第一條為了做好基本建設專案檔案資料管理工作，充分發揮檔案資料在工程建設、生產（使用）管理、工程維護和改建擴建中的作用，根據有關法律法規的規定，結合分公司基本建設工作的具體情況，制定本辦法。
第二條工程部管理的資料檔案分為兩類，一類是建築工程技術資料，另一類是公司有關部門的管理檔案、非工程技術類資料。本制度只涉及工程部管理的第一類資料。
第三條本制度適用於集團工程部及分公司工程部。
第四條嚴格要求專案參建各方充分重視工程建設的資料檔案工作。專案施工階段的施工、監理單位都要建立相應的檔案形成、積累、歸檔機制，將工程檔案的形成、積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責範圍。
工程預驗收階段，工程部按照國家有關規定及本管理辦法，組織對工程資料的全面檢查；凡資料檢查不滿足規範要求的工程，不得進入正式竣工驗收階段。
第五條施工單位或公司其他有關部門、人員提出意見和建議，使建築工程的功能或投資發生較大變化的，必須取得公司主管領導、設計室簽署的確認檔案，工程部方可同意對其發生變更，工程部和施工方應將確認檔案作為使用者變更的依據資料存檔。
第六條工程竣工驗收合格後三個月內，工程部必須向分公司報送一套符合規定的工程檔案。根據國家的有關規定，檔案館接收的工程檔案必須是原件，其它單位可以儲存複製件或影印件。在分公司歸檔的複製、影印件應與檔案館原件相同。
第七條全面、完整是建築工程資料收集的基本原則。
資料收集的範圍不能侷限於建築工程主體本身，相關配套工程、室外工程及工程建設前期發生的專案都必須形成翔實完整的記錄資料。
建築工程資料一般按九個方面進行分類：
1 立項、可研、初設及其批覆、建設計畫；
2 前期資料；
3 合同檔案；
4 施工單位內業資料（含竣工圖）；
5 監理資料；
6 竣工結算用技術資料彙總；
7 竣工驗收檔案；
8 工程投資控制資料彙總及統計分析資料；
9 竣工檔案。
第八條資料收集整理的具體要求
（一） 立項、可研、初設及其批覆、建設計畫
此屬專案立項階段的資料收集內容，主要包括：專案建議書、立項批文、可研報告及審批意見、可能的初步設計及其審批意見、建設計畫。
（二） 前期資料
包括：建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、有關行政主管部門（消防、環保、人防、交通、園林、市政、文物、衛生等）批准檔案、勘察設計審圖合格證、建設工程施工許可證、工程質量監督手續等。
經有關部門批准後取得的工程前期檔案材料，其原件應立即交給分公司行政部存檔。如果辦理其它工程前期手續需要使用，或者工程部在編制竣工檔案時需要使用前期資料等情況，可到行政部處借用、影印。
（三） 合同檔案
工程部管理的合同分類為：
1 勘察、設計、施工、監理四大合同；
2 各類分包合同；
3 甲供材料、裝置合同。
採購部簽訂合同後，交辦公室管理；工程部和現場監理各乙份影印件，以便監督合同執行。
（四）施工單位內業資料（含竣工圖）
施工單位不僅僅指大包單位。在大包施工合同外的其他施工隊伍，包括可能發生分包的基礎、消防、裝飾等隊伍，還有室外工程所涉及的施工隊伍等等，都在本條所指的施工單位範疇。
內業資料分專業由監理進行一審，分公司工程部二審，需要專案負責人審核的，報負責人審核，審核後由施工單位交工程部資料員保管。
gb/t50326－2001《建設工程專案管理規範》第16.3.4條規定了工程竣工資料的分類及組卷方式。
施工單位內業資料共四大部分內容：
第一部分：工程技術檔案資料；
第二部分：工程質量保證資料；
第三部分：工程檢驗評定資料
第四部分：工程竣工圖。
工程技術內業資料的主要內容有22項：
工程質量保證資料的收集和整理，應包括原材料、構配件、器具及裝置等質量證明和進場材料試驗報告等，這些資料全面反映了施工全過程中質量的保證和控制情況。
各專業工程質量保證資料的主要內容是：
工程檢驗評定資料的收集和整理，應按現行建設工程質量標準對單位工程、分部工程、分項工程及室外工程的規定執行。
進行分類組卷時，工程檢驗評定資料應包括以下內容：
竣工圖是工程的重要檔案。根據工程承發包合同或施工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審批、交接、驗收做出規定。施工單位不按時提交合格竣工圖的，不算完成施工任務，並應承擔責任。
