唐繼業(發表於《陝西檔案》2023年第6期)
與高校、企事業單位相比，目前中小學校對檔案工作的重視程度還遠遠不夠，做的好一點的學校建立有檔案室，但缺少系統的、明確的檔案管理制度，做的差的學校不僅沒有獨立的檔案室，甚至連什麼是檔案都不清楚。針對此問題，本文主要就如何認識中小學校的檔案工作和目前中小學校檔案工作中存在的問題及解決對策進行了分析。
一、中小學校檔案工作的必要性
中小學校檔案是廣大教職工在各個歷史時期從事教學管理、教學實踐和教學研究等實踐活動中直接形成的、具有儲存查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的固化歷史記錄。它真實客觀地記錄了中小學校發展的歷程,是中小學校重要的資訊資源。它既是乙個中小學校長期教學活動中各個方面的實踐經驗總結,又是促進中小學校在今後工作中揚長補短不斷前進的重要條件。
對於一所學校來說，通過中小學校檔案不僅可以全面掌握中小學校教育教學工作等方面的延革和演變情況,更好地總結學校自身建設的得失、成敗,為新的時期學校建設提供借鑑和依據，而且由於中小學校檔案匯集了中小學校歷年的知識成果,記錄了中小學校優秀的傳統和成功經驗,形成了特色的教育教學總結,是中小學校成長和奮鬥的沉澱和記錄,能有效的推動中小學校自身品牌價值的提公升和校園文化的建設。
二、中小學校檔案工作現狀分析
從中小學校檔案工作總體開展情況來看，沿海經濟發達地區比內地欠發達地區要好、大城市比中小城市要好，而就目前中小學校檔案管理工作的現狀來看,由於歷史和現實的多種原因,主要存在以下幾方面的問題:
一是領導檔案意識淡薄，重視程度不夠。一方面存在上級主管行政部門對中小學校檔案工作的重視程度不夠，未能很好對下屬中小學校的檔案工作進行指導、檢查、監督；另一方面表現在較多中小學校在教育過程中「重教學、輕檔案」的意識還普遍存在，學校領導缺乏檔案管理意識，認識不到檔案工作的重要性，從而忽視或邊緣檔案管理工作，具體表現在實際管理工作中對檔案工作無計畫、無要求。
二是檔案制度體系不完整。未建立檔案室的中小學校基本沒有檔案管理制度，即使在建立檔案室或有檔案管理人員的情況下，檔案制度建設也僅僅是統述介紹檔案室（人員）職責或乙個泛泛的檔案管理制度，未能針對學校實際情況形成包括收集、保管、利用等檔案管理各業務環節的完整的管理制度體系。
三是檔案管理分散、缺乏統一管理。在未建立檔案室的中小學校，產生的檔案均分散留滯在產生檔案的學校各處室或教師手中，呈現多頭存放、多家管理、收集不及時的現象，對學校檔案不能進行有效的集中統一管理，致使檔案的丟失風險大大增加。
四是檔案管理人員缺乏，業務能力較低。多數學校沒有專職的檔案管理人員，而兼職的檔案管理人員業務水平較低，對檔案材料的分類、歸檔、整理、保管、利用等業務不了解，對不同型別的檔案管理要求缺乏認識，管理方式和管理手段單一，尤其是對特殊載體形式檔案的管理不符合要求。
五是檔案管理水平較低。具體表現檔案資訊化不夠和檔案編研工作不足。一方面，較多學校的檔案管理工作目前還僅僅停留在用「人腦」管的層面而沒有使用專業的檔案管理軟體用「電腦」去管理維護，且提供利用時僅僅是檔案實體利用而沒有開展網路利用，利用手段單一。
另一方面，由於檔案管理人員的自身業務能力問題，未能開展對檔案資訊的整合、加工，造成檔案編研工作停滯不前。
三、中小學校檔案工作對策分析
從上面可以看出，目前中小學校檔案工作的開展情況存在較多問題，如何改變這種檔案管理工作滯後的現象，需要上級行政主管部門加強指導和學校自身重視建設兩方面相結合。
一方面，中小學校檔案工作滯後究其根本原因是學校領導因檔案管理意識不夠而不去重視此項工作。如果要從根本上解決此問題，首先需要上級主管部門制定出台中小學校檔案管理制度和實施辦法，在日常工作中加強對中小學校檔案工作的指導並定期對學校檔案工作進行檢查、評比；其次在對中小學校的各類公升級評比標準中加入檔案管理工作評比得分，讓學校領導充分認識到檔案工作對學校建設的重要程度，通過以檢促改，督促學校重視此項工作。此外，為增強學校檔案意識，上級主管部門每年度要組織學校領導專門召開檔案工作會議，每學年舉辦中小學校檔案員檔案工作知識培訓。
另一方面，就學校自身而言，第一要設定檔案室、配備專門檔案管理員，集中統一管理學校各類檔案，建立起包含檔案收集、保管、借閱利用以及檔案室及檔案員職責等一套完整的檔案管理體系；第二，學校各處室、教研組設立兼職檔案員並制定明確的崗位目標責任制,促使各處室、教研組重視檔案的收集、整理、歸檔工作；第三，學校每學期組織專兼職檔案管理員內部培訓和考試考核，對考核不合格的人員進行問責處理，對工作優秀的人員予以表彰，以提高檔案管理人員的責任心和榮譽感；第四，專職檔案管理人員需要加強對現有檔案的編研工作，整合檔案資訊以提高知識密集度和利用效率，用實實在在的工作成果增強學校領導的檔案工作意識，促使學校領導更加重視檔案工作，形成乙個有利於檔案工作開展、發展和提公升的良好工作環境。
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