作者：孫學代
**：《現代教育科學·中學校長》2023年第03期
中小學校舍檔案是學校檔案的重要組成部分，它記錄和反映了學校建立、建設和發展變遷的過程。它是維護學校權益、查勘維修房屋、合理使用校舍的重要史料。校舍檔案建設對學校管理來說，是一項重要的基礎工作，對於全面貫徹黨的教育方針，提高學校管理水平，保證正常的教育教學秩序有著十分重要的意義。
筆者就建設規範化、科學化的中小學校舍檔案，談幾點自己的經驗和看法。
一、學校領導是中小學校舍檔案管理的推動者
為促進校舍檔案建設的開展，作為學校的領導者，首先應該投入大量的精力關心和支援這一工作，在資金、裝置、人才等方面予以適當的投入，並把校舍檔案管理納入本校工作計畫和考核範圍。其次，各級領導，尤其主管檔案工作的領導，要經常過問此項工作，了解檔案工作現狀，提出要求，下達任務，指導檔案部門依法開展工作，幫助解決實際工作中存在的困難和問題。
二、明確中小學校舍檔案的內容，是檔案收集的前提
作為中小學校舍檔案管理人員，首先應該弄清楚校舍檔案是一種什麼樣的檔案？校舍檔案即在校舍建設和管理過程中，形成大量的種類繁多的檔案材料。有來自上級機關和設施、施工、勘探等相關部門單位的，也有自本單位的；有技術性、文書性的，也有財務性的；有屬於自然科學範疇的，也有屬於社會科學範疇的；有圖紙、圖表、文字材料、計算材料，也有**、錄影、磁碟、錄音帶等。
這些檔案材料，經過鑑定、整理，具有儲存價值的那一部分，在履行一定的歸檔手續後，就轉化為校舍檔案。明確校舍檔案的內容，才能通過收集這個渠道來進行收集。
三、中小學校舍檔案的收集，是檔案管理的關鍵
作為中小學校舍檔案管理人員，應該弄清楚通過什麼樣的收集渠道，把材料完全、齊整的收集起來，以保證校舍檔案完整性。校舍檔案的收集方法主要有立卷歸檔和日常收集兩種：
1． 立卷歸檔。學校檔案室對校舍檔案的收集，主要是做好學校內部檔案材料的歸檔工作。其一，是明確歸檔範圍。
應歸檔的材料主要指能夠反映本單位校舍設施建設和維護管理過程中具有價值的檔案材料。如公文、圖紙、**等各種形式載體的檔案，它是歸檔最重要的內容。其二，是明確歸檔時間。
歸檔時間是根據單位及其形成校舍檔案的特點，確定何時歸檔較為合適。一般的檔案以一年為界限，一年歸檔一次比較符合檔案的形成規律。對於工程建設專案，應在竣工交付驗收的同時，將有關檔案材料整理歸檔。
其三，是歸檔要求。凡歸檔案卷必須保證質量、符合要求，要遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案材料之間的有機聯絡，區分不同價值，便於保管和利用。其四，是所收集的校舍檔案應是真實的、有價值的，應是完整、齊全的，應是系統的、符合規範化要求的。
2． 日常收集。學校雖然逐步建立了較為正規的校舍檔案制度，但是在特定的情況下，某些有價值的檔案材料仍有可能遺漏散失。為此，必須在嚴格歸檔制度的同時，加強日常的收集工作。
日常收集工作應主要做好以下幾個方面的工作：一，檔案室工作人員要了解有關部門一定時期的工作任務。深入調查研究，掌握校舍設施建設和維護管理的規律，協助有關人員堵塞疏漏、拾遺補缺。
二，建立和落實校舍設施檔案材料收集目標責任制，明確哪些檔案應該由哪能些人負責收集，把校舍檔案收集納入有關人員的工作範圍。三，注意把收集和宣傳結合起來，使大家認識到檔收集的重要性，變被動為主動，積極爭取大家的關心和支援。四，日常收集要利用保密檢查的機會督促大家清理檔案，發現散失在部門和個人手中的屬於歸檔範圍的檔案，馬上收集歸檔。
可見，學校檔案室對校舍檔案材料的收集，就是把分散在有關單位和個人手中的有關校舍設施建設和維護管理的檔案材料集中到檔案室，實行統一管理的一項工作。這樣既豐富了室藏，又能使檔案材料更系統、更完整，才能更好地反映出學校的歷史面貌和校舍設施管理工作全貌。
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