一、 編制依據
《煤礦井巷工程質量檢驗評定標準》（mt5009-94）
《煤炭工業建設工程質量技術資料管理規定與評級辦法》
《煤礦安裝工程質量檢驗評定標準》（mt5010-95）
《建設工程檔案歸檔整理規範》（gb/t50328—2001）
《建築工程施工質量驗收統一標準》（gb50300—2001）
《建築工程檔案歸檔整理規範》gb/t50328-2001
《建築工程施工質量評價標準》（gb/t50375-2006）
《檔案法》及《檔案法實施法》
《基本建設專案檔案資料管理暫行規定》國檔發[1998]4號
《科技檔案案卷構成的一般要求》gb/t11822-2000
《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》(da/t28-2002)
《重大建設專案檔案驗收辦法》檔發[2006]2號
國家基本建設委員會關於頒發「編制基本建設工程竣工圖的幾項暫行規定」的通知
《電子檔案歸檔與管理規範》(gb/t18894-2002)
《內蒙古自治區煤礦建設專案竣工驗收管理辦法》
《內蒙古自治區重大建設專案檔案驗收實施細則》內檔聯發[2007]1號
《內蒙古通大煤業有限責任公司檔案管理辦法》及《內蒙古通大煤業有限責任公司檔案分類細則》
二、管理規定
（一）工程檔案管理
在檔案主管部門的領導下，通大公司檔案室全面負責工程檔案管理工作，各職能部門及施工單位、監理單位等領導和專業人員，對所轄範圍的檔案形成及完整性、準確性負直接責任，並根據檔案管理制度和檔案管理網路要求，完成檔案工作計畫及本專業的任務。（工程檔案管理網路圖見附件1。）
（二）工程檔案資料管理職責分工
1. 建設單位
（1）經理部
a.按照國家及上級主管部門有關檔案工作的方針、政策、法規要求，制定本單位工程檔案管理的有關規章制度。
b.負責工程建設全過程檔案、資料管理的組織協調、監督、指導工作，負責本單位工程檔案、資料的接收、催辦、歸檔、保管和利用工作。
c.對職能部門移交的各類檔案、圖紙、資料、**、電子文件等按照有關規定和標準進行審查，辦理交接手續，並整理、分類、歸檔。
d.負責工程勘察設計資料、設計檔案、施工圖的接收、發放、整理、歸檔。
e.負責編制單位工程案卷編號一覽表，確保工程檔案和工程檔案編號的唯一性。
f.編制工程檔案檢索工具。
g.嚴格按照本規定檢查、驗收各職能部門及施工單位、監理單位、除錯單位等移交的工程檔案、竣工檔案和竣工圖，確保其完整、系統、符合檔案管理規定要求。對不符合要求的檔案檔案進行整改指導、督辦。
(2)工程安全部
a.負責整理移交本部門與參建單位之間的往來技術性檔案、工程質量管理檔案。
b.負責檢驗報告、裝置和施工質量缺陷處理，負責整改報告、不符合項和事故報告的處理，對施工、監理、除錯等單位移交的驗評表、專案施工檔案、監理檔案、除錯檔案及竣工圖等工程技術檔案進行審核。
c.負責工程建設期間安全監督管理性檔案、異常情況處理報告等。
d.負責整理移交工程演示文稿、各種工程會議紀要等。
e.負責對施工、監理、除錯、設計院等單位專案檔案形成過程中的檢查監督。
f.負責對參建單位移交的竣工技術檔案進行技術審核。
g.負責提交專業總結及工程建設總結。
(3)計畫經營部
a.負責工程前期依據性檔案、工程管理檔案的收集、整理及歸檔。包括徵地相關檔案、工程相關合同、協議、招投標檔案資料、工程專案融資、貸款合同、協議、工程概算、結算等檔案的收集整理、定期移交。
b.負責在與勘察、設計、施工、監理等單位簽訂協議、合同時，對工程檔案的套數、費用、質量、移交時間等提出具體要求。
c.負責物資管理、裝置管理、備品備件、專用工具管理檔案的收集整理歸檔。具體包括物資、裝置招投標、合同、協議等檔案的收集移交，裝置開箱及隨機檔案的收集移交，裝置及附件臺帳的移交，裝置開箱到移交生產各階段所有裝置消缺、修補與更換記錄、資料統計等檔案的整理、移交。
d.負責對竣工技術檔案移交把關工作，工程進度、完工驗收時，沒有檔案部門的簽字，計畫經營部不予認可工程進度，不予結算工程款。
(4)財務部
a.負責工程費用、工程結算相關檔案、資料的整理歸檔。
b.負責財務檔案的整理及歸檔。
c.負責對竣工技術檔案移交把關工作，在工程竣工後，沒有檔案室的簽字財務部不予結算工程款。
(5)生產準備與試生產單位
a.負責收集整理生產管理檔案。包括企業工作、技術、管理標準（系統圖、執行規程、檢修規程、裝置操作規程及事故處理規程等）。
b.負責裝置效能實驗報告、技術經濟指標統計、半年生產考核期間的執行記錄等的收集、整理、移交、歸檔工作。
c.負責提供整套的試生產期間檔案材料（試生產記錄、裝置執行記錄、事故處理記錄、分析及總結等）。
d.負責提供生產準備方案、試生產方案、試生產記錄、執行評價、試生產總結等。
2. 施工單位
(1)工程檔案管理列入工程計畫，並落實工程檔案工作領導責任制、納入工程質量管理條例中。
(2)各施工單位須有領導分管工程檔案工作，並建立相應的管理機構，配備專（兼）職檔案、資料管理人員，制定檔案管理制度及相應的控制措施，統一管理好工程檔案資料。
