員，應自覺維持會場秩序。尊重主持人議程安排，非經允許不與他人做各種形式交流影響會議正常進行；關閉移動**或將其調至靜音狀態，如有重要**須接聽，應在不影響會議正常進行的前提下至會議室外接聽；不做與會議無關的事情，不作與會議無關的發言影響會議質量或會議正常進行。
是否形成會議紀要，由會議主持人根據具體情況確定。會議紀要應以書面（紙版，電子版可選）形式下發（具體格式請見本制度附件8.2，會議紀要的編碼規則請見本制度附件8.
3），並送所有該次會議參加人和列席人閱籤，如總經理或總經理授權的副總經理認為有必要，還應送公司全體員工閱籤。
會議決議的落實部門或落實責任人，根據會議討論確定。前述4.1-4.
5五類會議的會議決議督辦由綜合事務部統一負責，會議決議指定其他部門負責督辦的除外；4.6-4.8三類會議決議督辦，由會議直接指定，不指定則由會議決議的落實部門負責人或落實責任人所在部門負責人負責督辦。
會議決議的落實部門或落實責任人負責向下次同級或相關會議上通報落實情況，督辦人可作補充。
會議檔案管理，是會議管理的重要環節。會議檔案包括但不限於：會議議程、簽到記錄、會議記錄、會議紀要（可選）、會議決議落實情況等。
前述4.1-4.5五類會議的會議檔案，由綜合事務部統一負責製作和管理，非經總經理或總經理授權的副總經理，或綜合事務部負責人同意，任何人不得調取、複製或作其他處置。
前述4.6-4.8三類會議的會議檔案，由該次會議主持人所在的部門負責製作和管理，非經總經理或總經理授權的副總經理、或該次會議主持人、或綜合事務部負責人同意不得調取、複製或作其他處置；如上述四位權利人之一認為有必要，可將相應檔案送綜合事務部存管，該檔案調取、複製或作其他處置規則比照4.
1-4.5五類會議檔案執行。
6．會議紀律
6.1未及時或遺漏通知參會或列席人員的，負責會議通知人員所在部門的負責人罰款50元，負責通知的人員罰款100元。
6.2會議遲到的罰款50元，缺席會議的罰款100元，非工作原因請假的罰款100元；會議指定傳達會議決議等內容至缺席人或請假人，傳達人未履行傳達責任的，罰款50元；對遲到、缺席、請假及傳達事宜做虛假記錄的會議記錄人，依照上述標準做相應罰款。
6.3會議進行過程中，未關閉移動**鈴聲的，每響起一次，罰款50元。
6.4所有罰款由綜合事務部負責保管，不出具收款票據，充做公司公共經費。
7．附則
7.1本制度於2023年10月16日開始執行。
7.2本制度由綜合事務部統一組織公司全體員工閱籤，並做歸檔，須共同遵守。
7.3本制度解釋權歸公司綜合事務部。
8．附件
8.1《公司總經理辦公會決定事項督辦單》（請見下第9頁）
8.2《會議紀要格式》（請見下第10頁）
8.3《會議紀要編碼規則》（請見下第11頁）
總經理辦公會決定事項督辦單
會議管理制度
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會議管理制度
目錄第一章 總則1 第二章 會議管理體制1 第三章 會議類別2 第四章 會議的準備與安排4 第五章 會場布置與宣傳報道5 第六章 會議紀律6 第七章 附則6 附件17 第一章總則 第一條目的 為使公司的各項會議規範有序，提高會議的行政決策效率，發揮會議的決策和溝通作用，保障各項工作有序 高效的完成，...
會議管理制度
1 目的 為規範公司會議程式和管理，提高公司總體決策管理能力和辦事效率，更好地協調工作，研究落實重大事項的對策措施和尋求解決有關問題的方法，糾正和預防和工作中存在的問題，並保證公司各項管理工作規範 高效 有序。2 適用範圍 適用於總公司 各分公司 各部門 各門店所有會議。除另有特批制度外，均依本制度...