2.1.2資料分發時必須加強監控
基礎建設工程在施工過程中,承建方的資料室在工程竣工以及檔案驗收中起著十分重要的作用,同時負責圖紙以及其他資料的發放。未來確保竣工時所需檔案高質量,相應的管理者應當親自參與監控資料分發的工作,分發前首先將需歸檔部分儲存之後再分發,特別是像詳勘這些數目有限的資料,必須妥善保管。這樣才能夠在保持圖紙清潔的同時使歸檔資料比較齊全。
2.1.3立項時應當加強資料監控
工程專案在立項、審批、勘察之前,相應的管理部門並沒有成立,自然就缺少檔案管理者。而工程準備時相關材料往往比較分散,部分檔案在其文書相關部門,部分檔案放置在規劃部,並沒有經過應有文字處理程式,同時,投招標以及勘察檔案又放於工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關資料進行及時收集,久而久之,會使收集上述檔案的難度加大,甚至可能導致檔案丟失。
所以,在工程專案立項的前期,就應當及時介入檔案的收集以及整理,由專人負責。
2.1.4對新裝置的檢驗加強監控
新裝置到貨後,隨之會有相應的圖紙資料,值得注意的是,進口裝置對應的外文資料往往是與其裝置一起放置,而國產裝置所提供的使用手冊又不足,這些環節時常會出現漏洞。缺乏細緻認真的態度,就可能丟失裝置資料。所以,必須建立合理的裝置開箱檢驗相關的制度並且貫徹執行,對開箱許可權予以明確。
2.2完善制度,明確責任
對基建工程進行檔案管理是很必要也十分重要的,管理過程應當是有目標、有計畫、有落實、有責任的活動。所以,承建單位必須建立由副經理或者總工程師領導,質量生成或者工程檔案部門負責專管,下面的各級主管相應的分片領導,由檔案管理者以及專案經理負責,由施工管理者來具體落實,並且對各級各類人員的權責予以明確規定。對於大型的工程專案部門一定有現場的檔案管理員,對於中型或者小型專案部門,應當有兼職人員對資料進行收集以及整理。
企業應當適時對檔案工作者進行業務相關的培訓,提高其業務水平以及工作質量。依照檔案資料管理的重點在現場的特點,加強建立完善的工程檔案編制、收集、歸檔以及整理的制度。
2.3發揮合同的法律效應
檔案管理部門應當參與起草合同的相應管理工作,將檔案材料的歸檔以及積累當作合同中的重要內容獨立為一條款,明確要求竣工檔案材料相應的驗收時間、質量以及份數、副本內容、歸檔範圍,使相應的承建單位也對檔案管理有足夠的認識與重視,這樣以來,就以法律形式保證了歸檔工作的落到實處。
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