(3)各參建單位進入工程現場後，應根據合同進度、工程建設進度編制本單位合同範圍內的工程檔案移交計畫，並根據本辦法規定，到工程檔案管理部門備案。
(4)負責收集、積累、整理工程施工過程中所形成的各種工程檔案、資料。
(5)負責提交施工、安裝全部技術記錄及相關的聲像資料（含隱蔽工程及測量記錄）。
(6)負責提供分部試執行階段的方案、措施和試執行記錄及驗收簽證書。
(7)負責提交從裝置安裝到移交試生產前所有裝置的修復、更換記錄、裝置完好率的統計等。
(8)對施工檔案、施工圖及裝置技術檔案的準確性和更改情況進行核實，並按要求修改到相應的檔案上，經建設單位和監理單位審核同意後方可實施。
(9)根據工程現場實際情況以及合同規定要求，對工程竣工圖和竣工檔案進行編制、整理，並檢查其內容是否齊全、完整，是否符合工程檔案管理相關規定。
(10)應按要求如實向設計部門提供竣工圖的各種參考依據。
(11)在工程完工45天內（含歸檔檔案審查、檔案部門驗收時間），向建設單位提交經整理好的竣工技術檔案和其他有關的工程檔案（含電子版）。
(12)在合同工程完成後，應編制工程施工總結，不作為竣工檔案，但屬於必備材料之一，另行交付。其內容包括：工程概況；包括施工組織機構、主要裝置及工程量、施工計畫管理主要施工工期、進度節點、施工大事記、施工總平面及機械布置、主要吊裝方案及交叉作業、重大交叉作業、力能**、新工藝、新技術、新裝置、新材料在內的施工管理檔案；包括工程保證及環境保護體系、質量管理、焊接管理、試驗管理、安全管理、機械管理、裝置材料管理、檔案資料管理、培訓管理等在內的工程管理檔案；以勞動力管理為主要內容的經營管理檔案；以及工程所有的驗收專案總數、專案清單明細、優良率、合格率統計，混凝土強度彙總材料等。
3. 設計單位
(1)按照合同、協議規定，負責及時向建設單位提交系統設計、整理的各階段的檔案、圖紙及設計檔案總目錄。
(2)按照設計合同，負責按時編制設計範圍內的竣工圖（含電子版），並在整體工程完工後60天內（含歸檔檔案審查、檔案部門驗收時間）向建設單位提交。
(3)工程完工後必須提交乙份完整的、按專業化分的設計變更通知單並附彙總表。
（4）在合同工程完成後，負責編制工程設計總結。
4. 監理單位
（1）必須按照《工程建設監理規定》第十四條「工程建設監理程式」規定，參加工程竣工驗收，簽署竣工檔案監理意見。
（2）負責工程常用的表式及工程專案檔案（設計變更通知單、工程聯絡單、會議紀要）的編碼管理。
（3）對施工工程中產生的竣工檔案、竣工圖進行監理和審查（從技術角度和檔案管理角度）並書寫整改意見，確保其完整準確。
（4）在建設監理任務完成後，按合同與本規定要求，負責對監理過程中形成的所有工程監理檔案材料進行整理，並檢查其內容是否齊全、完整，是否符合檔案規定要求。
（5）在整體工程完工後45天內（含歸檔檔案審查、檔案部門驗收時間）向建設單位提交工程監理竣工檔案。
（6）在合同工程完成後負責編制工程監理總結。
（二）工程檔案編寫內容
工程檔案原則上以單位工程為編制單位。必須保證其真實、系統、完整、規範。
〈一〉煤礦井巷單位工程檔案編寫內容
執行《煤炭工業建設工程質量技術資料管理規定與評級辦法》中的有關煤礦井巷單位工程施工技術資料組卷目錄歸納的內容（略）。
〈二〉建築安裝單位工程檔案編寫內容
1、共同部分
（1）開竣工報告及附件。
a.開工報告及附件、停工復工報告及附件、分部分項工程開工報審表等。
b.竣工報告及附件（含單位工程竣工交接簽證等）。
（2）圖紙會審（主要指四級會審，簽字頁要與正文在同一頁，必須親筆簽名。重要附件每一頁需與會各方代表小簽）、技術要求、技術交底及其會議紀要。
（3）專業施工組織設計、施工技術措施、作業指導書（含重要專案施工安全技術措施合組織措施）。
（4）建築安裝工程質量檢查記錄和中間驗收交接簽證、質量評定及驗收記錄。質量驗收資料排序：四級驗評劃分表、單位工程質量驗評、分部工程質量驗評、分項工程質量驗評、檢驗批工程質量驗評、中間交接簽證。
（5）隱蔽工程驗收記錄及簽證。
（6）不合格專案及質量問題處理及缺陷處理報告（其中包括施工質量事故、裝置缺陷處理和修補程式的會議紀要、修補記錄及工程重大問題技術資料及處理檔案，包括工程遺留問題）。
（7）單位工程原材料證書和實驗報告（可以單獨組卷作為幾個單位工程的共用部分，註明所共用的單位工程編號，但單位工程案卷中需放目錄索引）。原材料證書、實驗報告（含特種材料）按品種如鋼材、水泥、砂石、砌塊砼、鋼筋接頭、埋件使用等順序按日期排列。
（8）設計變更單（包括變更設計）、設計變更反饋驗收單、材料代用單、工程聯絡單（單獨組卷），單位工程案卷中只放本單位工程所涉及的設計變更清單，工程聯絡單清單。本工程所有設計變更單（變更設計）、設計變更反饋驗收單等，按照專業、流水號單獨整理組卷，變更單在前，反饋單在後，一一對應。
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