工程檔案管理制度
批准 ：
審核 ：
編制 ：
2013-11發布2013-11實施
第一章基建工程檔案管理制度2-56
第二章裝置資料開箱驗收制度57-58
第三章文書檔案管理制度59-61
第一章基建工程檔案管理制度
1 目的
為做好泗洪協合風電場一期風力發電專案檔案管理工作，統一工程檔案的編制和檔案整理規範，特制訂本制度。
2 適用範圍
、檔案的收集、整理、移交等管理。
3 規範性引用檔案
gb/t11322—2000 科學技術檔案案卷構成的一般要求
da／t28—2002 國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範
gb／t10609.3 技術用圖複製圖的摺疊方法
gb／t13968—1992 檔案交接文據格式
dl/t5229-2005 電力工程竣工**件編制規定
nb/t 31021-2012 《風力發電企業科技檔案歸檔與整理規範》
dl/t 5434-2009 《電力建設工程監理規範》
gb/t11821-2002 《**檔案管理規範》
4 術語、定義和縮略語
工程檔案：是指工程全套檔案，包括工程前期檔案、工程竣工檔案和竣工驗收檔案。
工程前期檔案：是指工程開工以前在立項、談判、審批、勘測、設計以及工程準備過程中形成的檔案。
工程竣工檔案：是指工程竣工時形成的反映工程建設（包括土建、安裝及除錯）過程的檔案。主要施工檔案、配套裝置技術檔案和工程竣工圖組成。
工程施工檔案：是指工程施工過程中形成的反映施工情況的檔案。
工程竣工**件：是指根據施工結束後工程實際情況所繪製的圖紙（簡稱竣工圖）。
工程竣工驗收檔案：是指工程竣工後試生產（試執行）中以及竣工驗收時形成的檔案。
竣工驗收：是指工程竣工、試生產後，由有關主管部門組織的對工程的全面考核、檢查。
工程檔案：即建設工程檔案，是由工程檔案經整理、歸檔後形成的。
檔案移交：一方面指工程設計、施工、除錯、監理等單位在工程完成時向工程建設單位（以下簡稱「建設單位」）移交的經系統整理過的全部檔案；另一方面是指建設單位內部各部門將工程各階段形成的檔案經系統整理後定期或按階段向檔案部門移交。
5 管理內容和方法
5.1 工程檔案管理總則
工程技術資料、檔案管理和工程建設必須做到「三同步」、「五統一」。
「三同步」即在單位工程一開始，就與建立竣工圖和施工技術記錄同步進行；工程建設中就與竣工圖和施工技術記錄的收集、積累、整理、審定同步進行；工程竣工驗收時，要與提交整套合格的竣工圖和施工技術記錄同步進行。
「五統一」是指工程的計畫管理、施工管理、施工圖預算、工程結算和竣工圖、施工技術記錄編制移交統一進行，是工程技術資料和工程管理的有機結合，是保證工程技術資料完整、提高工程管理水平的重要手段。
工程技術資料、檔案管理工作，按照統一領導、統一管理的原則，由風電場專案部全面負責。工程監理、勘察設計、工程承包、工程施工單位要按合同、協議和有關規定要求，認真做好各自範圍內的檔案工作。
各參建單位應根據有關法律、法規，結合本辦法，制定適合本工程的技術、資料檔案管理制度。制度要求內容全面、條理清楚、可操作性強，並經各單位負責部門批准，並上報各風電場專案部統一歸檔。為機組達標投產打好基礎。
根據電力工程達標考核管理辦法要求，各參建單位資料（檔案）室必須備有工程技術資料、檔案管理依據性的檔案和法規、規範、標準等、必須配備符合要求的檔案裝具、庫房等。
5.2 檔案管理組織機構及檔案管理網路
5.2.1 成立工程檔案管理領導小組。
公司分管基建工程副總經理任組長，其它參建單位主管領導及公司檔案主管部門領導為組員。工程檔案管理領導小組對整個基建工程檔案管理工作負領導責任；負責協調各單位對本專案檔案資料的管理，使檔案資料完整、規範、統一；認真貫徹落實國家及電力部、國電集團公司等上級主管部門頒發的檔案管理規定及實施本標準。
5.2.2 公司風電場專案部、監理、設計、施工等參建單位成立工程檔案管理**網路，由專案主管領導、部門主管領導、專職檔案員、兼職檔案員組成，工程檔案管理網路人員名單報公司綜合管理部、監理單位備案。
5.2.3公司各專案部檔案室是「工程檔案管理領導小組」的常設辦事機構。
5.2.4 各有關單位應在各自職責範圍內做好本工程檔案材料的形成、積累、整理、編制、保管和移交工作。
原則上誰承包、誰負責。各承包單位按照工程承包合同，負責彙總和移交工程竣工資料；工程承包單位要根據承包合同，負責做好承包範圍內的分包單位竣工資料的管理工作，為確保竣工資料的質量，應經常對分包單位履行監督、指導的職責。
5.3 基建工程檔案歸檔範圍及責任劃分
5.3.1建設單位
負責基建工程建設全過程檔案管理的組織、協調、檢查、指導、驗收工作。負責監督各參建單位嚴格遵守公司的管理制度，並納入合同條款中進行管理。負責接收專案（工程）的全部檔案。
負責提交工程建設總結。負責檔案驗收的申報、自檢及匯報工作。
建設單位各職能部門在各自的職責範圍內做好本部門的科技檔案管理工作，設立兼職檔案員，負責本部門形成資料的收集、整理、組卷、歸檔工作，專業人員在工程結束或調離崗位時，要向部門負責人或兼職檔案員移交資料。各職能部門具體職責如下：
5.3.1.
