天津市森淼投資集團房地產類子公司
行政管理制度—檔案管理辦法
檔案編號：dcxz06
編制人：閆榮梅審核人：蘇全批准人：蘇兆巨集
編制日期：2007.10審核日期：2007.11批准日期：2007.12
1. 目的
規範公司檔案資料管理程式，使檔案管理工作有據可依，特制定本辦法。
2. 適用範圍
適用於公司各時期各項活動中形成的檔案資料的收集、整理、存檔、查閱等工作。
3. 職責
辦公室負責監督、檢查、組織執行
4. 主要內容
4.1 檔案形式：包括紙質檔案、電子檔案、**檔案、磁性載體檔案、實物檔案等形式；
4.2 檔案分類及內容：
4.2.1 管理類：包括公司治理、經營管理、人事管理、資產管理、法務管理；總務管理等資料，具體見「集團檔案立卷明細」；
4.2.2 研發類：指行業研究、擬投資專案投資分析及批覆等資料，具體見「集團檔案立卷明細」；
4.2.3 工程類：指工程合同及《天津市建設工程檔案歸檔整理規程》中規定的「建築工程檔案歸檔範圍」內容；
4.2.4 營銷類：指專案經營推廣，銷售、招商、租賃等資料，具體見「集團檔案立卷明細」；
4.3 檔案資料的收集
4.3.1 辦公室負責管理類資料的收集建檔；
4.3.2 工程部負責工程類資料的收集建檔；
4.3.3 銷售部負責營銷類資料的收集建檔；
4.4 檔案整理立卷要求
4.4.1 根據「檔案立卷明細」及《天津市建設工程檔案歸檔整理規程》分類整理資料，並立卷；
4.4.2 立卷檔案統一使用專業檔案盒存放，並附「檔案檔案目錄」，檔案右上角標註檔案編號；
4.4.3 存檔資料要求原件，持殊情況下以影印件或掃瞄件存檔的，要求檔案清晰；
4.5 檔案的歸檔及移交
4.5.1 歸檔時間及移交單位
4.5.1.1 管理類檔案按年歸檔，於專案結束時移交集團總經辦歸檔；
4.5.1.2 工程類檔案按工作階段或在專案結束時移交集團總經辦歸檔；
4.5.1.3 營銷類按工作階段或在專案結束時歸檔，檔案中銷售、招商、租賃合同等移交集團財務部，其餘資料移交集團總經辦；
4.5.2 檔案移交手續
4.5.2.1 移交時按檔案整理立卷要求做好審驗工作；
4.5.2.2 移交時做好交接記錄，移交單位保留檔案目錄備查；
4.6 檔案儲存管理
4.6.1 儲存期限：
永久：具有長遠利用價值的檔案定為永久；
長期（10~50年）：具有較長利用價值的檔案定為長期；
短期（10年以下）：在一定時期內有參考價值的檔案；
4.6.2 分類檔案儲存期限：見「檔案立卷明細」；
4.6.3 保管規定
4.6.3.1 做好檔案檢索目錄，同時建立計算機檢索功能，以便查詢；
4.6.3.2 集團檔案設專人負責保管，並嚴格做好保密工作；
4.6.3.3 檔案室做好防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵，以確保檔案的完整安全；
4.7 檔案銷毀
檔案儲存期滿，需要銷毀時，須由檔案保管人員編制清冊，並提交檔案銷毀報告，經辦公室主任審核，報公司總經理及集團總經辦批准同意後，方可銷毀。
4.8 檔案借閱
借閱檔案需到辦公室填寫《檔案借閱登記表》，對於檔案資料可影印；借出檔案使用完畢後，需在三個工作日內及時交還，且須保管完好不得損壞。如借出檔案原件需交報相關**主管部門，則辦公室須留影印件存檔。
檔案立卷明細
檔案檔案目錄
檔案借閱登記
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