工程竣工圖應逐張加蓋「竣工圖」章。「竣工圖」章的內容應包括：發包人、承包人、監理人等單位名稱、圖紙編號、編制人、審核人、負責人、編制時間等。
管理竣工圖時，應該考慮以下情況：
1、沒有變更的施工圖，由承包人在原施工圖上加蓋「竣工圖」章標誌作為竣工圖；
2、 在施工中雖有一般性設計變更，但能將原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪製，由承包人在原施工圖上註明修改部分，附以設計變更通知單和施工說明，加蓋「竣工圖」章標誌作為竣工圖；
3、結構形式改變、工藝改變、平面布置改變、專案改變以及其他重大改變，不宜在原施工圖上修改、補充的，責任單位應重新繪製改變後的竣工圖，承包人負責在新圖上加蓋「竣工圖」章標誌作為竣工圖。
4、竣工圖最多形成兩套，一套送檔案館，一套竣工結算使用。
（五）監理資料
監理單位按照《建設工程監理規範》的規定「施工階段監理資料的管理」進行收集、整理、編制。
監理資料在交付建設單位前，由專案經理一審，專案負責人二審，最後由專案總監理工程師交工程部資料員歸檔。
（六）竣工結算用技術資料彙總
建設專案由於建設週期長，施工圖之外的各種費用發生情況很多。儘管發生原因各式各樣，各種資料手續齊全，但從投資客觀控制的角度考慮，有必要進行此類技術資料的彙總。
竣工結算用技術資料的彙總，主要解決以下幾個方面的問題：
1 客觀了解圖紙外費用的發生情況，避免承包商重複要求進行經濟簽證；
2 複審現場甲方代表、監理機構現場做出的決定，減少失誤；
3 方便工程竣工結算工作的進行。
竣工結算用資料主要是指圖紙不能包括而又實際發生的、涉及工程投資的資料檔案。竣工結算用資料報括以下幾個方面的主要內容：
（1） 工程前期：拆遷、場地平整及管線挪移、樹木等發生費用的相關資料等；
（2）基礎施工：障礙處理、淺基礎處理、深基礎處理等。
（3）主體工程：圖紙會審、設計變更（甲方要求、施工單位要求）、現場簽證、技術通知單、技術聯絡單、監理通知、甲方通知等。
（4）裝飾工程：施工方案、施工圖紙、渲染圖、**資料等；
（5）室外工程：室外地溝系統、外給排水系統、外電源系統、弱電系統、室外環境工程量的現場確認、外環境施工的現場變更等。
（6）配套工程：服務於專案的室外變電所等，其費用從既定工程列支者，內容須包括圖形說明、文字說明等。
（7）專項工程：主體工程之外、公司決定後增加的類似超淨恆溫、電磁遮蔽等工程，及其引起的其他工種的再次變更等。
承包商按專業將上述資料裝訂成冊，統一編號，一式四份，做好封面；交專案經理一審，專案負責人二審；審核後的竣工結算用資料和施工單位內業資料一起交工程部資料員。
7 竣工驗收檔案
竣工驗收檔案的形成涉及：建設、施工、監理、勘察、設計單位，涉及包括專項資質在內的各分包單位。施工單位應按照檔案資料的彙總管理原則進行彙總，將屬於建設單位歸檔管理的資料按時移交工程部資料員。
8 竣工檔案
竣工資料的內容，如下：
（1） 建設依據；
（2） 已驗收的單項工程竣工資料；
（3） 所在地行政主管部門對環保、消防、人防、勞動安全衛生等的單項驗收意見，所在地工程質量監督部門質量評定意見；
（4） 全部工程檔案資料，包括建設時期勘察、設計、施工以及其它綜合性的圖紙資料；
（5） 竣工驗收總結報告，主要內容包括：
① 建設概況：建設依據、建設規模、建設過程（包括設計施工單位、承發包、招投標、建設監理及工程質量監督）等；
② 建設完成情況：全部建築安裝工程完成情況、裝置儀器配備情況、未完工程，多餘和尚缺裝置情況及處理意見；
③ 工程質量情況：建築工程質量評審結論，裝置安裝及試車情況；
④ 單項工程交工和全部工程竣工情況，竣工資料、竣工圖整理繪製情況；
⑤ 存在的主要問題及處理意見；
⑥ 專案建設的主要經驗和教訓；
第九條建設專案檔案材料歸檔範圍和保管期限，一般可根據規定附件二《基本建設專案檔案材料歸檔範圍和保管期限表》執行。
第十條分公司工程部應根據工程規模和工程全過程中應產生的檔案材料，規定詳細的規定範圍和內容，以確保歸檔檔案材料的完整性。
第十一條基本建設專案檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。
長期保管的基本建設專案檔案材料實際保管期限不得短於建設專案實際壽命。
第十二條本制度自頒布之日起執行。
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