1工程建設部：負責各專業的設計基礎材料、設計檔案、設計變更、工程聯絡單等檔案的收集、整理和歸檔；負責有關技術性的來往傳真、信函的收集與歸檔；負責有關本專業的會議紀要的收集和歸檔；負責對本工程專案各參建單位歸檔的施工檔案、竣工圖和除錯檔案進行審核，確保其完整、準確可靠，並在有關的工程竣工驗收單及質量審核表上簽字。
5.3.1.2規劃發展部：負責工程前期檔案、工程管理性檔案、徵地等檔案的整理歸檔。
5.3.1.3計畫經營部：負責各類合同、協議、招投標檔案、工程預概算和決算等收集整理歸檔。
5.3.1.
4安全生產部：負責安全演示文稿、安全通報、快報，安全專題會議紀要、安全檢查考核記錄、安全總結及有關安全的合同、協議等檔案的收集、整理和歸檔。負責生產準備及試生產期間形成的科技檔案材料整理和歸檔，如培訓教材、執行記錄、制度、規程圖紙等生產準備和試生產管理過程中形成的檔案材料。
5.3.1.5財務管理部：負責工程總決算、審計報告和批覆等檔案材料的整理和歸檔。
5.3.1.
6 檔案管理人員：負責參建單位往來檔案、圖紙及資料的收集和催交；參加工程竣工驗收，對所有移交歸檔的檔案資料進行檢查審核，符合規範要求方可接收，確保工程檔案的完整性；負責對接收的全部資料按標準、規範要求進行整理，確保工程檔案的歸檔率和準確率，達到驗收標準和國家有關標準；對公司形成的科技檔案進行收集、整理、鑑定、保管、統計、利用工作；接受國電集團公司以及公司所在地檔案行政管理部門的監督和檢查。
5.3.2設計單位:
負責按合同、協議要求向公司提交工程設計基礎資料，以及工程各設計階段的設計檔案、施工圖；負責提交工程全過程的設計修改通知單；負責按合同、協議規定交齊全、完整、準確、系統的竣工圖；負責提交設計總結。負責在機組及工程檔案驗收時，提供有關職責範圍內的匯報材料。
5.3.3施工單位：
負責提交施工、安裝全部技術記錄（含隱蔽工程及測量記錄）；負責提交裝置到貨、安裝、除錯及試生產等各階段的裝置缺陷記錄、消缺記錄和消缺率記錄；負責提交全部機組建設期間的工程聯絡單及總結；負責收集、整理、移交工程施工過程中形成的施工檔案和竣工檔案；負責建設單位委託採購和自採裝置、材料的出廠資料及建設單位委託辦理的有關合同、協議的收集、整理與立卷歸檔工作；負責彙總、移交分包單位工程管理、施工、竣工檔案材料；負責編制竣工草圖。負責在機組及工程檔案驗收時，提供有關職責範圍內的匯報材料。
5.3.4監理單位：
負責收集、整理、移交工程建設監理過程中形成的監理規劃（計畫）、監理大綱、監理實施細則、質量監督檔案、監理通知單、施工演示文稿、監理月報、監理依據性檔案等監理資料；負責對各標段竣工檔案的齊全、完整、準確性進行審核；負責提交監理總結；負責對竣工圖進行審核並提交竣工圖審核報告；負責在機組及工程檔案驗收時，提供有關職責範圍內的匯報材料。
5.3.5除錯單位：
負責向建設單位提交審查批准的除錯大綱和除錯方案。負責提交除錯過程中裝置缺陷記錄和處理記錄。負責提交調整試運質量驗評表。
負責提交除錯過程中變更設計資料。負責在試驗除錯完成後向建設單位提交完整的除錯報告及除錯工作總結。負責在機組及工程檔案驗收時，提供有關職責範圍內的匯報材料。
5.3.6供貨廠家：
各供貨廠家負責按照合同、協議中規定的裝置、材料的資料內容和數量，向使用者提供完好、合格的圖紙、檔案技術資料。對於進口裝置還須向使用者提供商檢證、出廠證明書以及材料原產地證明書。
5.3.7質量監督部門：負責提交所有監督檢查專案規定的全部檔案材料。
5.4 工程技術資料、檔案管理流程
5.4.1各參建單位有關工程建設的技術、質量、安全、進度、物資等技術檔案資料往來必須通過公司各專案部資料員傳遞收發，杜絕專業人員直接傳遞資料，所有工程流轉單必須經公司分電場專案部資料員辦理登記手續。
5.4.2工程所有技術資料、檔案所使用的表式格式及編號，在監理單位會同建設單位、質監站共同商定後，形成統一表式及編號原則，並經公司專案部確認後，各參建單位按統一標準執行。
5.4.3工程技術資料、檔案傳遞流程：
設計院、裝置廠家所提交的設計圖紙、資料（修改圖紙、補充資料，按照合同份數提交）→建設單位檔案室接收登記→按照合同要求份數分發監理單位、施工單位、工程部直接負責的專工，其餘作為資料供利用。
各種會議紀要由組織會議部門整理後分發參加會議單位存檔。
工程相關資料（需建設單位審批的），均要求提交4份－送監理單位簽署意見－送建設單位簽署意見（留存1份，返監理單位3份）－監理單位留存1份，其餘2份由監理返回施工單位。不需建設單位審批的，監理留存乙份，其餘3份返回施工單位；
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